Счета — различия между версиями

Материал из Меасофт
Перейти к: навигация, поиск
(→‎Выставление счетов клиентам)
(→‎Проведение платежа)
 
(не показаны 24 промежуточные версии 5 участников)
Строка 1: Строка 1:
−
== Выставление счетов клиентам ==
+
== Управление счетами ==
−
Для управления счетами выберите в меню главного окна приложения пункт «Документы» - «Счета» (необходимо наличие прав просмотра счетов).  Откроется окно «Счета»:
 
  
−
[[Файл:Список счетов.png|700px]]
+
Для управления счетами выберите в меню '''Документы''' пункт '''Счета'''. Необходимо наличие прав на просмотр счетов. Откроется окно «Счета»:
−
+
 
−
Здесь представлена таблица выставленных счетов.  
+
[[Файл:Список счетов.png|900px]]
−
*Нажмите Enter (или дважды щелкните по сетке), чтобы увидеть карточку счета.
+
 
−
*F5 – чтобы проставить оплату счета. Откроется окно оплаты счета, в котором необходимо ввести даты отчета и оплаты. При нажатии «ОК» система проставит признак оплаченности в заказы клиента за период счета, а также пометит счет оплаченным. Оплаченные счета отображаются серым цветом. Эта операция также выполняется автоматически при выполнении импорта из банк-клиента (см. раздел [[Интеграция с внешними системами]])
+
В верхней части окна расположены фильтры списка счетов. Фильтры можно комбинировать, чтобы вывести в таблице счетов необходимую информацию. Чтобы снять установленные фильтры, нажмите на кнопку '''Отменить'''.
−
*F9 – Выдает детализацию счета.
+
 
−
*Ctrl-F9 – Выгружает текущую выборку счетов в MS Excel.
+
Выставленные счета и информация по ним представлены в виде таблицы. Оплаченные счета отображаются на сером фоне.
−
*Ctrl-F12 – Создает в заказах корреспонденцию, для доставки счетов, имеющих дату текущего счета (необходимо наличие прав создания почтовой корреспонденции)
+
 
 +
Если ведется учет подписанных актов, в табличной части можно отобразить столбец '''Подписан акт'''. Чтобы установить флажок '''Подписан акт''', отсканируйте штрихкод с распечатанного акта по счету.
  
 +
В этом окне доступны следующие действия со счетами:
 +
* открыть карточку счета. Чтобы просмотреть информацию по счету, выделите его в таблице и нажмите Enter;
 +
* отметить [[Счета#Ручной ввод|оплату счета]]. Для этого выделите счет и нажмите F5. Откроется окно оплаты счета, в котором необходимо ввести даты отчета и оплаты. При нажатии на кнопку '''ОК''' заказы клиента за период счета и сам счет станут оплаченными. Эта операция выполняется автоматически при [[#Импорт из банк-клиента|импорте из банк-клиента]];
 +
* просмотреть детализацию счета — F9;
 +
* выгрузить счета в Microsoft Excel — Ctrl+F9;
 +
* указать дату <rspoiler text="обещанного платежа">После ввода даты обещанного платежа снимается блокировка на создание заказов.</rspoiler> по счету — пункт контекстного меню '''Дата обещанного платежа''';
 +
* [[#Экспорт счетов в 1C|экспортировать]] выбранные счета в 1С;
 +
* [[#Массовое выставление счетов|массово выставить счета]];
 +
* сформировать заказ на доставку выделенных счетов — Ctrl+F12.
  
−
Для удобства работы с таблицей счетов в верхней части окна расположены инструменты настройки выборки счетов, позволяющие ограничивать отображаемые счета по разным признакам:<br />
+
== Карточка счета ==
−
выборка по конкретным контрагентам (клиентам). В этом случае отобразятся все счета, выставленные выбранному клиенту.<br />
 
−
выборка по интервалу дат счетов.<br />
 
−
выборка по конкретному менеджеру (агенту). В этом случае в таблице отобразятся выставленные счета по клиентам, закрепленным за выбранным менеджером.<br />
 
−
выборка по фирме (юр. Лицу). В этом случае в таблице отобразятся все счета, выставленные клиентам, от выбранного Вами юр. Лица.<br />
 
−
выборка по неоплаченным счетам - поставить галочку «только неоплаченные».<br />
 
−
Все перечисленные фильтры можно комбинировать, выводя в таблице счетов необходимую информацию. Снять заданные фильтры можно нажав кнопку «отменить»<br />
 
−
Внизу под таблицей счетов отображаются справочные данные о том, сколько счетов (записей) выведено в таблице и на какую сумму, сколько из них оплачено и на какую сумму, сколько счетов (записей) выделен и на какую сумму.
 
  
−
Карточка счета имеет следующий вид (данный вид счета, доступен при использовании стандартной печатной формы счета для России):
+
Карточка счета имеет следующий вид:
  
 
[[Файл:Карточка счета.png|400px]]
 
[[Файл:Карточка счета.png|400px]]
 +
 +
Вид табличной части счета зависит от используемой печатной формы.
 
   
 
   
−
'''Период счета''' – интервал дат заказов, за которые выставляется счет.<br />Галки '''Оплачено''', '''Не оплачено''' - указывают на выборку заказов для расчета.
+
'''Заказчик'''. Имя или название клиента курьерской службы.
−
{|
+
 
−
|<pre>ВНИМАНИЕ!
+
'''Отдел'''. Название отдела компании, создавшего заказ.
−
При открытии оплаченного счета, и попытке его пересчета система может не находить корреспонденцию именно по причине того, что   
+
 
−
в оплаченном счете корреспонденция становится оплаченной. А выборка по признаку оплаченности в счете установлена в положение
+
'''Основание'''. Определяет порядок оплаты услуг курьерской службы. Возможные значения:
−
«Не оплачено».</pre>
+
* '''Заказы''' — клиент оплачивает все доставки по заказам. В этом случае правее выпадающего списка появляется кнопка [[Файл:More.png]], при нажатии на которую можно увидеть номера заказов, на которые выставлен этот счет;
−
|
+
* '''Акт передачи денег/ТМЦ''' — клиент оплачивает услуги по заказам, вошедшим в АПД.
−
|}
+
 
−
'''Номер счета''' – счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в течение года. При этом система позволяет пользователю, при необходимости, изменять номера счетов, но жестко контролирует правильность последовательности дат и номеров счетов (система не даст создать счет с номером большим, а датой – меньшей, и наоборот, чем у уже имеющегося счета за данный год). Дополнительную информацию о нумерации документов смотрите в разделе [[Одновременная работа нескольких пользователей в системе]]. Кнопка  рядом с полем подставляет текущий номер из базы данных.<br />
+
'''Период счета'''. Интервал дат заказов, за которые выставляется счет.
−
'''Курс валюты''' – отношение валюты, в которой производится расчет стоимости к рублю. Кнопка  рядом с полем подставляет курс валюты.<br />
+
 
−
'''Тип формы''', '''Скидка''', и '''Ограничение''' – задают, соответственно, тип печатной формы, размер скидки и ограничение «снизу» суммы счета. Кнопки , соответствующие им, подставляют данные из карточки текущего клиента.<br />
+
'''Дата документа'''. Заполняется автоматически датой выставления счета.
−
Галка '''Показывать нули''' - включает/выключает показ строк с нулевыми ценами в таблице.<br />
+
 
−
Галка '''Печатать с фактурой''' - позволяет печатать комплект документов с 2-мя счетами-фактурами. Если галка снята – на печать будет выведена только одна счет-фактура, для последующей печати вторых экземпляров отдельно.<br />
+
'''Предоплата'''. Если флажок установлен, значит клиент оплачивает услуги до их выполнения, деньги списываются с баланса клиента в системе.
−
'''Таблица''' отображает подробную информацию о доставленной корреспонденции (сгруппировано по ценам). При нажатии кнопки «пересчитать» в нее подставляются агрегированные данные из корреспонденции. При необходимости, пользователь может эти данные откорректировать. Количество строк в таблице определяется выбранной печатной формой. При заполнении ее данными из корреспонденции, в случае, если различных цен доставленной корреспонденции будет больше, чем строк в таблице, система поставит количество равным единице, а стоимость – суммарную стоимость доставки корреспонденции.<br />
+
 
−
Кнопка '''Печать''' сохраняет счет, и выводит на печать на принтер, установленный по умолчанию, комплект документов, состоящий из счета, 2-х экземпляров актов сдачи-приемки работ, 1 или 2 счета фактуры, и, при необходимости, детализацию счета.<br />
+
'''Нал.''' Если флажок установлен, клиент оплачивает услуги наличными деньгами.
−
Кнопка '''Просмотр''' также сохраняет счет, формирует комплект документов в MS Excel’е и показывает его пользователю.
+
 
−
Галка '''Непроводимый''' (необходимо наличие прав создания непроводимых счетов) препятствует сохранению счета, заставляет кнопки «Печать» и «Просмотр» формировать только счет, при этом, при выводе его в виде документа MS Excel выводит его без формул, прописанных в печатной форме.
+
'''Курс валюты'''. Отношение валюты, в которой производится расчет, к рублю. Укажите значение или нажмите на кнопку [[Файл:More.png]] рядом с полем для подстановки значения из справочника '''[[Курсы валют]]'''.
 +
 
 +
'''Скидка'''. Скидка клиента в процентах. Вы можете указать скидку вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] заполнить значением, указанным в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]].
 +
 
 +
'''Тип формы'''. Тип [[Печатные формы|печатной формы]] счета. Выберите значение из выпадающего списка или скопируйте тип из [[Клиенты и партнеры#Реквизиты|карточки клиента]] с помощью кнопки [[Файл:More.png]].
 +
 
 +
Печатные формы счетов хранятся в разделе '''Справочники''' > '''Печатные формы''' > '''Счета'''. Их можно сохранять, загружать, редактировать в Microsoft Excel.
 +
 
 +
Вы можете загрузить последнюю версию стандартной печатной формы [[Файлы для загрузки#Популярные документы|здесь]].
 +
 
 +
'''Огранич.''' Если флажок установлен, то включено ограничение по минимальной сумме счета, установленной в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]]. Кнопка [[Файл:More.png]] рядом с полем позволяет скопировать значение из поля '''Мин. сумма счета''' карточки клиента.
 +
 
 +
'''Счет'''. Если флажок установлен, будет сформирован счет, и вы можете ввести номер счета вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] подставить значение автоматической нумерации. Если флажок снят, счет не формируется. Эта возможность используется, чтобы создать акт выполненных работ для клиентов, работающих по предоплате.
 +
 
 +
Счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в течение года. Пользователь может изменять номера счетов, но при этом контролируется правильность последовательности дат и номеров счетов: невозможно создать счет с номером большим, а датой меньшей, чем у уже имеющегося счета за данный год, и наоборот. Эта возможность включена переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Счета''' > '''Контролировать последовательность дат и номеров счетов'''.
 +
 
 +
'''Фактура'''. Вы можете ввести номер фактуры вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] подставить значение автоматической нумерации.
 +
 
 +
'''Показывать нули'''. Если флажок установлен, в таблице отображаются строки с нулевыми ценами.
 +
 
 +
'''Кол-во счетов''', '''Актов''', '''Фактур'''. Укажите количество экземпляров документов для печати.
 +
 
 +
'''Уполн. лицо'''. Укажите сотрудника, который выставил счет.
 +
 
 +
'''Примечания'''. Поле для примечаний.
 +
 
 +
В таблице '''Подробно''' перечислены услуги доставки, за которые выставлен счет. Данные сгруппированы по стоимости. Кнопки для работы с таблицей:
 +
 
 +
* '''Подробнее''' — дополнительная информация о позициях в таблице;
 +
* '''Адреса''' — отображает список адресов, по которым выставлен счет;
 +
* '''Функции''' — открывает меню дополнительных функций. Доступна только для созданных счетов;
 +
* '''Пересчитать''' — используется при изменении дат счета. Система объединит данные из корреспонденции и добавит в таблицу. При необходимости данные можно изменить. Если количество цен доставки больше, чем строк в таблице, то система объединит позиции. Будет создана позиция с количеством 1 и стоимостью, равной сумме всех доставок.
 +
 
 +
Кнопка '''Печать''' сохраняет счет и выводит комплект документов на печать на принтер, установленный по умолчанию.
 +
 
 +
Кнопка '''Просмотр''' сохраняет счет, формирует комплект документов и открывает его в Microsoft Excel.
 +
 
 +
Чтобы просмотреть форму счета с выгруженными [[#Печатная форма счета|подписями и печатью]], в форме счета нажмите на кнопку '''Просмотр''' или '''Печать''', удерживая нажатой клавишу CTRL. В результате сформируется документ XSL или PDF соответственно.
 +
 
 +
После выставления счета запрещены действия, приводящие к изменению стоимости доставки корреспонденции.
 +
 
 +
'''Примечание.''' Если сначала создать и распечатать комплект документов, а потом изменить печатную форму, реквизиты контрагентов и т.п., при повторной печати документов сформируются документы с новыми реквизитами и формой счета.
 +
 
 +
== Выставление счета ==
 +
 
 +
Счета можно выставить:
 +
* вручную:
 +
** на вкладке '''Заказы''' выберите в списке заказ в контекстном меню нажмите '''Выставить счет''';
 +
** на вкладке  '''Клиенты''' выберите клиента и нажмите F2 или в контекстном меню нажмите '''Выставить счет''';
 +
** в основном меню откройте '''Документы''' > '''Акты передачи денег/корреспонденции''', в списке выделите АПД и в контекстном меню нажмите '''Выставить счет''';
 +
* массово. Подробнее см. раздел [[#Массовое выставление счетов|«Массовое выставление счетов»]].
 +
 
 +
Чтобы разделять счета компании по отделам, в карточке клиента заполните вкладку '''[[Клиенты и партнеры#Отделы|Отделы]]''' и в карточке заказа указывайте отдел заказчика.
 +
 
 +
Настройки выставления счета хранятся в карточке клиента на вкладках '''[[Клиенты и партнеры#Реквизиты |Реквизиты]]''' и '''[[Клиенты и партнеры#Финансы|Финансы]]'''.
 +
 
 +
В зависимости от принятой системы взаиморасчетов с клиентом можно выставить [[#Счет на предоплату|счет на предоплату]] или на оплату фактически оказанных услуг.
 +
 
 +
Если счет, выставленный на заказ, не оплачен, то изменить дату создания этого заказа можно при отключенной переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Счета''' > '''Контроль целостности счета''' или если в этой переменной указан пользователь, которому разрешено менять дату. В этом случае пользователь увидит напоминание о необходимости пересчета суммы счета.
 +
 
 +
Выставленные счета можно посмотреть в пункте основного меню '''Документы''' > '''Счета'''.
 +
 
 +
Если предыдущий счет был выставлен ранее, чем за последние 3 месяца, то счет формируется за '''ПОСЛЕДНИЙ''' календарный месяц.
 +
 
 +
=== Массовое выставление счетов ===
 +
 
 +
Функция предназначена для упрощения и ускорения процесса выставления счетов клиентам.
 +
 
 +
Откройте '''Функции''' > '''Массовое выставление счетов''' или '''Документы''' > '''Счета''' и нажмите на кнопку '''Масcовое выставление счетов'''. Откроется окно «Массовое выставление счетов»:
 +
 
 +
[[Файл:Массовоее выставление.png|none]]
 +
 
 +
В верхней части окна расположены настройки списка клиентов, которым нужно выставить счета. В таблице ниже отображается название клиента и стоимость доставки по заказам, созданным за последние три месяца.
 +
 
 +
Помимо настроек фильтра, заказы должны отвечать следующим условиям:
 +
* не закрыты счетами;
 +
* не оплачены наличными;
 +
* корреспонденции в заказе не входят в закрытые счетами АПД;
 +
* в карточке корреспонденции, входящей в заказ, не установлен флажок '''Оплата получателем'''.
 +
 
 +
Настройки списка:
 +
 
 +
'''Дата до'''. Дата, до которой сделаны заказы, попадающие в счет. Начальная дата формируется на основании предыдущего счета. Если счета нет, то отображаются заказы за 3 последних месяца.
 +
 
 +
'''Дата счета'''. Дата выставления счета.
 +
 
 +
'''№ счета'''. По умолчанию указывается номер, который будет присвоен следующему счету, выставленному от выбранной фирмы. Счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в течение года. Пользователь может указать номер счета, с которого будут начинаться выставляемые счета, но при этом контролируется правильность последовательности дат и номеров счетов: невозможно создать счет с номером большим, а датой меньшей, чем у уже имеющегося счета за данный год, и наоборот. Эта возможность включена переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Счета''' > '''Контролировать последовательность дат и номеров счетов'''.
 +
 
 +
'''№ фактуры совпадает с № счета'''. Если флажок установлен, номер счет-фактуры устанавливается таким же, как номер счета.
 +
 
 +
'''Выставлять по'''. Выберите основание для выставления счетов. Возможные значения: '''заказам''', '''актам (АПД)'''.
 +
 
 +
'''Фирма'''. Юридическое лицо, от имени которого выставляется счет.
 +
 
 +
'''Режим'''. Периодичность выставления счета. Возможные значения: '''Ручное выставление''', '''1 раз в месяц''', '''2 раза в месяц'''. По указанному значению фильтруются клиенты, которым нужно выставить счет. Этот признак указывается в карточке клиента, на вкладке '''Финансы''', в поле '''Режим выставления'''. Таким образом, для каждого клиента можно указать <rspoiler text="собственный режим выставления счетов">Значения режима выставления счетов устанавливаются в справочнике '''Справочники''' > '''Статусы''' > '''76 Режим массового выставления счетов по заказам'''. Можно изменить существующие режимы или добавить пользовательские.</rspoiler>.
 +
 
 +
Кнопка '''Выставить счета всем''' запускает формирование счетов клиентам, отображаемым в табличной части. Если нужно выставить счета только для части клиентов, указанных в списке, выделите названия клиентов в списке и в контекстном меню выберите '''Выставить счет'''.
 +
 
 +
Результат выставления счетов отображается в окне лога.
 +
 
 +
Выставленные счета находятся в разделе '''Документы''' > '''Счета'''. Проверьте их корректность перед отправкой клиенту.
 +
 
 +
=== Счет на предоплату ===
 +
 
 +
Работа по предоплате предполагает, что клиент вносит на свой баланс установленную сумму предоплаты, и стоимость услуг постепенно списывается с баланса.
 +
 
 +
Чтобы установить предоплатный режим работы, в карточке клиента перейдите на вкладку '''Финансы''' и установите флажок '''Предоплата'''.
 +
 
 +
При этом флажок '''Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег''' должна быть снят, иначе стоимость доставки будет взиматься с клиента дважды: первый раз — при оформлении заказа, второй раз — при создании акта передачи денег.
 +
 
 +
Чтобы клиент пополнил баланс, выставьте ему счет с установленным флажком '''Предоплата''':
 +
 
 +
[[Файл:schet_1.png|400px|none]]
 +
 
 +
Текущий баланс можно проверить в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]], на вкладке '''Финансы'''.
 +
 
 +
При создании карточки заказа, корреспонденции или срочного заказа от этого клиента будет появляться всплывающее сообщение с информацией о текущем балансе.
 +
 
 +
Если сумма баланса ниже значения, которое указано в переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Минимальный баланс для напоминания''', то во всплывающем сообщении будет значок ошибки.
 +
 
 +
Чтобы сформировать акт и счет-фактуру по заказу при предоплатной системе расчетов, выставьте счет без флажка '''Счет''' с указанным периодом счета. В акте и счет-фактуре вместо номера указывается «б/н», потому что номера счета как такового нет. Сделано это для того, чтобы номера счетов, актов, счет-фактур совпадали.
 +
 
 +
=== Печатная форма счета ===
 +
 
 +
В стандартных печатных формах счетов можно размещать сканы логотипа и печати предприятия, подписей руководителя и бухгалтера.
 +
 
 +
[[Файл:Positionofpic1.png|500px|none]]
 +
 
 +
Скан-копии изображений в формате PNG, который поддерживает прозрачность фона, должны быть загружены в справочник '''[[Фирмы]]''' на вкладку '''Сканы'''.
 +
 
 +
Существуют следующие способы размещения печати, логотипа и подписей в печатной форме счета:
 +
* [[#Теги|с помощью тегов]];
 +
* [[#Координаты|по координатам]].
 +
 
 +
Скан-копии изображений выгружаются в печатную форму счета только при отправке счета клиенту по электронной почте (функция контекстного меню '''Разослать по e-mail''').
 +
 
 +
Чтобы просмотреть форму счета с выгруженными скан-копиями, в форме счета нажмите на кнопку '''Просмотр''' или '''Печать''', удерживая нажатой клавишу CTRL. В результате сформируется документ XSL или PDF соответственно.
 +
 
 +
В форму акта можно добавить штрихкод, чтобы в списке счетов ('''Документы''' > '''Счета''') по нему находить счет и устанавливать флажок '''Подписано'''.
 +
 
 +
Штрихкод всегда расположен на втором листе печатной формы. Размещение штрихкода на листе задается тегом <BARCODE>:
 +
* если тег не указан, штрихкод размещается в ячейке BM23;
 +
* чтобы скрыть штрихкод, укажите тег <BARCODE><HIDE> в любой ячейке листа;
 +
* чтобы указать расположение штрихкода, укажите тег <BARCODE> в нужной ячейке.
 +
 
 +
==== Теги ====
 +
 
 +
Вы можете задать расположение печати, логотипа и подписей в печатной форме с помощью следующих тегов:
 +
* <LOGO> — определяет расположение логотипа организации. Если логотип не загружен в справочнике '''Фирмы''', используется изображение из справочника '''Двоичные данные''' > '''Большой логотип с полутонами (для печати)''';
 +
* <STAMP> — определяет расположение печати компании;
 +
* <DIR> — определяет расположение подписи директора;
 +
* <BUH> — определяет расположение подписи главного бухгалтера.
 +
 
 +
 
 +
[[Файл:Штамп и печать.png|1100 px|none]]
 +
 
  
−
После выставления счета запрещены действия, приводящие к изменению  стоимости доставки корреспонденции. Программа выдаст сообщение: «Данная корреспонденция входит в счет-фактуру №…. В корреспонденции, на которую выставлен счет, нельзя изменить стоимость доставки».  
+
После тега можно указать высоту и ширину скан-копии изображения в <rspoiler text="символах Microsoft Excel">Символ — это ширина одного знака текста, записанного шрифтом по умолчанию, определенным для обычного стиля книги. Например, стандартная ширина столбца в Microsoft Excel — 8,43 символа. Подробнее см. [https://docs.microsoft.com/ru-ru/office/troubleshoot/excel/determine-column-widths документацию Microsoft].</rspoiler>. Формат записи: <STAMP> 16, 16.  
  
−
В табличной части выставленных счетов, можно отобразить столбец '''"Подписан акт"'''. Галка '''"Подписан акт"''' необходима в случае, если ведется учет подписанных актов.
+
Количество тегов на листе не ограничено.
−
Ее можно проставить, отсканировав штрихкод с распечатаного акта по счету.
 
  
−
{|
+
==== Координаты ====
−
|<pre>
 
−
ВНИМАНИЕ!
 
−
База данных является реляционной, это подразумевает ссылочную связь сущностей данных. Вследствие этого возникает следующее
 
−
явление: Если сначала создать и распечатать комплект документов, потом изменить печатную форму, реквизиты контрагентов, и т.д.,
 
−
повторная печать документов сформирует документы с текущими реквизитами и формой счета, а не теми, что были на момент первичного 
 
−
формирования.</pre>
 
−
|
 
−
|}
 
  
−
Печатные формы счетов Вы можете увидеть в разделе "Справочники" - "Печатные формы" - "Счета". Там Вы можете их сохранять, загружать, редактировать в Excel'е.
+
В форму счета для вкладки '''Счет''' и '''Акт''' из системы автоматически выгружаются изображения: '''Печать предприятия''' и '''Подпись директора''', для вкладки '''Фактура''' выгружаются '''Подпись директора''' и '''Подпись бухгалтера'''. Система автоматически подбирает координаты местоположения изображений путем поиска по словосочетаниям '''Руководитель организации''' и '''Главный бухгалтер''' в форме.
  
−
Последнюю версию стандартной печатной формы Вы можете загрузить [[Скачать#Популярные документы|здесь]].
+
Если требуется точная калибровка расположения элемента, задайте координаты ячеек для вставки изображения вручную на вкладке '''Данные'''. Координаты указываются в цифровом выражении. Буквенные значения не предусмотрены, например ячейке D соответствует цифра 4.
  
−
== Предоплата ==
+
Координата указывается для верхнего левого угла изображения (top-left), состоит из двух значений и записывается строго в следующие ячейки на вкладке '''Данные''':
 +
* [O6, P6] – печать предприятия на вкладке '''Счет''';
 +
* [Q6, R6] – печать предприятия на вкладке '''Акт''';
 +
* [O7, P7] – подпись директора на вкладке '''Счет''';
 +
* [Q7, R7] – подпись директора на вкладке '''Акт'''.
  
−
Галка '''“Предоплата”''' (карточка клиента – вкладка '''“Финансы”''') - позволяет настроить схему работы, по принципу “предоплаты услуг”, когда клиентом, на баланс, вносится установленная сумма предоплаты. При этом, сумма, за оказанные услуги клиенту, постепенно списывается с данного баланса.
+
[[Файл:Positionofpic2.png|1000 px|none]]
  
−
Важно: если включена галка '''“Предоплата”''', то галка '''“Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег”''' должна быть выключена, иначе с клиента дважды будет изыматься стоимость доставки: первый раз, будет списано с баланса, при оформлении заказа; второй, когда будет выставляться акт передачи денег.
+
Подпись бухгалтера выгружается только для формы '''Счета-фактуры''' (вкладка '''Фактура'''), изменение координат для которой не предусмотрено. Вкладка '''Фактура''' появляется в печатной форме документа '''Счет''' только для фирм, у которых задана ставка НДС.
  
−
Для того, чтобы пополнить баланс, нужно выставить счет, с установленной галкой '''“Предоплата”''':
+
Чтобы добавить логотип компании в счет, разместите его на первом листе печатной формы.
  
−
[[Файл:schet_1.png|200px|center]]
+
Если в документе найден хоть один тег <LOGO>, <STAMP>, <DIR> или <BUH>, координаты в документе игнорируются, изображения вставляются тегами.
  
−
Эту сумму Вы сможете увидеть в карточке клиента, на вкладке '''“Финансы”''':
+
==== Кастомная детализация ====
  
−
[[Файл:schet_2.png|400px|center]]
+
Имеется возможность вкладывать скрипт кастомной детализации счета в саму форму счета - для случаев, когда нужно сделать форму детализации для какого-нибудь клиента или разновидности счета отличной от стандартной или общей кастомной. Скрипт помещается на вкладку '''Данные''' в ячейку H3. Правила составления скрипта аналогичны системной доп.возможности CustomBillDetaling см. [https://wiki.courierexe.ru/index.php/%D0%94%D0%BE%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D0%BD%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D0%B2%D0%BE%D0%B7%D0%BC%D0%BE%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B8]
  
−
Теперь при создании карточки заказа, корреспонденции или срочного заказа, от этого клиента, будет появляться всплывающее сообщение, с информацией о текущем балансе данного клиента.
+
== Рассылка по e-mail ==
  
−
Если сумма баланса снижается ниже значения, которое указано в переменной '''“Справочники – Переменные – Финансы - Минимальный баланс для напоминания”''' (по умолчанию, значение равно 1000), то в всплывающем сообщении будет значок ошибки.
+
Чтобы отправить счет по электронной почте, в списке счетов в контекстном меню выберите '''Разослать по e-mail'''.  
  
−
Например, при создании первой корреспонденции, на стоимость доставки в 100 р., всплывающее сообщение будет с суммой 50000 рублей. Баланс, после этого, уменьшается, на стоимость доставки. При создании следующей корреспонденции, в всплывающем сообщении сумма баланса уже будет другая.
+
Если кнопка недоступна, убедитесь, что выполнены следующие условия:
 +
* в [[Пользователи#Создание пользователя|карточке пользователя]], который выполняет рассылку, указан адрес электронной почты;
 +
* указаны общие или локальные настройки почтового сервиса:
 +
** [[Настройка глобальных параметров#Настройка параметров подключения к почтовому серверу|общие]] — '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Подключения''' > '''Почтовый сервер''';
 +
** [[Устранение неполадок#Устранение неполадок при отправке электронной почты|локальные]] — '''Настройка''' > '''Параметры''' > '''Подключения''';
 +
* в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]], которому выставлен счет, на вкладке '''Финансы''' указан адрес электронной почты.
  
−
Если по заказу нужны акт и счет-фактура, то выставляется счет, без галки '''"Счет"''', с указанным периодом счета. В акте и счет-фактуре, вместо номера указывается "б/н" потому, что номера счета как такового нет (галка '''"Счет"''' снята, а в шаблоне прописано, что для них указывается номер, который берется для номера счета). Сделано это для того, чтобы номера счетов, актов, счет-фактур совпадали.
+
Чтобы отправить выставленные счета сразу нескольким клиентам, выделите их в списке и в контекстном меню выберите '''Разослать по e-mail''' .
  
−
== Экспорт счетов в 1С (модуль "1С-бухгалтерия") ==
+
== Экспорт счетов в 1С ==
−
[[Описание формата экспорта счетов в 1С]]
 
  
−
Использование этого функционала предполагает подключение модуля '''"1С-бухгалтерия"'''. На стороне системы КС2008 это ссылка в основном меню '''"Связь - Экспорт в 1С"''', на стороне системы 1С это специально разработанная внешняя обработка в формате *.epf. Для экспорта счетов в 1С выберите в главном меню программы пункт '''«Связь» - «Экспорт в 1С»'''. Откроется окно следующего вида:
+
Использование этой функциональности предполагает наличие подключенного модуля [https://courierexe.ru/integration.htm  1С:Бухгалтерия].
  
−
[[Файл:Экспорт счетов в 1C.png]]
+
Чтобы экспортировать счет в 1С:
  
−
В поля ввода дат введите интервал дат выставления счетов для выгрузки в 1С. В поле '''Имя файла экспорта''' введите имя файла, в который нужно выгружать информацию о счетах. В поле '''Фирма''' выберите из списка название фирмы. Нажатием кнопки '''«ОК»''' программа сохраняет информацию о выставленных счетах в указанный файл. После чего можно загружать эту информацию в «1С бухгалтерию».
+
# Откройте пункт основного меню '''Связь''' > '''Экспорт счетов в 1С'''. Откроется окно следующего вида:[[Файл:Экспорт счетов в 1C.png|none]]
 +
# Укажите интервал дат выставления счетов, файл, в который нужно выгружать информацию о счетах. В поле '''Фирма''' выберите из списка название юридического лица, которое выставляет счет.
 +
# Нажмите на кнопку '''ОК'''. Информация о выставленных счетах сохраняется в указанный файл, подробнее см. [[описание формата экспорта счетов в 1С]].  
  
−
== Платежи ==
+
Сформированный файл с помощью внешней обработки 1C в формате EPF можно загрузить в модуль 1С:Бухгалтерия.
  
−
===Платежи от клиентов===
+
== Проведение платежа ==
−
[[Файл:platezh.png|thumb|300px|right|Форма платежа]]
+
Чтобы просмотреть внесенные платежи, выберите в меню '''Документы''' > '''Платежи'''. Откроется окно «Платежи»:
−
Платежи от клиентов можно '''вводить вручную''' или '''загружат'''ь через импорт из клиент банка.  
 
  
−
Ввод платежа вручную возможен несколькими вариантами:
+
[[Файл:Платежи.png|none|650 px]]
−
#Выбрать клиента в списке и через контекстное меню '''"Ввести платеж"'''(F5)
 
−
#В счетах через контекстное меню '''"Ввести оплату"''' (F5)
 
−
#При оплате заказа наличными - в карточке заказа поставить галку '''"Оплата наличными"''' и справа нажать кнопку +
 
  
−
После чего откроется '''карточка платежа''' (Рис. )
+
В верхней части окна расположены фильтры списка платежей. Фильтры можно комбинировать, выводя в таблице платежей необходимую информацию.
  
−
В ней можно выбрать '''сумму, дату и тип оплаты'''(наличными или безналично).
+
Введенные платежи и информация по ним представлены в виде таблицы. Сумма платежа со знаком минуса означает платеж партнеру.
  
−
При оплате '''наличными''' можно выбрать заказ по которому курьер привез деньги, а так же самого курьера.  
+
В этом окне доступны следующие действия со платежами:
 +
* открыть карточку платежа. Чтобы просмотреть информацию по платежу, выделите его в таблице и нажмите Enter;
 +
* [[#Ручной ввод|ввести платеж вручную]];
 +
* просмотреть привязки платежа к счетам — CTRL+F3;
 +
* удалить платеж — CTRL+F8;
 +
* сформировать [[Клиенты и партнеры#Акт сверки|акт сверки]] взаимных расчетов. Для этого выделите в списке платеж клиента, по которому нужно сформировать акт, и в контекстном меню выберите пункт '''Акт сверки'''.
  
−
При оплате '''безналично''' возможно ввести дату документа и номер платежного поручения. Банковские реквизиты заполнятся автоматически согласно вкладке '''"Реквизиты"''' карточки клиента.
+
=== Платежи от клиентов ===
  
−
====Загрузка из банк-клиента====
+
Платежи от клиентов можно:
−
[[Файл:Import-iz-bank-klienta.png|thumb|300px|right|Форма загрузки из банк-клиента]]
+
* [[#Ручной ввод|вводить вручную]];
 +
* [[#Импорт из банк-клиента|импортировать из клиент-банка]].
  
−
Импорт платежей из банк-клиента позволяет загружать в систему документы об оплате и автоматически привязывать их к счетам.
+
==== Ручной ввод ====
  
−
Для импорта платежей из банк-клиента в систему, необходимо в любом банк-клиенте выгрузить выписки\платежки в текстовый файл (в большинстве случаев данная выгрузка в банк-клиенте называется "Экспорт в 1С").
+
Ввести платеж вручную можно следующими способами:
−
Для загрузки файла в программе КС2008, нажимаем '''"Связь"''' - '''"Импорт из банк-клиента"'''.
+
* на вкладке '''Клиенты''' выберите клиента в списке и нажмите F5 или в контекстном меню выберите пункт '''Ввести платеж''';
−
+
* откройте пункт основного меню '''Документы''' > '''Счета''', выберите счет и нажмите F5 или в контекстном меню выберите пункт '''Ввести оплату''';
−
В поле '''"Путь к файлу обмена"''' – выбираем загружаемый файл.
+
* при оплате заказа наличными в карточке заказа установите флажок '''Оплата наличными''' и справа нажмите на кнопку [[Файл:Плюс2.png]].
 +
 
 +
В результате откроется карточка платежа:
 +
 
 +
[[Файл:platezh.png|none|400px]]
  
−
Галка '''"Удалить файл после загрузки"''' – устанавливается в случае, если нет необходимости хранить старые файлы.
+
# Укажите сумму, дату и тип оплаты: наличная или безналичная.
 +
#: При оплате наличными можно изменить заказ, по которому курьер привез деньги, а также данные курьера.
 +
#: При безналичной оплате введите номер платежного поручения и дату документа. Банковские реквизиты автоматически заполнятся данными со вкладки '''Реквизиты''' карточки клиента.
 +
# Нажмите на кнопку '''ОК'''.
  
−
Галка '''"Загружать исходящие платежи"''' – позволяет учитывать платежи от нас к нашим контрагентам.
+
Платеж появится в разделе '''Документы''' > '''Платежи'''.
  
−
Для начала загрузки нажимаем кнопку '''"Ок"'''.
+
Не рекомендуется вводить вручную безналичные платежи, это увеличивает вероятность неверного ввода информации. Используйте загрузку из банк-клиента.
 +
<div style="font-size: 14px; color: #a92424; background-color: #ffdede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
 +
'''Важно!''' При внесении платежа по заказу с оплатой наличными может пробиваться чек (зависит от переменной "Справочники" -> "Переменные" -> "Финансы" -> "Кассовые чеки" -> "Печать чека при оплате доставки отправителем в заказе: Да"). На платеж наличными чек будет пробит так же "Наличными", на платеж по безналу чек будет пробит как "Оплата картой".
 +
</div>
 +
==== Импорт из банк-клиента ====
  
−
После загрузки, при необходимости правки привязки платежей к счетам, нажимаем на кнопку - '''"Платежи"'''. При этом откроется окно заведенных в системе платежей.
+
Импорт платежей из банк-клиента позволяет загружать в MeaSoft документы об оплате и автоматически привязывать их к счетам.
  
−
Для определения фирмы, по которой нужно загружать платежи, система сравнивает '''расчетный счет''' в файле '''с расчетным счетом''', указанным в контрагенте  фирмы.
+
Чтобы импортировать платежи:
−
Далее система смотрит, какой '''ИНН''' указан в платеже и ищет по нему клиента. Если клиент с данным '''ИНН''' в базе не найден, то поиск выполняется по '''БИК''' и '''расчетному счету'''.
+
# Выгрузите выписки по платежам из банк-клиента в текстовый файл. В большинстве случаев такая выгрузка в банк-клиенте называется «Экспорт в 1С».
−
+
# В MeaSoft выберите в меню '''Связь''' > '''Импорт из банк-клиента'''. Откроется окно «Импорт платежей»:[[Файл:Import-iz-bank-klienta.png|500px|none]]
−
При загрузке платежей система выполняет поиск и привязку входящих платежей – к выставленным безналичным счетам.  Платеж привязывается к счету, в случае если сумма счета и сумма в платеже совпадают.  Если счет на сумму платежа не найден, то система рассчитывает, есть ли два счета, сумма которых бы закрывалась по платежу. В случае, если такие счета есть, то система закрывает данным платежом оба счета.
+
# Укажите путь к выгруженному файлу в поле '''Путь к файлу обмена'''.<br>'''Удалить файл после загрузки'''. Если флажок установлен, текстовый файл выписки по платежам будет удален c вашего компьютера после загрузки в MeaSoft.<br>'''Загружать исходящие платежи'''. Если флажок установлен, проводятся платежи от нас к нашим контрагентам.
 +
# Чтобы загрузить платеж, нажмите на кнопку '''ОК'''.
 +
 
 +
Платежи появятся в разделе '''Документы''' > '''Платежи'''.
  
−
'''Например''': загружаем платеж на 10250 р., в системе есть два счета на сумму 4150 и 6100. Система распределит сумму платежа на оба счета, тем самым закрыв их и привяжет оба счета к платежу.
+
При внесении платежей выполняется поиск и привязка входящих платежей к выставленным счетам с безналичным типом оплаты. Подробнее см. раздел [[#Привязка платежей|«Привязка платежей»]].
−
В случае, если платеж не привязался по сумме или одним платежом оплачивали более двух счетов, такой платеж попадает в не разнесённые и его можно будет разнести вручную.
 
  
−
Если платеж, ранее загружался, то повторно он загружаться не будет.
+
Чтобы изменить привязки платежей к счетам, нажмите на кнопку '''Платежи'''. Откроется окно проведенных в системе платежей.
  
 
===Платежи партнерам===
 
===Платежи партнерам===
−
Для передачи средств партнерам и их учету в системе необходимо выбрать клиента из списка и через контекстное меню выбрать '''"Передача средств клиенту"'''.
 
  
−
Далее внести информацию о платеже аналогично вводу платежа [[#Платежи от клиентов|ОТ клиента]].
+
Чтобы провести платеж партнеру:
 +
# На вкладке '''Клиенты''' выберите партнера из списка и в контекстном меню выберите '''Передача средств клиенту'''. Откроется окно «Передача средств клиенту»:[[Файл:Платеж клиенту.png|none|400 px]]
 +
# Укажите сумму, дату и тип оплаты: наличная или безналичная.
 +
#:При оплате наличными можно изменить заказ, по которому курьер привез деньги, а также данные курьера.
 +
#:При безналичной оплате введите номер платежного поручения и дату документа. Банковские реквизиты автоматически заполнятся данными со вкладки '''Реквизиты''' карточки клиента.
 +
#Нажмите на кнопку '''ОК'''.
  
−
== Координаты “печати” и “подписи” в печатной форме Cчета ==
+
Платеж появится в разделе '''Документы''' > '''Платежи'''.
−
[[Файл:Positionofpic1.png|thumb|350px|right|'''рис.1 Графические элементы в документе Счет''']]
 
−
Для стандартных типов печатных форм Счета в системе предусмотрена возможность выгрузки печати предприятия, подписи руководителя, подписи бухгалтера. Копии изображений предварительно должны быть загружены в систему через [[Справочники#Фирмы|'''“Справочники” – “Фирмы”''' (на вкладке '''“Сканы”''')]]. Скан копии изображений предварительно должны быть преобразованы в графический формат PNG, который поддерживает прозрачность фона.
 
−
[[Файл:Positionofpic2.png|thumb|450px|right|'''рис.2 Печатная форма Счета на Вкладке "Данные"''']]
 
−
По умолчанию, скан копии изображений выгружаются в печатную форму счета только при рассылке счета клиенту по e-mail (функция контекстного меню '''“Разослать по e-mail…”'''). В форму счета для вкладки '''“Счет”''' и '''“Акт”''' из системы автоматически выгружаются изображения: '''“Печать предприятия”''' и '''“Подпись директора”''', для вкладки '''“Фактура”''' выгружаются '''“Подпись директора”''' и '''“Подпись бухгалтера”'''. Система автоматически подбирает координаты местоположения изображений путем поиска по словосочетаниям '''"Руководитель организации"''' и '''"Главный бухгалтер"''' в форме.
 
  
−
В случаях, когда пользователю системы требуется точная калибровка местоположения каждого элемента изображения на форме – необходимо вручную задать координаты ячеек для конкретного элемента формы для определенной вкладки. Координаты графических элементов задаются в печатной форме счета для ячеек на вкладке '''“Данные”''' (показано на рисунке) в цифровом выражении (буквенные значения не предусмотрены, например ячейке '''“D”''' соответствует порядковый номер в виде цифры '''“4”'''). Координата состоит из двух значений – для верхнего левого угла изображения (top-left):
+
=== Привязка платежей ===
  
−
[O6, P6] – верхний угол координат для изображения '''“Печати предприятия”''' на вкладке '''“Счет”''';
+
При внесении платежей выполняется поиск и привязка входящих платежей к выставленным счетам с безналичным типом оплаты. Платеж привязывается к счету, если суммы счета и платежа совпадают. Если счет на сумму платежа не найден, то система рассчитывает, есть ли два счета, сумма которых закрывается по платежу. Если такие счета есть, оба счета закрываются этим платежом.
  
−
[Q6, R6] – верхний угол координат для изображения '''“Печати предприятия”''' на вкладке '''“Акт”''';
+
Пример: загружен платеж на 10250 руб., найдены два счета на сумму 4150 руб. и 6100 руб. Сумма платежа распределяется на оба счета, платеж привязывается к обоим счетам, счета закрываются.
  
−
[O7, P7] – верхний угол координат для изображения '''“Подпись директора”''' на вкладке '''“Счет”''';
+
Если платеж не привязался по сумме или одним платежом оплачивали более двух счетов, такой платеж попадает в неразнесенные, и его можно будет распределить вручную.
  
−
[Q7, R7] – верхний угол координат для изображения '''“Подпись директора”''' на вкладке '''“Акт”'''.
+
Ранее загруженные платежи повторно не загружаются.
  
 +
Чтобы привязать платеж вручную:
  
−
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
+
# Откройте '''Документы'''> '''Платежи''' и установите флажок '''Только непривязанные''' и/или '''Только неразнесенные'''.
−
'''!Примечание!'''  
+
# Выделите в списке платеж, который нужно привязать  к счету, и нажмите CTRL+F3 или в контекстном меню выберите '''Посмотреть привязки к счетам'''.
−
Подпись бухгалтера выгружается только для формы '''“Счета-фактуры”''' (вкладка '''“Фактура”'''), изменение координат для которой не предусмотрено. Вкладка '''“Фактура”''' появляется в печатной форме документа Счет только для фирм, у которых задана ставка НДС.  
+
#:Откроется окно «Привязка счетов и платежей». Если платеж не привязан ни к одному счету, записей в таблице нет. Если платеж не полностью разнесен по счетам, отображается информация по уже привязанным счетам и нераспределенный остаток платежа.
−
</div>
+
# Нажмите F3 или в контекстном меню выберите '''Добавить'''. Откроется окно «Счета», в котором содержатся счета, выставленные клиенту в указанный период. Выберите счет, к которому нужно привязать платеж.  
−
<br />
+
В окне «Привязка счетов и платежей» появится новая строчка с информацией о платеже и привязанном к нему счете.

Текущая версия на 08:42, 8 июня 2023

Управление счетами

Для управления счетами выберите в меню Документы пункт Счета. Необходимо наличие прав на просмотр счетов. Откроется окно «Счета»:

Список счетов.png

В верхней части окна расположены фильтры списка счетов. Фильтры можно комбинировать, чтобы вывести в таблице счетов необходимую информацию. Чтобы снять установленные фильтры, нажмите на кнопку Отменить.

Выставленные счета и информация по ним представлены в виде таблицы. Оплаченные счета отображаются на сером фоне.

Если ведется учет подписанных актов, в табличной части можно отобразить столбец Подписан акт. Чтобы установить флажок Подписан акт, отсканируйте штрихкод с распечатанного акта по счету.

В этом окне доступны следующие действия со счетами:

  • открыть карточку счета. Чтобы просмотреть информацию по счету, выделите его в таблице и нажмите Enter;
  • отметить оплату счета. Для этого выделите счет и нажмите F5. Откроется окно оплаты счета, в котором необходимо ввести даты отчета и оплаты. При нажатии на кнопку ОК заказы клиента за период счета и сам счет станут оплаченными. Эта операция выполняется автоматически при импорте из банк-клиента;
  • просмотреть детализацию счета — F9;
  • выгрузить счета в Microsoft Excel — Ctrl+F9;
  • указать дату обещанного платежа
     по счету — пункт контекстного меню Дата обещанного платежа;
  • экспортировать выбранные счета в 1С;
  • массово выставить счета;
  • сформировать заказ на доставку выделенных счетов — Ctrl+F12.

Карточка счета

Карточка счета имеет следующий вид:

Карточка счета.png

Вид табличной части счета зависит от используемой печатной формы.

Заказчик. Имя или название клиента курьерской службы.

Отдел. Название отдела компании, создавшего заказ.

Основание. Определяет порядок оплаты услуг курьерской службы. Возможные значения:

  • Заказы — клиент оплачивает все доставки по заказам. В этом случае правее выпадающего списка появляется кнопка More.png, при нажатии на которую можно увидеть номера заказов, на которые выставлен этот счет;
  • Акт передачи денег/ТМЦ — клиент оплачивает услуги по заказам, вошедшим в АПД.

Период счета. Интервал дат заказов, за которые выставляется счет.

Дата документа. Заполняется автоматически датой выставления счета.

Предоплата. Если флажок установлен, значит клиент оплачивает услуги до их выполнения, деньги списываются с баланса клиента в системе.

Нал. Если флажок установлен, клиент оплачивает услуги наличными деньгами.

Курс валюты. Отношение валюты, в которой производится расчет, к рублю. Укажите значение или нажмите на кнопку More.png рядом с полем для подстановки значения из справочника Курсы валют.

Скидка. Скидка клиента в процентах. Вы можете указать скидку вручную или по кнопке More.png заполнить значением, указанным в карточке клиента.

Тип формы. Тип печатной формы счета. Выберите значение из выпадающего списка или скопируйте тип из карточки клиента с помощью кнопки More.png.

Печатные формы счетов хранятся в разделе Справочники > Печатные формы > Счета. Их можно сохранять, загружать, редактировать в Microsoft Excel.

Вы можете загрузить последнюю версию стандартной печатной формы здесь.

Огранич. Если флажок установлен, то включено ограничение по минимальной сумме счета, установленной в карточке клиента. Кнопка More.png рядом с полем позволяет скопировать значение из поля Мин. сумма счета карточки клиента.

Счет. Если флажок установлен, будет сформирован счет, и вы можете ввести номер счета вручную или по кнопке More.png подставить значение автоматической нумерации. Если флажок снят, счет не формируется. Эта возможность используется, чтобы создать акт выполненных работ для клиентов, работающих по предоплате.

Счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в течение года. Пользователь может изменять номера счетов, но при этом контролируется правильность последовательности дат и номеров счетов: невозможно создать счет с номером большим, а датой меньшей, чем у уже имеющегося счета за данный год, и наоборот. Эта возможность включена переменной Справочники > Переменные > Финансы > Счета > Контролировать последовательность дат и номеров счетов.

Фактура. Вы можете ввести номер фактуры вручную или по кнопке More.png подставить значение автоматической нумерации.

Показывать нули. Если флажок установлен, в таблице отображаются строки с нулевыми ценами.

Кол-во счетов, Актов, Фактур. Укажите количество экземпляров документов для печати.

Уполн. лицо. Укажите сотрудника, который выставил счет.

Примечания. Поле для примечаний.

В таблице Подробно перечислены услуги доставки, за которые выставлен счет. Данные сгруппированы по стоимости. Кнопки для работы с таблицей:

  • Подробнее — дополнительная информация о позициях в таблице;
  • Адреса — отображает список адресов, по которым выставлен счет;
  • Функции — открывает меню дополнительных функций. Доступна только для созданных счетов;
  • Пересчитать — используется при изменении дат счета. Система объединит данные из корреспонденции и добавит в таблицу. При необходимости данные можно изменить. Если количество цен доставки больше, чем строк в таблице, то система объединит позиции. Будет создана позиция с количеством 1 и стоимостью, равной сумме всех доставок.

Кнопка Печать сохраняет счет и выводит комплект документов на печать на принтер, установленный по умолчанию.

Кнопка Просмотр сохраняет счет, формирует комплект документов и открывает его в Microsoft Excel.

Чтобы просмотреть форму счета с выгруженными подписями и печатью, в форме счета нажмите на кнопку Просмотр или Печать, удерживая нажатой клавишу CTRL. В результате сформируется документ XSL или PDF соответственно.

После выставления счета запрещены действия, приводящие к изменению стоимости доставки корреспонденции.

Примечание. Если сначала создать и распечатать комплект документов, а потом изменить печатную форму, реквизиты контрагентов и т.п., при повторной печати документов сформируются документы с новыми реквизитами и формой счета.

Выставление счета

Счета можно выставить:

  • вручную:
    • на вкладке Заказы выберите в списке заказ в контекстном меню нажмите Выставить счет;
    • на вкладке Клиенты выберите клиента и нажмите F2 или в контекстном меню нажмите Выставить счет;
    • в основном меню откройте Документы > Акты передачи денег/корреспонденции, в списке выделите АПД и в контекстном меню нажмите Выставить счет;
  • массово. Подробнее см. раздел «Массовое выставление счетов».

Чтобы разделять счета компании по отделам, в карточке клиента заполните вкладку Отделы и в карточке заказа указывайте отдел заказчика.

Настройки выставления счета хранятся в карточке клиента на вкладках Реквизиты и Финансы.

В зависимости от принятой системы взаиморасчетов с клиентом можно выставить счет на предоплату или на оплату фактически оказанных услуг.

Если счет, выставленный на заказ, не оплачен, то изменить дату создания этого заказа можно при отключенной переменной Справочники > Переменные > Финансы > Счета > Контроль целостности счета или если в этой переменной указан пользователь, которому разрешено менять дату. В этом случае пользователь увидит напоминание о необходимости пересчета суммы счета.

Выставленные счета можно посмотреть в пункте основного меню Документы > Счета.

Если предыдущий счет был выставлен ранее, чем за последние 3 месяца, то счет формируется за ПОСЛЕДНИЙ календарный месяц.

Массовое выставление счетов

Функция предназначена для упрощения и ускорения процесса выставления счетов клиентам.

Откройте Функции > Массовое выставление счетов или Документы > Счета и нажмите на кнопку Масcовое выставление счетов. Откроется окно «Массовое выставление счетов»:

Массовоее выставление.png

В верхней части окна расположены настройки списка клиентов, которым нужно выставить счета. В таблице ниже отображается название клиента и стоимость доставки по заказам, созданным за последние три месяца.

Помимо настроек фильтра, заказы должны отвечать следующим условиям:

  • не закрыты счетами;
  • не оплачены наличными;
  • корреспонденции в заказе не входят в закрытые счетами АПД;
  • в карточке корреспонденции, входящей в заказ, не установлен флажок Оплата получателем.

Настройки списка:

Дата до. Дата, до которой сделаны заказы, попадающие в счет. Начальная дата формируется на основании предыдущего счета. Если счета нет, то отображаются заказы за 3 последних месяца.

Дата счета. Дата выставления счета.

№ счета. По умолчанию указывается номер, который будет присвоен следующему счету, выставленному от выбранной фирмы. Счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в течение года. Пользователь может указать номер счета, с которого будут начинаться выставляемые счета, но при этом контролируется правильность последовательности дат и номеров счетов: невозможно создать счет с номером большим, а датой меньшей, чем у уже имеющегося счета за данный год, и наоборот. Эта возможность включена переменной Справочники > Переменные > Финансы > Счета > Контролировать последовательность дат и номеров счетов.

№ фактуры совпадает с № счета. Если флажок установлен, номер счет-фактуры устанавливается таким же, как номер счета.

Выставлять по. Выберите основание для выставления счетов. Возможные значения: заказам, актам (АПД).

Фирма. Юридическое лицо, от имени которого выставляется счет.

Режим. Периодичность выставления счета. Возможные значения: Ручное выставление, 1 раз в месяц, 2 раза в месяц. По указанному значению фильтруются клиенты, которым нужно выставить счет. Этот признак указывается в карточке клиента, на вкладке Финансы, в поле Режим выставления. Таким образом, для каждого клиента можно указать собственный режим выставления счетов
.

Кнопка Выставить счета всем запускает формирование счетов клиентам, отображаемым в табличной части. Если нужно выставить счета только для части клиентов, указанных в списке, выделите названия клиентов в списке и в контекстном меню выберите Выставить счет.

Результат выставления счетов отображается в окне лога.

Выставленные счета находятся в разделе Документы > Счета. Проверьте их корректность перед отправкой клиенту.

Счет на предоплату

Работа по предоплате предполагает, что клиент вносит на свой баланс установленную сумму предоплаты, и стоимость услуг постепенно списывается с баланса.

Чтобы установить предоплатный режим работы, в карточке клиента перейдите на вкладку Финансы и установите флажок Предоплата.

При этом флажок Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег должна быть снят, иначе стоимость доставки будет взиматься с клиента дважды: первый раз — при оформлении заказа, второй раз — при создании акта передачи денег.

Чтобы клиент пополнил баланс, выставьте ему счет с установленным флажком Предоплата:

Schet 1.png

Текущий баланс можно проверить в карточке клиента, на вкладке Финансы.

При создании карточки заказа, корреспонденции или срочного заказа от этого клиента будет появляться всплывающее сообщение с информацией о текущем балансе.

Если сумма баланса ниже значения, которое указано в переменной Справочники > Переменные > Финансы > Минимальный баланс для напоминания, то во всплывающем сообщении будет значок ошибки.

Чтобы сформировать акт и счет-фактуру по заказу при предоплатной системе расчетов, выставьте счет без флажка Счет с указанным периодом счета. В акте и счет-фактуре вместо номера указывается «б/н», потому что номера счета как такового нет. Сделано это для того, чтобы номера счетов, актов, счет-фактур совпадали.

Печатная форма счета

В стандартных печатных формах счетов можно размещать сканы логотипа и печати предприятия, подписей руководителя и бухгалтера.

Positionofpic1.png

Скан-копии изображений в формате PNG, который поддерживает прозрачность фона, должны быть загружены в справочник Фирмы на вкладку Сканы.

Существуют следующие способы размещения печати, логотипа и подписей в печатной форме счета:

Скан-копии изображений выгружаются в печатную форму счета только при отправке счета клиенту по электронной почте (функция контекстного меню Разослать по e-mail).

Чтобы просмотреть форму счета с выгруженными скан-копиями, в форме счета нажмите на кнопку Просмотр или Печать, удерживая нажатой клавишу CTRL. В результате сформируется документ XSL или PDF соответственно.

В форму акта можно добавить штрихкод, чтобы в списке счетов (Документы > Счета) по нему находить счет и устанавливать флажок Подписано.

Штрихкод всегда расположен на втором листе печатной формы. Размещение штрихкода на листе задается тегом <BARCODE>:

  • если тег не указан, штрихкод размещается в ячейке BM23;
  • чтобы скрыть штрихкод, укажите тег <BARCODE><HIDE> в любой ячейке листа;
  • чтобы указать расположение штрихкода, укажите тег <BARCODE> в нужной ячейке.

Теги

Вы можете задать расположение печати, логотипа и подписей в печатной форме с помощью следующих тегов:

  • <LOGO> — определяет расположение логотипа организации. Если логотип не загружен в справочнике Фирмы, используется изображение из справочника Двоичные данные > Большой логотип с полутонами (для печати);
  • <STAMP> — определяет расположение печати компании;
  • <DIR> — определяет расположение подписи директора;
  • <BUH> — определяет расположение подписи главного бухгалтера.


Штамп и печать.png


После тега можно указать высоту и ширину скан-копии изображения в символах Microsoft Excel
. Формат записи: <STAMP> 16, 16.

Количество тегов на листе не ограничено.

Координаты

В форму счета для вкладки Счет и Акт из системы автоматически выгружаются изображения: Печать предприятия и Подпись директора, для вкладки Фактура выгружаются Подпись директора и Подпись бухгалтера. Система автоматически подбирает координаты местоположения изображений путем поиска по словосочетаниям Руководитель организации и Главный бухгалтер в форме.

Если требуется точная калибровка расположения элемента, задайте координаты ячеек для вставки изображения вручную на вкладке Данные. Координаты указываются в цифровом выражении. Буквенные значения не предусмотрены, например ячейке D соответствует цифра 4.

Координата указывается для верхнего левого угла изображения (top-left), состоит из двух значений и записывается строго в следующие ячейки на вкладке Данные:

  • [O6, P6] – печать предприятия на вкладке Счет;
  • [Q6, R6] – печать предприятия на вкладке Акт;
  • [O7, P7] – подпись директора на вкладке Счет;
  • [Q7, R7] – подпись директора на вкладке Акт.
Positionofpic2.png

Подпись бухгалтера выгружается только для формы Счета-фактуры (вкладка Фактура), изменение координат для которой не предусмотрено. Вкладка Фактура появляется в печатной форме документа Счет только для фирм, у которых задана ставка НДС.

Чтобы добавить логотип компании в счет, разместите его на первом листе печатной формы.

Если в документе найден хоть один тег <LOGO>, <STAMP>, <DIR> или <BUH>, координаты в документе игнорируются, изображения вставляются тегами.

Кастомная детализация

Имеется возможность вкладывать скрипт кастомной детализации счета в саму форму счета - для случаев, когда нужно сделать форму детализации для какого-нибудь клиента или разновидности счета отличной от стандартной или общей кастомной. Скрипт помещается на вкладку Данные в ячейку H3. Правила составления скрипта аналогичны системной доп.возможности CustomBillDetaling см. [1]

Рассылка по e-mail

Чтобы отправить счет по электронной почте, в списке счетов в контекстном меню выберите Разослать по e-mail.

Если кнопка недоступна, убедитесь, что выполнены следующие условия:

  • в карточке пользователя, который выполняет рассылку, указан адрес электронной почты;
  • указаны общие или локальные настройки почтового сервиса:
    • общие — Справочники > Переменные > Подключения > Почтовый сервер;
    • локальные — Настройка > Параметры > Подключения;
  • в карточке клиента, которому выставлен счет, на вкладке Финансы указан адрес электронной почты.

Чтобы отправить выставленные счета сразу нескольким клиентам, выделите их в списке и в контекстном меню выберите Разослать по e-mail .

Экспорт счетов в 1С

Использование этой функциональности предполагает наличие подключенного модуля 1С:Бухгалтерия.

Чтобы экспортировать счет в 1С:

  1. Откройте пункт основного меню Связь > Экспорт счетов в 1С. Откроется окно следующего вида:
    Экспорт счетов в 1C.png
  2. Укажите интервал дат выставления счетов, файл, в который нужно выгружать информацию о счетах. В поле Фирма выберите из списка название юридического лица, которое выставляет счет.
  3. Нажмите на кнопку ОК. Информация о выставленных счетах сохраняется в указанный файл, подробнее см. описание формата экспорта счетов в 1С.

Сформированный файл с помощью внешней обработки 1C в формате EPF можно загрузить в модуль 1С:Бухгалтерия.

Проведение платежа

Чтобы просмотреть внесенные платежи, выберите в меню Документы > Платежи. Откроется окно «Платежи»:

Платежи.png

В верхней части окна расположены фильтры списка платежей. Фильтры можно комбинировать, выводя в таблице платежей необходимую информацию.

Введенные платежи и информация по ним представлены в виде таблицы. Сумма платежа со знаком минуса означает платеж партнеру.

В этом окне доступны следующие действия со платежами:

  • открыть карточку платежа. Чтобы просмотреть информацию по платежу, выделите его в таблице и нажмите Enter;
  • ввести платеж вручную;
  • просмотреть привязки платежа к счетам — CTRL+F3;
  • удалить платеж — CTRL+F8;
  • сформировать акт сверки взаимных расчетов. Для этого выделите в списке платеж клиента, по которому нужно сформировать акт, и в контекстном меню выберите пункт Акт сверки.

Платежи от клиентов

Платежи от клиентов можно:

Ручной ввод

Ввести платеж вручную можно следующими способами:

  • на вкладке Клиенты выберите клиента в списке и нажмите F5 или в контекстном меню выберите пункт Ввести платеж;
  • откройте пункт основного меню Документы > Счета, выберите счет и нажмите F5 или в контекстном меню выберите пункт Ввести оплату;
  • при оплате заказа наличными в карточке заказа установите флажок Оплата наличными и справа нажмите на кнопку Плюс2.png.

В результате откроется карточка платежа:

Platezh.png
  1. Укажите сумму, дату и тип оплаты: наличная или безналичная.
    При оплате наличными можно изменить заказ, по которому курьер привез деньги, а также данные курьера.
    При безналичной оплате введите номер платежного поручения и дату документа. Банковские реквизиты автоматически заполнятся данными со вкладки Реквизиты карточки клиента.
  2. Нажмите на кнопку ОК.

Платеж появится в разделе Документы > Платежи.

Не рекомендуется вводить вручную безналичные платежи, это увеличивает вероятность неверного ввода информации. Используйте загрузку из банк-клиента.

Важно! При внесении платежа по заказу с оплатой наличными может пробиваться чек (зависит от переменной "Справочники" -> "Переменные" -> "Финансы" -> "Кассовые чеки" -> "Печать чека при оплате доставки отправителем в заказе: Да"). На платеж наличными чек будет пробит так же "Наличными", на платеж по безналу чек будет пробит как "Оплата картой".

Импорт из банк-клиента

Импорт платежей из банк-клиента позволяет загружать в MeaSoft документы об оплате и автоматически привязывать их к счетам.

Чтобы импортировать платежи:

  1. Выгрузите выписки по платежам из банк-клиента в текстовый файл. В большинстве случаев такая выгрузка в банк-клиенте называется «Экспорт в 1С».
  2. В MeaSoft выберите в меню Связь > Импорт из банк-клиента. Откроется окно «Импорт платежей»:
    Import-iz-bank-klienta.png
  3. Укажите путь к выгруженному файлу в поле Путь к файлу обмена.
    Удалить файл после загрузки. Если флажок установлен, текстовый файл выписки по платежам будет удален c вашего компьютера после загрузки в MeaSoft.
    Загружать исходящие платежи. Если флажок установлен, проводятся платежи от нас к нашим контрагентам.
  4. Чтобы загрузить платеж, нажмите на кнопку ОК.

Платежи появятся в разделе Документы > Платежи.

При внесении платежей выполняется поиск и привязка входящих платежей к выставленным счетам с безналичным типом оплаты. Подробнее см. раздел «Привязка платежей».

Чтобы изменить привязки платежей к счетам, нажмите на кнопку Платежи. Откроется окно проведенных в системе платежей.

Платежи партнерам

Чтобы провести платеж партнеру:

  1. На вкладке Клиенты выберите партнера из списка и в контекстном меню выберите Передача средств клиенту. Откроется окно «Передача средств клиенту»:
    Платеж клиенту.png
  2. Укажите сумму, дату и тип оплаты: наличная или безналичная.
    При оплате наличными можно изменить заказ, по которому курьер привез деньги, а также данные курьера.
    При безналичной оплате введите номер платежного поручения и дату документа. Банковские реквизиты автоматически заполнятся данными со вкладки Реквизиты карточки клиента.
  3. Нажмите на кнопку ОК.

Платеж появится в разделе Документы > Платежи.

Привязка платежей

При внесении платежей выполняется поиск и привязка входящих платежей к выставленным счетам с безналичным типом оплаты. Платеж привязывается к счету, если суммы счета и платежа совпадают. Если счет на сумму платежа не найден, то система рассчитывает, есть ли два счета, сумма которых закрывается по платежу. Если такие счета есть, оба счета закрываются этим платежом.

Пример: загружен платеж на 10250 руб., найдены два счета на сумму 4150 руб. и 6100 руб. Сумма платежа распределяется на оба счета, платеж привязывается к обоим счетам, счета закрываются.

Если платеж не привязался по сумме или одним платежом оплачивали более двух счетов, такой платеж попадает в неразнесенные, и его можно будет распределить вручную.

Ранее загруженные платежи повторно не загружаются.

Чтобы привязать платеж вручную:

  1. Откройте Документы> Платежи и установите флажок Только непривязанные и/или Только неразнесенные.
  2. Выделите в списке платеж, который нужно привязать к счету, и нажмите CTRL+F3 или в контекстном меню выберите Посмотреть привязки к счетам.
    Откроется окно «Привязка счетов и платежей». Если платеж не привязан ни к одному счету, записей в таблице нет. Если платеж не полностью разнесен по счетам, отображается информация по уже привязанным счетам и нераспределенный остаток платежа.
  3. Нажмите F3 или в контекстном меню выберите Добавить. Откроется окно «Счета», в котором содержатся счета, выставленные клиенту в указанный период. Выберите счет, к которому нужно привязать платеж.

В окне «Привязка счетов и платежей» появится новая строчка с информацией о платеже и привязанном к нему счете.

Источник — «https://wiki.courierexe.ru/index.php?title=Счета&oldid=14726»