Учет наличных по бухгалтерии — различия между версиями

Материал из Меасофт
Перейти к: навигация, поиск
м (→‎Выдать деньги из бухгалтерии)
 
(не показано 98 промежуточных версий 3 участников)
Строка 1: Строка 1:
−
== Вкладка "Клиенты" ==
+
Модуль учета наличных денежных средств предназначен для отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в главном меню '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия'''. Этот пункт меню неактивен, если модуль не приобретен или у пользователя на него нет прав.
−
[[Файл:1_client.png|thumb|500px|right]]
 
−
Вкладка '''“Клиенты”''' предназначена для создания списка клиентов, контрагентов, партнеров и юридический лиц КС в системе и содержит:
 
−
* Список клиентов, для которых КС оказывает услуги;
 
−
* Список фирм, которые являются '''“[[Справочники#Фирмы|собственными юридическими лицами КС]]”'''
 
−
* Список собственных филиалов КС.
 
−
* Список контрагентов и партнеров КС.
 
−
== Вкладка "Основное" ==
 
−
[[Файл:2_client.png|thumb|400px|right]]
 
−
Для создания новой карточки клиента служит клавиша '''“F3”''', для открытия существующей клавиша '''“Enter”''', либо двойной клик мыши по записи. Так же можно воспользоваться '''[[Учет наличных по бухгалтерии#Контекстное меню|контекстным меню]]'''
 
  
 +
== Начало использования модуля учета наличных в бухгалтерии ==
  
−
Поля '''“Компания”''', '''“Контактное лицо”''', '''“Адрес”''', '''“Телефон”''' – обязательны для заполнения, также, необходимо, чтобы по введенному адресу определилось значение в поле '''“Станция Метро”''', без этого программа не даст сохранить карточку клиента. Поле '''“Компания”''' является кратким “рабочим” названием фирмы клиента и не должно содержать в себе аббревиатура, на подобие “ИП” или “ООО” и т.д., так как это затруднит сортировку и автозаполнение при оформлении заказа.
+
Чтобы начать использовать модуль учета наличных в бухгалтерии, выполните следующие действия:
 +
# Обнуление денег на руках у менеджеров. Сформируйте отчет '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' >'''Деньги на руках у менеджера''', чтобы понять, кому из сотрудников необходимо оформить передачу денег.
 +
# Для каждого менеджера, у которого по отчету есть остаток, оформите возврат наличных в бухгалтерию: откройте '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию''' и установите флажок '''с последней передачи денег в бухгалтерию'''.<br>Если у менеджера числится отрицательный остаток, выберите пункт меню '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Выдать деньги из бухгалтерии''' и установите флажок '''Выдать менеджеру'''. В наименовании платежа напишите «Обнуление бухгалтерии» и укажите сумму + 1 рубль.
 +
# Обнуление денег в бухгалтерии. Сформируйте отчет '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Движение денег в бухгалтерии''' позволяет увидеть сумму остатка наличных средств.
 +
#* Если сумма положительная, спишите деньги с помощью '''Выдать деньги из бухгалтерии'''.
 +
#* Если сумма отрицательная, внесите необходимую сумму с помощью '''Внесение наличных в бухгалтерию'''.<br>В результате в отчете '''Движение денег в бухгалтерии''' должен отображаться нулевой остаток.<br>В наименовании платежа напишите «Обнуление бухгалтерии».
 +
# Включите переменную '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Отслеживать движение наличных по бухгалтерии'''.
  
−
Поле '''“E-mail”''' - e-mail адрес организации клиента.
+
В конце смены бухгалтер принимает всю наличность у менеджеров, производит подсчет общей суммы, которую необходимо внести в MeaSoft, и оформляет приход с помощью пункта меню '''Внесение наличных в бухгалтерию'''.
  
−
В поле '''“Менеджер”''' - ФИО агента, приведшего данного клиента, либо сотрудника, курирующего данного клиента. Поле '''“% Менеджера”''' – процент менеджера рассчитывается от оборота клиента (оплаченных счетов). Если необходимо добавить '''“% Менеджера”''' нескольким сотрудникам или установить его действие на определенную дату – выбирается кнопка [[Файл:200_client.png|20px]]:
+
== Отчеты и функции модуля ==
  
−
[[Файл:3_client.png|thumb|250px|right]]
 
  
 +
=== Передать деньги другому сотруднику ===
  
−
Для того чтобы добавить сотрудника, который также должен получать процент от этой суммы необходимЖЖ
+
Функция предназначена для передачи денежных средств, находящихся на руках одного сотрудника, другому сотруднику. Вы можете настроить <rspoiler text="права доступа">'''Пользователи''' > '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Перевод денег между сотрудниками'''</rspoiler> к этой функции отдельно от остальных пунктов меню '''Бухгалтерия'''.
−
* Нажать кнопку [[Файл:200_client.png|20px]] правее данного поля.
 
−
* В открывшемся окне добавить новую строку таблицы с помощью клавиши '''F3'''.
 
−
* Щелкнуть два раза по полю '''"Менеджер"''' в этой строке
 
−
* Нажать на кнопку справа и выберите из списка фамилию сотрудника.
 
−
* Ввести процент и дату, до которой сотрудник будет получать этот процент.
 
−
* Галкой '''“Основной”''' пометьте сотрудника, чья фамилия будет отображаться в поле менеджер в карточке клиента.
 
−
Щелчком правой кнопки мыши в этой таблице открывается контекстное меню, с помощью которого Вы можете создать новую запись, удалить ненужную, убрать дату в выбранной строке. Данный вид начисления относится к отдельному виду начисления ЗП сотрудника и относится к описанию информации в разделе '''[[Зарплата|“ЗП сотрудников”]]'''. Данный вид начислений может быть представлен в виде отчета в основном меню программы '''“Отчеты – Сотрудники – Зарплата Агентства”'''
 
  
−
Информация из поля '''“Сообщение”''' будет высвечиваться при оформлении каждого нового заказа.
+
[[Файл:Перевод между сотрудниками.png|none|350 px]]
  
−
В поле '''“Статус”''' можно выбрать статус клиента, предварительно определив и задав разные варианты в разделе '''“Справочники” – “Статусы” – “Типы клиентов”'''. Данное поле имеет возможность присвоения цветовой окраски. В рассматриваемом примере клиенту назначен сиреневый цвет.
+
При вводе суммы перевода происходит проверка денежных средств на руках сотрудника, который совершает перевод. Если денег достаточно, оформляется документ о передаче денежных средств между сотрудниками, формируется печатная форма передачи.
  
−
Поле '''“Дата последнего заказа”''' программа заполняет автоматически при формировании заказов от данного клиента. С помощью этого поля программа может автоматически закрывать договор с клиентом как только от даты последнего заказа пройдет срок указанный в '''"Справочники" -> "Переменные" -> "Клиенты" -> "Срок закрытия договора с клиентом"'''.
+
Документ о передаче денежных средств обрабатывается в контуре учета наличных в бухгалтерии:
 +
* если перевод оформлен на менеджера, то эти деньги учитываются у него на руках;
 +
* если менеджер оформлял перевод денег на другого сотрудника, то эта сумма с него списывается.
  
−
Поля '''“Время работы с “ – “До”''' и поля '''“Обед с” – “До”''' предназначены для удобства работы в разделе срочных заказов. Когда в отделе Срочных заказов создается новый заказ, то в карточке заказа уже автоматически будет указана данная информация о периодах работы и перерывах клиента.
+
Если деньги передаются курьеру:
 +
* автоматически отмечается, что он присутствует на работе;
 +
* создается акт передачи денежных средств, его можно увидеть на вкладке '''Выдача'''.
  
−
Поле '''“Пропуск”''' - предназначено для удобства работы в разделе срочных заказов. Данный статус можно предварительно определить в разделе '''“Справочники” – “Статусы” – “Статусы пропуска”'''. Данное поле имеет цветовую окраску – по-умолчанию зеленый и красный цвета. Зеленый цвет статуса пропуска не требует дальнейших действий, в отличие от статуса красного цвета. Например, если статус пропуска окрашен в красный цвет - то при оформлении заказа он будет напоминать о себе в карточке срочного заказа и не изменит цвет на зеленый до тех пор, пока пропуск не будет заказан сотрудником.
+
Чтобы увидеть отчеты по переводам денежных средств между сотрудниками:
 +
# Откройте пункт меню '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Передача денег в бухгалтерию''' и выполните расчет для сотрудника.
 +
# В нужной строке нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка вверх.png]] и в детализации перейдите на вкладку '''Переводы от сотрудников'''.
  
−
Поля '''“Примечание”''' и '''“Примечание 2”''' предназначено для хранения служебной информации для пользователей системы. Поле '''“Примечание 2”''' может быть закрыто для отображения определенным группам пользователей при помощи прав доступа:
 
  
−
+
=== Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию ===
−
[[Файл:7_client.png|250px|right]]
 
  
 +
С помощью отчета «Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию» можно:
 +
* оформить передачу наличных средств в бухгалтерию;
 +
* сформировать отчет и детализацию по полученным и израсходованным менеджером наличным денежным суммам.
  
−
Поле '''“ID”''' в верхней части карточки клиента необходимо для назначения клиенту короткого префикса для удобства работы. Это поле может содержать цифробуквенный код. Поле для ввода префикса доступно на вкладке Срочных заказов.
+
Чтобы сформировать отчет:
 +
# Откройте '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию'''. Откроется окно параметров отчета:
 +
#: [[Файл:Nalich (1).png|none|400px|]]
 +
# Заполните параметры:
 +
#* '''Период'''. Даты формирования отчета;
 +
#* '''Менеджер'''. Сотрудник, который передает наличные в бухгалтерию;
 +
#* '''с последней передачи денег в бухгалтерию'''. Если флажок установлен, сумма рассчитывается с последней передачи наличных. Если оформляется первая передача наличных, то сумма рассчитывается за весь период работы менеджера. В этом случае потребуется большее время для расчета. При этом отображается предупреждение, что менеджер ни разу не сдавал наличность в бухгалтерию.
 +
# Нажмите на кнопку '''Посчитать'''.
 +
В результате рассчитываются следующие данные:
 +
*'''Получено средств''' — сумма наличных, которую получил менеджер. Чтобы просмотреть детализацию, нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка вверх.png]].<br>Детализация отображается на следующих вкладках:
 +
** '''Принятая корреспонденция''' — суммы по заказам, которые менеджер принял от курьеров на вкладке '''Выдача''';
 +
** '''Платежи''' — платежи наличными от заказчиков, введенные по заказам;
 +
** '''Переводы из бухгалтерии''' — оформленные переводы денег из бухгалтерии;
 +
** '''Деньги по актам от курьеров''' — акты, оформленные через '''Передать деньги другому сотруднику''';
 +
** '''Переводы от сотрудников''' — оформленные переводы денег от сотрудников;
 +
*'''Израсходовано средств''' – сумма наличных, которую израсходовал менеджер. Чтобы просмотреть детализацию, нажмите на кнопку [[Файл:Кнопка вверх.png]].<br>Детализация отображается на следующих вкладках:
 +
** '''Выплаты''' – суммы выплат по расчетам с курьерами ('''Отчеты''' > '''Сотрудники''' > '''Расчеты с сотрудниками''');
 +
** '''Оплата актов''' – введенная оплата по актам передачи денег;
 +
** '''Передача денег в бухгалтерию''' — оформленные передачи денег в бухгалтерию;
 +
** '''Переводы сотрудникам''' — оформленные переводы денег сотрудникам;
 +
** '''Выплаты контрагентам''' — оформленные выплаты контрагентам;
 +
* '''Передается в бухгалтерию''' – сумма наличных, которую менеджер должен передать в бухгалтерию.
  
−
Поле '''“Папка”''' в верхней части карточки клиента предназначено для маркировки ведомостей (накладных) и для дальнейшей ручной сортировки документов на бумажных носителях (например, сортировки по лоткам или архивирования оригиналов документов).
+
По нажатии на кнопку '''Оформить''' создается документ передачи денег в бухгалтерию. Кнопка активна, если установлен флажок '''с последней передачи денег в бухгалтерию'''.
−
Поле '''“Папка”''' может иметь цифровой или буквенный код, который присутствует на печатной форме ведомостей (упрощенной и расширенной).
 
−
* В "расширенной" накладной наименование папки отображается справа от номера заказа [[Файл:9_clientnew.png|150px]].
 
−
* В "упрощенной" накладной наименование папки отображается в нижней строке между суммой перевозимых средств и названием клиента [[Файл:10_clientnew.png|200px]].
 
−
* В "простой" накладной название папки отсутствует.
 
  
−
Посмотреть значения пиктограмм [[иконки]] можно посмотреть [[ссыль|здесь]] или нажав на изображение.
+
Рекомендуется выполнять передачу денежных средств в бухгалтерию минимум раз в месяц, так как в расчете наличных денежных средств на руках у менеджера при выплате зарплаты или оплате АПД учитывается период, равный 30 дням. Иначе потребуется много времени для расчета, что приведет к задержке выплаты зарплаты или оплаты АПД.
  
−
Поле '''“Дата последнего обновления”''' (находится в правом нижнем углу окна) – содержит информацию о дате последнего обновления карточки клиента.
 
  
−
При нажатии на кнопку '''Функции''' (левый нижний угол) откроется меню в котором можно выбрать:
+
=== Выдать деньги из бухгалтерии ===
  
−
* '''[[Счета|“Счета”]]''' – при выборе данного пункта меню откроется список счетов данного клиента;
+
Отчет '''Выдать деньги из бухгалтерии''' предназначен для списания наличных денежных средств из бухгалтерии. Сумму по расходу можно провести как обычное списание из бухгалтерии или выдать сумму сотруднику на руки.
  
−
* '''[[Счета#Платежи|“Платежи”]]''' – при выборе данного пункта меню откроется список платежей данного клиента;
+
Чтобы сформировать отчет:
 +
# Откройте '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Выдать деньги из бухгалтерии'''. Откроется окно «Расход по бухгалтерии»:[[Файл:Nalich (2).png|none|750px]]
 +
# Заполните поля формы и нажмите на кнопку '''Добавить'''. Запись добавлена в табличную часть окна.<br>Обратите внимание, если установлен флажок '''Выдать менеджеру''', то сумма будет числиться за менеджером. Удалить такой расходный документ нельзя, можно только оформить документ возврата денег в кассу. Если флажок снят, документ можно будет удалить.
 +
# Чтобы добавить еще сумму, заполните поля снова и нажмите '''Добавить'''.
 +
# Когда все суммы внесены, нажмите на кнопку '''Оформить'''.
  
−
* '''“[[ссылка на статусы корреспондении в адресах|Статусы корреспонденции”''' – при выборе данного пункта меню откроется окно для создания индивидуальных статусов недоставленной корреспонденции с привязкой к данному клиенту.
+
Расходный кассовый ордер для печати сформируется в Microsoft Excel автоматически.
  
−
== Вкладка "Реквизиты" ==
+
Информация по операции попадет в отчеты '''Документы о движении денег в бухгалтерии''', '''Движение денег в бухгалтерии'''.
−
[[Файл:22_client.png|thumb|400px|right]]
 
  
−
Вкладка '''“Реквизиты”'''  содержит информацию в виде полей для заполнения, необходимую для работы с клиентом по юридическому договору. Информация, содержащаяся на вкладке '''“Реквизиты”'''  будет указана в финансовых документах, таких как Счета, Акты Передачи Денег и т.д.
+
=== Внесение наличных в бухгалтерию ===
  
−
Поле '''“№ Договора”''' – номер действующего договора;
+
Предназначен для проведения поступления наличных денежных средств по бухгалтерии. Внесенная сумма попадет в отчеты '''Наличность в бухгалтерии''' и в '''Документы о движении денег в бухгалтерии'''.
  
−
Поле '''“Дата договора”''' – дата заключения действующего договора;
+
Чтобы провести поступление наличных денежных средств:
 +
# Перейдите '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Внесение наличных в бухгалтерию'''. Откроется окно «Приход по бухгалтерии»: [[Файл:Nalich (9).png|none|750px|]]
 +
# Заполните поля формы и нажмите на кнопку '''Добавить'''. Запись о платеже добавится в табличную часть окна.
 +
# Чтобы добавить еще сумму, заполните поля снова и нажмите '''Добавить'''.
 +
# Когда все суммы внесены, нажмите на кнопку '''Оформить'''. Приходный кассовый ордер для печати сформируется в Microsoft Excel автоматически.
  
−
Поле '''“Окончание договора”''' – дата окончания действующего договора;
 
  
−
При указании даты в этом поле и по ее достижении, договор считается “закрытым” и клиент перемещается в архив (см. [[Фильтр информации]]). Вернуть клиента обратно из “Неработающих” в “Работающие” можно путем коррекции или удаления даты окончания договора.
+
=== Отчетный период ===
 +
 +
Отчет отображает расходы на выплату зарплат сотрудникам и приходы от выполнения доставок заказов.
  
−
----
+
[[Файл:Nalich (11).png|none|400 px]]
  
−
Существует три способа работы с клиентом, в зависимости от значения в поле '''“№ договора”''':
+
В разделе '''Расход''' учитываются начисления зарплаты сотрудникам. Отдельно отображаются только типы начислений «Проезд» и «Зарплата», прочие начисления просуммированы в столбце '''Прочее'''. При наведении курсора мыши на ячейку отображается примечание с датой начисления и ФИО сотрудника.
  
−
1. При работе с физическими и юридическими лицами, когда используется наличный способ оплаты для каждого заказа – поле '''“№ договора”''' не заполняется и программа в каждом заказе данного клиента проставляет галку '''Оплата наличными'''.;
+
В разделе '''Приход по квитанциям''' отображается сумма стоимости отправлений по доставленным заказам в разрезе наличной и безналичной оплаты.
  
−
2. При работе с клиентом по договору и по безналичному расчету – полностью заполняется вкладка  '''“Реквизиты”'''. Обязательным к заполнению является поле '''“№ договора”'''.;
 
  
−
----
+
=== Документы о движении денег в бухгалтерии ===
  
−
Поле '''“Полное название”''' – полное название клиента, которое будет подставляться в печатные формы для данного клиента;
+
Отчет предназначен для просмотра всех операций по бухгалтерии за указанный период.
  
−
Поле '''“Ответственное лицо”''' – ФИО ответственного подписанта клиента;
+
[[Файл:Nalich (5).png|none|1200 px]]
  
−
Поле '''“Должность отв. лица”''' – должность подписанта клиента;
+
В контекстном меню доступны следующие пункты:
 +
* '''Удалить''' — можно удалить документ, который ранее не вошел в отчет '''Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию''', а также не является документом об оплате АПД или актом передачи денег курьеру;
 +
* '''Детализация''' —  доступен для документов типа «Прием средств в бухгалтерию». При выборе этого пункта отображается следующее окно: [[Файл:Детализация приема ДС.png|none|400 px]]
  
−
Поле '''“Действующий на основании”''' – формулировка основания работы подписанта клиента(например, действующий на основании устава или доверенности Nxxx и т.д.);
+
Акт передачи денег курьеру можно распечатать из окна отчета.
  
−
Поля '''“ИНН”, “КПП”, “ОГРН”, “БИК”, “Банк”, ”Р.счет”, “Корр.счет”, “ОКПО”''' – регистрационные данные юридического лица клиента. По информации, которая содержится в поле “БИК” - автоматически заполняется поле “Банк” и “Корр.счет”;
 
  
−
Поле '''“Юр. Адрес”''' – юридический адрес клиента;
+
=== Деньги на руках у менеджеров ===
  
−
Поле '''“Адрес грузополучателя”''' – фактический адрес клиента;
+
Отчет '''Деньги на руках у менеджеров''' предназначен для просмотра общей суммы наличных денежных средств на руках менеджеров.
  
−
Поле '''“Фирма”''' – выбор из выпадающего списка собственных [[Справочники#Фирмы|фирм]] (если таковых несколько), от лица которой будет организована в системе дальнейшая работа с клиентом.  
+
Если сотрудник длительное время не передавал деньги в бухгалтерию, то у него расчет суммы производится только за последние 60 дней, заметка об этом отписывается в столбце '''Комментарий'''.
  
−
В блоке выставления счетов клиенту содержится следующий список полей:
+
[[Файл:Nalich (8).png|none|1000 px]]
  
−
Поле '''“Печатная форма”''' – тип печатной формы счета для данного клиента из выпадающего списка (если таковые имеются в справочнике);
 
  
−
Поле '''“E-mail”''' – адрес электронной почты для ручной или автоматической рассылки клиенту финансовой документации или отчетности. Именно на этот адрес будут направлены такие документы как: '''“Счет”, “Акт”, “Детализация к акту” и “Счет-фактура”'''; При отправке документов по e-mail будут подставляться скан-печати предприятия и скан-подписи директора фирмы из раздела '''"[[Справочники#Фирмы|Справочники-Фирмы]]"'''.
+
=== Финансовый отчет за период ===
  
−
Поле '''“Контактное лицо”''' – содержит ФИО ответственного сотрудника клиента для получения финансовой документации;
+
[[Файл:Nalich (10).png|1500 px|none]]
 +
Отчет отображает движение денежных средств с разделением по наличной и безналичной оплате в разрезе следующих разделов:
 +
* '''Зарплата''' — начисленная сотрудникам зарплата c видами начислений, учтенная по дате выдачи;
 +
* '''Касса''' — операции по наличным денежным средствам;
 +
* '''Долг клиентам''' — суммы по созданным, но неоплаченным АПД;
 +
* '''Оборот''' — общая стоимость доставок по клиентам, выполненных за период отчета;
 +
* '''Факт. оплата''' — сумма платежей, принятых за период. Стоимость доставки, удержанная в АПД, если для него указана дата оплаты и не выставлялся счет, будет добавлена в раздел '''Факт. оплата''';
 +
* '''Долг контрагентов''' — выставленные, но не оплаченные клиентами счета.
  
−
Поле '''“Телефон”''' – содержит номер телефона ответственного сотрудника или отдела клиента для получения финансовой документации;
+
=== Движение денег в бухгалтерии ===
  
−
Поле '''“Адрес доставки счета”''' – содержит информацию об адресе клиента, необходимый для отправки оригиналов документов.
+
[[Файл:Nalich (3).png|1000 px|none]]
 +
В отчете отображаются все операции с наличными денежными средствами за выбранный период, а также остатки на начало и конец периода.  
 
   
 
   
−
Галка '''“Прилагать детализацию”''' – означает, что к счету необходимо прикладывать детализацию. В форме счета в формате Excel будет располагаться отдельная вкладка с информацией о всех выполненных заказах.
+
В столбце '''Операция''' отображается наименование выполненной операции.
−
 
+
<!--== Нарушение кассовой дисциплины ==
−
== Вкладка "Финансы" ==
 
−
[[Файл:25_client.png|thumb|400px|right]]
 
−
 
 
−
На данной вкладке находится финансовая часть настроек для выбранного клиента.
 
−
 
 
−
Поле '''“Тариф”''' – наименование действующего тарифа для работы с данным клиентом. Переход, к которому осуществляется путем нажатия кнопки справа[[фото]]. При этом откроется окно настроек данного тарифа. Процесс создания и настройки тарифов рассмотрен в другом разделе руководства пользователя. (См. раздел [[Справочники#Тарифы|'''“Тарифы”''']]).
 
−
 
 
−
Поле '''“Баланс”''' – текущий баланс клиента. Кнопка рядом с этим полем [[фото]] позволяет просмотреть детализацию этого баланса(рис. №. Детализауия баланса):
 
  
 +
Отчет '''"Нарушение кассовой дисциплины"''' формируется за период, в котором отображаются возвратные кассовые чеки, которые были распечатаны после формирования Z-отчета.
  
−
[[Файл:27_client.png|300px|right]]
+
[[Файл:Nalich (4).png|thumb|300px|right|Рис.4 Нарушение кассовой дисциплины]]
  
 +
По правой кнопке мыши можно выбрать:
  
−
Внутри открывшегося окна '''“Детализация баланса”''' доступен переход по двойному клику, либо из контекстного меню для открытия конкретной области документации по этому клиенту – '''“Акты передачи денег”, “Платежи”''' и т.д.
+
'''"Печать чека"''' – отправить на печать фискальный чек, если он ранее не был распечатан.
  
−
Галка и поле '''“Минимальная сумма счета”''' – необходима для выставления минимальной суммы счета (при выставлении счета по заказам). Поле актуально для работы с “мелкими клиентами”. При этом в поле '''“Минимальная сумма счета”''' необходимо задать значение. Если в системе для клиента будет наработано заказов на меньшую сумму, чем задано в этом поле – то будет выставлен счет на сумму, указанную в поле '''“Минимальная сумма счета”''';
+
'''"Повторить нефискальный чек"''' – повторно отправить на печать нефискальный чек, который ранее был распечатан.-->
  
−
Галка '''“Скидка”''' - позволяет выбрать процент и период скидки от общей стоимости услуг.
+
== Выдача денег курьеру и оплата АПД ==
  
−
Галка '''“Предоплата”''' – позволяет настроить работу с клиентом по принципу “предоплаты услуг”. Клиентом на баланс вносится установленная сумма предоплаты. При этом, сумма за оказанные услуги клиенту постепенно списывается с данного баланса. Система при этом предупреждает пользователя о том, что баланс клиента снижается до определенного значения, которое указано в переменной '''“Справочники – Переменные – Минимальный баланс для напоминания”'''. По умолчанию, значение переменной установлено в размере 1000 рублей. В случае, когда “разовая” сумма оказанных услуг превышает сумму предоплаты – баланс клиента “уйдет в минус” и система будет напоминать о необходимости выставления клиенту нового счета на предоплату;
+
Учет наличных денежных средств по оплате АПД зависит от переменной '''Финансы''' > '''Акты передачи денег''' > '''Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии''':
−
 
+
* если переменная включена, при указании даты оплаты в АПД на менеджера автоматически оформляется денежный перевод из бухгалтерии;
−
Поле '''“Количество дней для оплаты счета”''' – период в днях, в течение которого система ожидает подтверждения оплаты счета клиентом. По истечении данного срока система начинает автоматическую рассылку почтовых или смс уведомлений о задолженности (Для рассылки почтовых сообщений – дополнительно требуется '''“[[Модуль автоматизации|модуль автоматизации]]”''', для рассылки смс сообщений – '''“[[Модуль отправки SMS-сообщений|модуль смс сообщений]]”'''). Текст сообщения рассылки задается в печатной форме. Также, система выдает сообщение о наличии неоплаченных счетов, а также, при включенной блокировке('''"Справочники" -> "Переменные" -> "Финансы" -> "Счета" -> "Блокировать клиентов с неоплаченными счетами"'''), не позволяет создать заказ от этого клиента. Кроме того, в переменных по адресу '''“Справочники” – “Переменные” – “Финансы” – “Счета”''' имеется глобальная переменная '''“количество дней для оплаты счета клиентом”''', которая работает для всех клиентов, у которых не установлен иной период для оплаты счета в карточке клиента;
+
* если переменная не включена, проверяется сумма денежных средств на руках у менеджера:
−
 
+
** если денег достаточно, проводится оплата акта из этих средств. Сумма отразится в детализации расходов менеджера при передаче денег в бухгалтерию;
−
Выпадающий список '''“Валюта расчетов”''' – возможность смены валюты для взаиморасчета с клиентом*;
+
** если денег на руках у менеджера недостаточно, потребуется перевод денежных средств из бухгалтерии. Сумма перевода соответствует сумме акта передачи денег.
−
 
 
−
Выбор счетчика '''“Количество счетов в месяц”''' – данное поле определяет – сколько необходимо выставлять счетов клиенту в месяц (например, когда клиенту необходимо выставлять счет 15 и 31 числа каждого месяца). Количество счетов в месяц для клиента фиксируется в отчете '''“Задолженности клиентов”''' основного меню программы '''“Отчеты-Клиенты”''';
 
−
 
 
−
 
 
−
Блок для работы с интернет магазинами:
 
−
 
 
−
Галка '''“Немедленный возврат денежных средств”''' – данный пункт меню предназначен для максимально быстрого возврата денежных средств клиентам (условие для работы некоторых интернет магазинов). В такой АПД попадают не только те отправления, которые помечены как доставленные в карточке корреспонденции, но и те, которым присвоен статус '''"Доставлено"''' в выдаче или статус со слов курьера у них – '''"Доставлено"''' (без оформления доставки в карточке корреспонденции). При этом системой автоматически учитывается коррекция суммы АПД за предыдущий период. Если эта галка установлена, то при выборе пункта '''"Создать акт передачи денег"''' из контекстного меню на вкладке '''"Клиенты"''' будет сформирован '''“акт передачи денег 2”'''. Более подробное описание документа АПД находится в разделе (См. '''“Документы клиентов”'''  нужна ссылка);
 
−
 
 
−
'''Внимание!''' В старых версиях системы вместо галки “Немедленный возврат денежных средств” предусмотрен пункт “Создать акт
 
−
передачи денег 2” в контекстном меню на вкладке “Клиенты”.</pre>
 
−
 
 
−
 
 
−
 
 
−
Галка '''“Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег”''' – данная опция вычитает из АПД денег клиенту стоимость курьерских услуг (данная возможность позволяет оптимизировать взаиморасчет с клиентом);
 
−
 
 
−
Галка '''“Спрашивать тип оплаты у получателя"''' – добавляет возможность выбора типа оплаты в окне заказа в мобильном приложении курьера.
 
−
 
 
−
Так же в старой версии программы есть.
 
−
 
 
−
Галка '''“Возврат денежных средств наличными”''' – относится к работе с клиентами (интернет-магазинами), по которым КС доставляет заказы и принимает деньги от получателей клиента. Галка проставляется в случае, если КС не формирует чеки на доставляемые товары, а работает по чекам интернет-магазина (либо без чеков). По сути, данная галка является признаком для кассира при формировании АПД для клиентов (нал./безнал.). На рисунке ниже показан столбец с настроенной галкой '''“Возврат денежных средств наличными”''' для отображения в общем списке клиентов;
 
−
 
 
−
 
 
−
В некоторых случаях (при оплате получателем покупок с помощью банковской карты, при междугородней доставке и т.п.) у КС может возникнуть необходимость передать клиенту деньги за часть отправлений безналичным способом, хотя расчет за основную часть корреспонденций производится наличными. В этом случае необходимо в разделе "Справочники"-"Переменные"-"Финансы"-"Акты передачи денег" взвести флаг "Создавать отдельный АПД для б/н". В этом случае система будет создавать два АПД (нал и безнал), разделив корреспонденции по признаку оплаты и включив их в соответствующие акты.
 
−
ВАЖНО! Для формирования критериев разделения корреспонденций по признаку оплаты существует специальная системная функция. Для корректного формирования текста этой функции обратитесь в техническую поддержку "МЕА-Софт", не пытайтесь сделать это самостоятельно. В случае, когда текст функции сформирован некорректно возможны ошибки в формировании актов передачи денег.
 
−
 
 
−
А в новой тип оплаты АПД - описать
 
−
 
 
−
 
 
−
 
 
−
----
 
−
 
 
−
Примечания по вкладке '''“Финансы”''':
 
−
Выставление счетов со скидкой возможно только при применении печатной формы '''«Стандартный»'''. (Подробнее о создании и изменении печатных форм см. раздел '''Справочники''');
 
−
 
 
−
При изменении валюты работы с клиентом системе понадобится несколько секунд (в зависимости от количества корреспонденции в базе данных, доставленной от данного клиента) для пересчета стоимости доставки уже имеющейся в базе данных корреспонденции.
 
−
 
 
−
----
 
−
 
 
−
{|
 
−
|<pre>Внимание! В процессе пересчета производится округление цен, что приводит к безвозвратной потере информации.
 
−
Обратное изменение валюты приведет к повторному округлению, что повлечет за собой еще более сильное отклонение цены от
 
−
изначального значения.</pre>
 
−
|
 
−
|}
 
−
 
 
−
== Вкладка "Прочее" ==
 
−
[[Файл:33_client.png|thumb|400px|right]]
 
−
 
 
−
Галка '''“Входит в справочник”''' – необходима для включения информации по данному клиенту в справочник клиентов. Данный справочник клиентов может быть сформирован при установке дополнительного скрипта в меню '''“Отчеты – Дополнительные возможности”''';
 
−
 
 
−
Галка '''“Печатать ведомости без логотипа”''' – убирает фирменный логотип КС из печатной формы Ведомости;
 
−
 
 
−
Поле '''“Вид деятельности”''' – указание для клиента из справочника кода '''ОКВЭД''' (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности);
 
−
 
 
−
Галка '''“Всегда требовать возврат документов”''' – активация возможности напоминания сотруднику при приеме у курьера второй копии подписанных у клиента документов.
 
−
 
 
−
Поле '''“Доп. Информация на накладной”''' – добавляет при печати накладной информацию из данного поля. Данная строка находится ниже табличной печатной формы документа “Накладная”;
 
−
 
 
−
Галка '''“Предварительный сбор заказов”''' – относится к [[Модуль складского учета|Модулю складского учета]]. Предварительная сборка заказов позволяет собрать заказы на складе для последующей выдачи курьеру. При установленной галке система не даст выдать заказ курьеру, если в заказе есть товары со склада, но они не скомплектованы.
 
−
 
 
−
Галка '''“Не выдавать корреспонденцию без предварительной сборки”''' – относится к [[Модуль складского учета|Модулю складского учета]]. При установке этой галки будет блокирована возможность выдачи курьеру корреспонденции от данного клиента, во вложениях к которой отсутствуют товары, скомплектованные по складу. Обратите внимание: Если во вложении вообще нет строк, такое отправление так же будет недоступно к выдаче. Галка сделана для предотвращения ошибок операторов, которые забывают указать товары к доставке.
 
−
 
 
−
Галка '''“Обязательный прием корреспонденции”''' – опция системы, которая требует выполнения процедуры обязательной [[Прием корреспонденции на склад|приемки]] всего количества корреспонденции по заказам от данного клиента (клавиша '''“F10”''' на вкладке '''“Заказы”'''). Без полной приемки всей корреспонденции будет блокирована возможность выдачи данной корреспонденции на руки курьеру.
 
−
 
 
−
Поля '''“Имя пользователя”''' и '''“Пароль”''' – относятся к [[Личный кабинет|модулю личного кабинета]] и необходимы для предоставления доступа клиенту в ЛК.
 
−
 
 
−
== Вкладка "Касса" ==
 
−
[[Файл:35_client.png|thumb|400px|right]]
 
−
Данная вкладка доступна в карточке клиента только при использовании модуля '''“[[Настройка модуля печати кассовых чеков|Печати кассовых чеков]]”'''.
 
−
 
 
−
Галка '''“Печатать кассовые чеки”''' – включает печать кассовых чеков для денежных заданий от данного клиента на установленном в системе фискальном регистраторе. Фискальный регистратор должен быть указан для фирмы, которая работает с этим клиентом (на вкладке '''“Реквизиты”''' в выпадающем списке поля '''“Фирма”''').
 
−
 
 
−
Галка '''“Только на стоимость доставки”''' – включает печать кассовых чеков только на стоимость доставки корреспонденции для данного клиента;
 
−
 
 
−
Галка '''“Отдельный чек на каждое вложение”''' – включает печать отдельных чеков на каждое вложение в карточке корреспонденции. Актуально при частичном возврате. При выключенной галке – будет формироваться один чек на заказ;
 
−
 
 
−
Поле '''“Дополнительная информация на чеке:”''' – позволяет расположить дополнительную информацию на чеке. Например, контактную информацию клиента;
 
−
 
 
−
Счетчик '''“№ секции (отдела):”''' – возможность группировки № секции для печати чека (например, для типа оказываемы услуг или по номенклатуре);
 
−
 
 
−
== Вкладка "Уведомления" ==
 
−
[[Файл:36_client.png|thumb|400px|right]]
 
−
 
 
−
Данная вкладка предназначена для включения автоматической почтовой рассылки для Срочного отдела заказов системы:
 
−
 
 
−
Галка '''“Отправлять отчеты из Срочных”''' – включает возможность отправки отчетов из вкладки '''“Срочные”''' по электронной почте. Отчет отправляется клиенту при изменении статуса заказа ('''“Доставлено”''' и пр.) на электронную почту, адрес которой указан в карточке клиента в поле '''“E-mail”''', либо по адресу, указанному в карточке сотрудника в поле '''“E-mail”''' для раздела '''“Отделы”''' (кнопка '''“Функции”''' в карточке клиента). Для отправки отчета клиенту используется печатная форма из '''“Справочники – Печатные формы – Шаблоны для e-mail – Шаблон оповещения из срочных”'''. Для работы данной функции требуется настройка параметров отправки почты в разделе '''“Справочники – Переменные – Подключения – Почтовый сервер”''';
 
−
 
 
−
Галка '''“Отправлять по e-mail уведомление о начале ожидания курьера”''' – включает возможность отправки уведомления о начале ожидания курьера из карточки заказа на вкладке '''“Срочные”''' по электронной почте. В карточке срочного заказа для этого предусмотрено специальное поле (маленький рисунок с полем времени и белой кнопкой). В данном случае указано значение об ожидании курьера (20 минут), согласно которому (по действующему прайсу) для клиента будет рассчитана стоимость доставки заказа:
 
−
 
 
−
 
 
−
После нажатия кнопки (маленькое фото белой кнопки) справа от поля ввода “времени ожидания курьера” кнопка окрашивается в красный цвет и происходит отправка e-mail сообщения по шаблону из '''“Справочники – Печатные формы – Шаблоны для e-mail – Резерв”''' на адрес указанный в карточке клиента в поле “E-mail”, либо по адресу, указанному в карточке сотрудника в поле '''“E-mail”''' для раздела '''“Отделы”'''
 
−
 
 
−
 
 
−
Отчет отправляется клиенту при изменении статуса заказа ('''“Доставлено”''' и пр.) на электронную почту, адрес которой указан в карточке клиента в поле “E-mail”, либо по адресу, указанному в карточке сотрудника в поле '''“E-mail”''' для раздела '''“Отделы”'''. Для отправки отчета клиенту используется печатная форма из '''“Справочники – Печатные формы – Шаблоны для e-mail – Резерв (7-ая по счету форма)”'''. Для работы данной функции требуется настройка параметров отправки почты в разделе '''“Справочники – Переменные – Подключения – Почтовый сервер”'''.
 
−
 
 
−
== Вкладка "Отделы" ==
 
−
[[Файл:18_client.png|thumb|400px|right]]
 
−
 
 
−
 
 
−
'''“Отделы”''' – позволяет создавать различные отделы, с которыми контактируют у клиента (можно использовать для разделения заказов от одного клиента на разные отделы или подразделения клиента). Делается это для разделения финансовых потоков внутри одной фирмы и предоставления отчетности по отделам. Пример заполнения карточки '''“Отдел”''' и '''“ФИО сотрудника”''' представлены ниже:
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:19_client.png|400px|right]]
 
  
 +
Если АПД передан на доставку, то деньги на его оплату передаются из бухгалтерии в любом случае.
 
   
 
   
−
Для отделов возможно задавать отдельный независимый доступ к ЛК клиенту для формирования заказов он-лайн. Галка '''“Активный”''' в окне '''“ФИО сотрудника”''' предназначена для возможности авто подстановки ФИО данного сотрудника в карточке срочного заказа в поле '''“Контактное лицо”'''. При выключенной галке '''“Активный”''' сотрудник подставляться в поле '''“Контактное лицо”''' не будет;
+
Если АПД оформляется на доставку и выдается курьеру, используйте функцию '''Передать деньги другому сотруднику'''. В результате:
−
 
+
* автоматически формируется акт приема сотрудником денежных средств;
−
== Вкладка "Пользовательская" ==
+
* у менеджера, который произвел выдачу денег курьеру, выданная сумма учитывается на руках;
−
[[Файл:39_client.png|thumb|400px|right]]
+
* на вкладке '''Выдача''' у курьера появляется задание «Акт приема денег курьером». Статус задания можно изменить только на '''Доставлено'''. Установите статус, когда курьер отчитается о вручении денежных средств и передаст подписанный клиентом АПД.
−
Пример карточки клиента с информацией на вкладке '''“Пользовательская”'''  отображен ниже:
 
−
 
 
−
Вкладка '''“Пользовательская”''' – предназначена для включения или изменения значений особых параметров для заданного клиента.
 
−
Галка '''“СМС рассылка”''' – включает автоматическую смс рассылку по получателям данного клиента (при условии наличия модуля смс рассылки и модуля автоматизации и интеграции);
 
−
Другие поля, отображаемые на данной вкладке могут быть добавлены в разделе '''“Справочники – Статусы”''' и необходимы, например, для настроек '''“Дополнительных услуг”''' или других персональных настроек, касающихся только лишь данного клиента. На рисунке ниже представлено изображение общего набора статусов для клиентов:
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Файл:40_client.png|200px|right]]
 
−
 
 
−
 
 
−
== Фильтр информации ==
 
−
 
 
−
Кроме табличной информации, представленной  на вкладке '''“Клиенты”''' в правой части окна  располагается фильтр.
 
−
 
 
−
1 фильтр (по дате закрытия договора и привязки к филиалам)
 
−
 
 
−
'''“Все”''' - отображает всех клиентов.
 
−
'''“Работающие”''' - отображает клиентов у которых дата окончания договора больше текущей либо не заполненна.
 
−
'''“Нерботающие” за определенный год''' - отображает клиентов у которых дата окончания договора больше текущей.
 
−
'''“Филиалы”''' - отображает клиентов к которым привязанны филиалы '''“Справочники – Меж-город - Филиалы”'''.
 
−
 
 
−
2 фильтр (по номеру договора)
 
−
 
 
−
'''“Все”''' - отображает всех клиентов.
 
−
'''“По договору”''' - отображает клиентов с заполненным номером договора.
 
−
'''“Без договора”''' - отображает клиентов с не заполненным (пустым) номером договора.
 
−
 
 
−
3 фильтр (поиск по параметрам с вкладки основное и отделы)
 
−
 
 
−
'''“Компания”''' - поиск по наиманованию.
 
−
'''“Адрес”''' - поиск по адресу.
 
−
'''“ФИО”''' - поиск по ФИО (с вкладки основное и отделы).
 
−
'''“Тел/email”''' - поиск по телефону и email (с вкладки основное и отделы).
 
−
'''“Агент”''' - поиск по ответственному менеджеру.
 
−
'''“Филиал”''' - поиск по работе с филиалом.
 
−
 
 
−
'''“Вывести”''' - отображение отфильтрованных клиентов.
 
−
'''“Очистить”''' - очистка всех фильтров.
 
−
 
 
  
−
[[Файл:41_client.png|200px|right]]  - переделать скрин!!!!
+
== Учет наличных в разрезе филиалов ==
  
−
== Контекстное меню ==
+
=== Прием наличных в филиал ===
  
−
На вкладке '''“Клиенты”''' доступно контекстное меню (клик правой кнопкой мыши на строке клиента):
+
Филиалом, в который оформляется прием наличных средств, считается <rspoiler text="текущий филиал">'''Настройка''' > '''Пользователи''' > '''Карточка пользователя''' > '''Настройки''' > '''Филиал'''</rspoiler> пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.
  
 +
* Прием наличных от менеджеров
  
−
[[Файл:42_client.png|200px|right]]
+
Производится через '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию'''.
  
 +
Деньги в бухгалтерию текущего филиала разрешено принимать от менеджеров любого филиала. Привязка к филиалу проверяется по значению в поле '''Филиал''' вкладки '''Дополнительно''' карточки сотрудника. Денежные средства списываются с сотрудника.
  
−
'''“Открыть”''' – откроет выбранную карточку клиента;
+
Если филиал менеджера, который сдает денежные средства, не совпадает с текущим, то в процессе оформления приема отобразится предупреждение и запрос на продолжение операции у пользователя. Кроме того, в тексте подтверждения будет указан филиал, в который принимаются денежные средства.
  
−
'''“Создать”''' – создаст новую карточку клиента. Предусмотрена горячая клавиша '''“F3”'''.
+
В системном документе о приеме наличных денежных средств указывается, для какого филиала он оформлен.
  
−
'''“Создать копию”''' – создаст копию выбранной карточки клиента. При выполнении этой операции к названию клиента в поле '''“Компания”''' добавится приставка '''“Копия”''';
+
* Приход наличных средств, не связанный со сдачей денег менеджерами.
  
−
'''“Выставить счет”''' – откроет окно для формирования счета клиенту '''“по заказам”''' или '''“по актам”''' для выбранного клиента. Предусмотрена горячая клавиша '''“F2”'''.
+
Производится через '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Внесение наличных в бухгалтерию'''.
  
−
'''“Ввести платеж”''' – формирование платежа от данного клиента. Предусмотрена горячая клавиша '''“F5”'''.
+
В форме прихода наличных можно указать фамилию сотрудника, от которого приняты средства, при этом деньги с него не списываются. При оформлении документа печатается приходный кассовый ордер.
  
−
'''“Счета…”''' – отображение общей таблицы счетов по данному клиенту в системе.
+
=== Списание наличных в филиале ===
  
−
'''“Платежи…”''' – отображение общей таблицы платежей по данному клиенту в системе.
+
Списание наличных денежных средств из бухгалтерии филиала производится через '''Отчеты''' > '''Бухгалтерия''' > '''Выдать деньги из бухгалтерии'''.
  
−
'''“Баланс…”''' – формирование балансового отчета за указанный период. Отчет формируется в формате '''MS Excel'''.
+
Филиалом, из бухгалтерии которого списываются денежные средства, считается <rspoiler text="текущий филиал">'''Настройка''' > '''Пользователи''' > '''Карточка пользователя''' > '''Настройки''' > '''Филиал'''</rspoiler> пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.
  
 +
Есть возможность указать фамилию человека, которому передаются деньги. Чтобы привязать сумму денежных средств к менеджеру, укажите его фамилию и установите флажок '''Выдать менеджеру'''. Если флажок не установлен, деньги не будут числиться на этом менеджере и их нельзя будет принять от него в бухгалтерию.
  
−
'''“Создать акт передачи денег”''' – формирование '''“Акта Передачи Денег”''' ссылка на статью АПД!!!
+
При оформлении списания печатается расходный кассовый ордер.
  
−
'''“Создать акт передачи корреспонденции”''' – формирование '''“Акта Передачи Корреспонденции”''' ссылка на АПД!!!
+
Вы можете выдать деньги с помощью функции '''Передать деньги другому сотруднику''' любому курьеру, без проверки, к какому филиалу этот курьер приписан. Денежные средства списываются из текущего филиала.
  
 +
Наличные денежные средства автоматически списываются при проставлении даты оплаты акта передачи денег, имеющего признак оплаты наличными. Списание управляется переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Акты передачи денег''' > '''Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии'''. Деньги списываются с текущего филиала менеджера, оплачивающего АПД.
  
−
'''“Отчет комиссионера”''' – формирование отчета комиссионера. Отчет может быть сформирован при наличии установленного модуля касса и фискального регистратора у фирмы, которая ассоциирована на работу с данным клиентом на вкладке '''“Реквизиты”'''. Пример отчета представлен на рисунке ниже.
+
Таким образом, для оформления передачи наличных денежных средств между филиалами необходимо списать деньги из одного филиала, далее оформить приход денег в другой филиал или принять деньги от менеджера в другой филиал.
−
{|
 
−
|<pre>Внимание! В новой версии системы данный пункт исключен из контекстного меню и теперь данный документ доступен для формирования в разделе АПД;
 
−
</pre>
 
−
|
 
−
|}
 
  
−
'''“Передача средств клиенту”''' – формирование в системе документа для передачи средств клиенту наличным или безналичным способом.
+
=== Отчеты в разрезе работающих филиалов ===
  
 +
Отчеты по бухгалтерии формируются в зависимости от наличия у пользователя права '''Видеть данные всех филиалов'''. Если такое право у пользователя есть, то при формировании отчета он может выбрать филиал или получить данные по всем филиалам одновременно.
  
−
'''“Акт сверки”''' – данный пункт меню предназначен для формирования '''“Акта сверки”''' для данного клиента за определенный период работы (формируется только для безналичных платежей). Пример данного отчета формируется в формате '''MS Excel'''.
+
Если у пользователя нет права '''Видеть данные всех филиалов''', отчеты формируются только для текущего филиала.

Текущая версия на 12:00, 1 марта 2022

Модуль учета наличных денежных средств предназначен для отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в главном меню Отчеты > Бухгалтерия. Этот пункт меню неактивен, если модуль не приобретен или у пользователя на него нет прав.

Начало использования модуля учета наличных в бухгалтерии

Чтобы начать использовать модуль учета наличных в бухгалтерии, выполните следующие действия:

  1. Обнуление денег на руках у менеджеров. Сформируйте отчет Отчеты > Бухгалтерия >Деньги на руках у менеджера, чтобы понять, кому из сотрудников необходимо оформить передачу денег.
  2. Для каждого менеджера, у которого по отчету есть остаток, оформите возврат наличных в бухгалтерию: откройте Отчеты > Бухгалтерия > Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию и установите флажок с последней передачи денег в бухгалтерию.
    Если у менеджера числится отрицательный остаток, выберите пункт меню Отчеты > Бухгалтерия > Выдать деньги из бухгалтерии и установите флажок Выдать менеджеру. В наименовании платежа напишите «Обнуление бухгалтерии» и укажите сумму + 1 рубль.
  3. Обнуление денег в бухгалтерии. Сформируйте отчет Отчеты > Бухгалтерия > Движение денег в бухгалтерии позволяет увидеть сумму остатка наличных средств.
    • Если сумма положительная, спишите деньги с помощью Выдать деньги из бухгалтерии.
    • Если сумма отрицательная, внесите необходимую сумму с помощью Внесение наличных в бухгалтерию.
      В результате в отчете Движение денег в бухгалтерии должен отображаться нулевой остаток.
      В наименовании платежа напишите «Обнуление бухгалтерии».
  4. Включите переменную Справочники > Переменные > Финансы > Отслеживать движение наличных по бухгалтерии.

В конце смены бухгалтер принимает всю наличность у менеджеров, производит подсчет общей суммы, которую необходимо внести в MeaSoft, и оформляет приход с помощью пункта меню Внесение наличных в бухгалтерию.

Отчеты и функции модуля

Передать деньги другому сотруднику

Функция предназначена для передачи денежных средств, находящихся на руках одного сотрудника, другому сотруднику. Вы можете настроить права доступа
 к этой функции отдельно от остальных пунктов меню Бухгалтерия.
Перевод между сотрудниками.png

При вводе суммы перевода происходит проверка денежных средств на руках сотрудника, который совершает перевод. Если денег достаточно, оформляется документ о передаче денежных средств между сотрудниками, формируется печатная форма передачи.

Документ о передаче денежных средств обрабатывается в контуре учета наличных в бухгалтерии:

  • если перевод оформлен на менеджера, то эти деньги учитываются у него на руках;
  • если менеджер оформлял перевод денег на другого сотрудника, то эта сумма с него списывается.

Если деньги передаются курьеру:

  • автоматически отмечается, что он присутствует на работе;
  • создается акт передачи денежных средств, его можно увидеть на вкладке Выдача.

Чтобы увидеть отчеты по переводам денежных средств между сотрудниками:

  1. Откройте пункт меню Отчеты > Бухгалтерия > Передача денег в бухгалтерию и выполните расчет для сотрудника.
  2. В нужной строке нажмите на кнопку Кнопка вверх.png и в детализации перейдите на вкладку Переводы от сотрудников.


Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию

С помощью отчета «Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию» можно:

  • оформить передачу наличных средств в бухгалтерию;
  • сформировать отчет и детализацию по полученным и израсходованным менеджером наличным денежным суммам.

Чтобы сформировать отчет:

  1. Откройте Отчеты > Бухгалтерия > Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию. Откроется окно параметров отчета:
    Nalich (1).png
  2. Заполните параметры:
    • Период. Даты формирования отчета;
    • Менеджер. Сотрудник, который передает наличные в бухгалтерию;
    • с последней передачи денег в бухгалтерию. Если флажок установлен, сумма рассчитывается с последней передачи наличных. Если оформляется первая передача наличных, то сумма рассчитывается за весь период работы менеджера. В этом случае потребуется большее время для расчета. При этом отображается предупреждение, что менеджер ни разу не сдавал наличность в бухгалтерию.
  3. Нажмите на кнопку Посчитать.

В результате рассчитываются следующие данные:

  • Получено средств — сумма наличных, которую получил менеджер. Чтобы просмотреть детализацию, нажмите на кнопку Кнопка вверх.png.
    Детализация отображается на следующих вкладках:
    • Принятая корреспонденция — суммы по заказам, которые менеджер принял от курьеров на вкладке Выдача;
    • Платежи — платежи наличными от заказчиков, введенные по заказам;
    • Переводы из бухгалтерии — оформленные переводы денег из бухгалтерии;
    • Деньги по актам от курьеров — акты, оформленные через Передать деньги другому сотруднику;
    • Переводы от сотрудников — оформленные переводы денег от сотрудников;
  • Израсходовано средств – сумма наличных, которую израсходовал менеджер. Чтобы просмотреть детализацию, нажмите на кнопку Кнопка вверх.png.
    Детализация отображается на следующих вкладках:
    • Выплаты – суммы выплат по расчетам с курьерами (Отчеты > Сотрудники > Расчеты с сотрудниками);
    • Оплата актов – введенная оплата по актам передачи денег;
    • Передача денег в бухгалтерию — оформленные передачи денег в бухгалтерию;
    • Переводы сотрудникам — оформленные переводы денег сотрудникам;
    • Выплаты контрагентам — оформленные выплаты контрагентам;
  • Передается в бухгалтерию – сумма наличных, которую менеджер должен передать в бухгалтерию.

По нажатии на кнопку Оформить создается документ передачи денег в бухгалтерию. Кнопка активна, если установлен флажок с последней передачи денег в бухгалтерию.

Рекомендуется выполнять передачу денежных средств в бухгалтерию минимум раз в месяц, так как в расчете наличных денежных средств на руках у менеджера при выплате зарплаты или оплате АПД учитывается период, равный 30 дням. Иначе потребуется много времени для расчета, что приведет к задержке выплаты зарплаты или оплаты АПД.


Выдать деньги из бухгалтерии

Отчет Выдать деньги из бухгалтерии предназначен для списания наличных денежных средств из бухгалтерии. Сумму по расходу можно провести как обычное списание из бухгалтерии или выдать сумму сотруднику на руки.

Чтобы сформировать отчет:

  1. Откройте Отчеты > Бухгалтерия > Выдать деньги из бухгалтерии. Откроется окно «Расход по бухгалтерии»:
    Nalich (2).png
  2. Заполните поля формы и нажмите на кнопку Добавить. Запись добавлена в табличную часть окна.
    Обратите внимание, если установлен флажок Выдать менеджеру, то сумма будет числиться за менеджером. Удалить такой расходный документ нельзя, можно только оформить документ возврата денег в кассу. Если флажок снят, документ можно будет удалить.
  3. Чтобы добавить еще сумму, заполните поля снова и нажмите Добавить.
  4. Когда все суммы внесены, нажмите на кнопку Оформить.

Расходный кассовый ордер для печати сформируется в Microsoft Excel автоматически.

Информация по операции попадет в отчеты Документы о движении денег в бухгалтерии, Движение денег в бухгалтерии.

Внесение наличных в бухгалтерию

Предназначен для проведения поступления наличных денежных средств по бухгалтерии. Внесенная сумма попадет в отчеты Наличность в бухгалтерии и в Документы о движении денег в бухгалтерии.

Чтобы провести поступление наличных денежных средств:

  1. Перейдите Отчеты > Бухгалтерия > Внесение наличных в бухгалтерию. Откроется окно «Приход по бухгалтерии»:
    Nalich (9).png
  2. Заполните поля формы и нажмите на кнопку Добавить. Запись о платеже добавится в табличную часть окна.
  3. Чтобы добавить еще сумму, заполните поля снова и нажмите Добавить.
  4. Когда все суммы внесены, нажмите на кнопку Оформить. Приходный кассовый ордер для печати сформируется в Microsoft Excel автоматически.


Отчетный период

Отчет отображает расходы на выплату зарплат сотрудникам и приходы от выполнения доставок заказов.

Nalich (11).png

В разделе Расход учитываются начисления зарплаты сотрудникам. Отдельно отображаются только типы начислений «Проезд» и «Зарплата», прочие начисления просуммированы в столбце Прочее. При наведении курсора мыши на ячейку отображается примечание с датой начисления и ФИО сотрудника.

В разделе Приход по квитанциям отображается сумма стоимости отправлений по доставленным заказам в разрезе наличной и безналичной оплаты.


Документы о движении денег в бухгалтерии

Отчет предназначен для просмотра всех операций по бухгалтерии за указанный период.

Nalich (5).png

В контекстном меню доступны следующие пункты:

  • Удалить — можно удалить документ, который ранее не вошел в отчет Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию, а также не является документом об оплате АПД или актом передачи денег курьеру;
  • Детализация — доступен для документов типа «Прием средств в бухгалтерию». При выборе этого пункта отображается следующее окно:
    Детализация приема ДС.png

Акт передачи денег курьеру можно распечатать из окна отчета.


Деньги на руках у менеджеров

Отчет Деньги на руках у менеджеров предназначен для просмотра общей суммы наличных денежных средств на руках менеджеров.

Если сотрудник длительное время не передавал деньги в бухгалтерию, то у него расчет суммы производится только за последние 60 дней, заметка об этом отписывается в столбце Комментарий.

Nalich (8).png


Финансовый отчет за период

Nalich (10).png

Отчет отображает движение денежных средств с разделением по наличной и безналичной оплате в разрезе следующих разделов:

  • Зарплата — начисленная сотрудникам зарплата c видами начислений, учтенная по дате выдачи;
  • Касса — операции по наличным денежным средствам;
  • Долг клиентам — суммы по созданным, но неоплаченным АПД;
  • Оборот — общая стоимость доставок по клиентам, выполненных за период отчета;
  • Факт. оплата — сумма платежей, принятых за период. Стоимость доставки, удержанная в АПД, если для него указана дата оплаты и не выставлялся счет, будет добавлена в раздел Факт. оплата;
  • Долг контрагентов — выставленные, но не оплаченные клиентами счета.

Движение денег в бухгалтерии

Nalich (3).png

В отчете отображаются все операции с наличными денежными средствами за выбранный период, а также остатки на начало и конец периода.

В столбце Операция отображается наименование выполненной операции.

Выдача денег курьеру и оплата АПД

Учет наличных денежных средств по оплате АПД зависит от переменной Финансы > Акты передачи денег > Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии:

  • если переменная включена, при указании даты оплаты в АПД на менеджера автоматически оформляется денежный перевод из бухгалтерии;
  • если переменная не включена, проверяется сумма денежных средств на руках у менеджера:
    • если денег достаточно, проводится оплата акта из этих средств. Сумма отразится в детализации расходов менеджера при передаче денег в бухгалтерию;
    • если денег на руках у менеджера недостаточно, потребуется перевод денежных средств из бухгалтерии. Сумма перевода соответствует сумме акта передачи денег.

Если АПД передан на доставку, то деньги на его оплату передаются из бухгалтерии в любом случае.

Если АПД оформляется на доставку и выдается курьеру, используйте функцию Передать деньги другому сотруднику. В результате:

  • автоматически формируется акт приема сотрудником денежных средств;
  • у менеджера, который произвел выдачу денег курьеру, выданная сумма учитывается на руках;
  • на вкладке Выдача у курьера появляется задание «Акт приема денег курьером». Статус задания можно изменить только на Доставлено. Установите статус, когда курьер отчитается о вручении денежных средств и передаст подписанный клиентом АПД.

Учет наличных в разрезе филиалов

Прием наличных в филиал

Филиалом, в который оформляется прием наличных средств, считается текущий филиал
 пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.
  • Прием наличных от менеджеров

Производится через Отчеты > Бухгалтерия > Принять деньги от сотрудника в бухгалтерию.

Деньги в бухгалтерию текущего филиала разрешено принимать от менеджеров любого филиала. Привязка к филиалу проверяется по значению в поле Филиал вкладки Дополнительно карточки сотрудника. Денежные средства списываются с сотрудника.

Если филиал менеджера, который сдает денежные средства, не совпадает с текущим, то в процессе оформления приема отобразится предупреждение и запрос на продолжение операции у пользователя. Кроме того, в тексте подтверждения будет указан филиал, в который принимаются денежные средства.

В системном документе о приеме наличных денежных средств указывается, для какого филиала он оформлен.

  • Приход наличных средств, не связанный со сдачей денег менеджерами.

Производится через Отчеты > Бухгалтерия > Внесение наличных в бухгалтерию.

В форме прихода наличных можно указать фамилию сотрудника, от которого приняты средства, при этом деньги с него не списываются. При оформлении документа печатается приходный кассовый ордер.

Списание наличных в филиале

Списание наличных денежных средств из бухгалтерии филиала производится через Отчеты > Бухгалтерия > Выдать деньги из бухгалтерии.

Филиалом, из бухгалтерии которого списываются денежные средства, считается текущий филиал
 пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.

Есть возможность указать фамилию человека, которому передаются деньги. Чтобы привязать сумму денежных средств к менеджеру, укажите его фамилию и установите флажок Выдать менеджеру. Если флажок не установлен, деньги не будут числиться на этом менеджере и их нельзя будет принять от него в бухгалтерию.

При оформлении списания печатается расходный кассовый ордер.

Вы можете выдать деньги с помощью функции Передать деньги другому сотруднику любому курьеру, без проверки, к какому филиалу этот курьер приписан. Денежные средства списываются из текущего филиала.

Наличные денежные средства автоматически списываются при проставлении даты оплаты акта передачи денег, имеющего признак оплаты наличными. Списание управляется переменной Справочники > Переменные > Финансы > Акты передачи денег > Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии. Деньги списываются с текущего филиала менеджера, оплачивающего АПД.

Таким образом, для оформления передачи наличных денежных средств между филиалами необходимо списать деньги из одного филиала, далее оформить приход денег в другой филиал или принять деньги от менеджера в другой филиал.

Отчеты в разрезе работающих филиалов

Отчеты по бухгалтерии формируются в зависимости от наличия у пользователя права Видеть данные всех филиалов. Если такое право у пользователя есть, то при формировании отчета он может выбрать филиал или получить данные по всем филиалам одновременно.

Если у пользователя нет права Видеть данные всех филиалов, отчеты формируются только для текущего филиала.

Источник — «https://wiki.courierexe.ru/index.php?title=Учет_наличных_по_бухгалтерии&oldid=13667»