Учет корреспонденции

Назначение

Предназначен для просмотра, создания, редактирования, отслеживания корреспонденций в программе. Процесс работы со срочными заказами описан в статье.

Заказы

• Что такое заказы.
• Для чего используются заказы.
• Как формируются заказы.
• Отображение заказов.

Заказы

Заказ - это количество единовременно переданной корреспонденции от клиента курьерской службы, т.е. заказ может включать одно отправление или объединять несколько отправлений на доставку от одного клиента. Для работы с заказами, перейдите на вкладку "Заказы", а также, настройте права доступа к Почтовым заказам

Почтовые заказы – условное название, т.к. в системе есть "журнал срочных заказов". В почтовые заказы заносится вся корреспонденция, т.к. на основании этих данных ведутся финансовый и кадровый учеты, статистика, отчетность и т.д.

Заказы в программе представлены в виде таблицы. Вы можете настроить количество отображаемых заказов в окне

Для этого перейдите в "Настройки" -> "Параметры" -> "Отображение" и укажите количество в поле "Ограничить кол-во заказов:"

Справа от таблицы, находится фильтр заказов, который позволяет сортировать данные по заданным критериям:

• Заказчик - отображает заказы от конкретного клиента курьерской службы или от всех.
• Примечание - отображает заказы, примечание которых совпадает с указанным.
• Дата заказа - отображает заказы, созданные в указанный промежуток.
• Тип заказа - выпадающий список с типами заказов. Отображает выбранный тип заказа.
• Только невидимые - отображает заказы со снятой галкой "Видимый", в карточке заказа.

Для применения условий фильтра нажмите кнопку "Вывести", для возвращения к исходному состоянию нажмите "Очистить".

Создание

• Действия по созданию заказа.
• Рассмотрение карточки заказа
• Дополнительные условия и функции.

Карточка заказа

Чтобы создать заказ выберите пункт контекстного меню "Создать".

Рассмотрим карточку заказа:

• Номер заказа – значение проставляется автоматически программой.
• Расширенные или Прост. - выбор параметра определяет тип ведомостей, печатаемых для данного заказа.
  • Сняты обе галки - печатается обычная накладная.
  • Стоит галка Прост. - печатается упрощенная накладная.
  • Стоит галка Расширенная - расширенная накладная. В случае если есть вложения - накладная для интернет магазинов.
• Заказчик - клиент оформивший заказ
• Дата и Время получения - когда отправления были фактически получены курьерской службой.
• Отдел и ФИО - контактная информация заказчика.
• Получил курьер и его Код - курьер забравший данный заказ.
• Плата курьеру за забор - фиксированная стоимость забора.
• Содержит - количество единиц корреспонденции и стоимость услуг.
• Оплата наличными Платежи - возможность принять оплату наличными или просмотр счетов-фактур на данный заказ.
• Вложение - описание вложения в корреспонденции. При создании корреспонденции в этом заказе значение данного поля будет копироваться в каждую единицу, с дальнейшей возможностью изменения для конкретной единицы корреспонденции.
• Примечания - дополнительная информация о заказе.
• Срок доставки - позволяет задать срок доставки в рабочих днях, если он отличается от значения по умолчанию.
• Тип заказа - типы заказов добавляются в справочниках.
• Видимый - используется для фильтрации. Если галка не стоит, то программа считает заказ не видимым.
• Не начислять ЗП - не зачислять зарплату курьерам за доставку корреспонденции входящую в данный заказ.

Прием заказа

• Что такое прием.
• Когда используется прием.
• Принцип работы.
• Дополнительный функционал.

Корреспонденция из заказов может проходить по системе четырьмя способами:

1. Корреспонденция забирается у заказчика и сразу доставляется, без завоза в офис. В таком случае, курьер заполняет предварительно распечатанный квиток. В конце рабочего дня такие рукописные ведомости заносятся в базу данных.
2. Корреспонденция доставляется в офис, заносится в базу данных. На нее печатаются расширенные ведомости. Для выдачи такого заказа, считывается штрих-код, напечатанный на нем.
3. На занесенную в базу корреспонденцию распечатываются наклейки.
4. На занесенную в базу корреспонденцию печатаются не расширенные ведомости.

Процесс приема корреспонденции описан в статье Прием корреспонденции на склад.

Коррекция адресов

• Что такое коррекция адресов.
• Для чего используется.
• Как корректировать адреса.
• Дополнительные условия и параметры.

Это действия в программе направленные на уменьшение количества не результативных доставок курьерами, по причине смены адреса получателями. Коррекция предназначена для изменения адресов получателей отправлений, с учетом доставки и не доставки отправления, когда используется массовая рассылка

Счетов, открыток, договоров и т.д.

по юридическим лицам.

В случае не результативной доставки отправления получателю, пользователь вносит информацию в поле “дата вручения” в карточке корреспонденции, а поле “время вручения” оставляет незаполненным. Также, Вы можете указать причину – поле “инфо. о доставке”, например - "Переехали". Далее, оператор уточняет новый адрес получателя отправления. Затем, пользователь создает в заказе новое отправление по новому адресу, дублирующее прежнее отправление. Если у нового отправления происходит результативная доставка, то в карточку корреспонденции вносится время вручения. После внесения времени вручения, программа понимает, что одна и та же компания имеет два адреса доставки и при создании нового заказа для этой компании, в верхней части окна будут отображаться адреса из истории прежних доставок.

Выбор адреса

Слева, в зеленом окне, отображается адрес, по которому произошла успешная доставка. Если адреса успешной доставки не нашлось, то программа ищет доставленную корреспонденцию для получателя, но уже от всех клиентов. В таком случае, цвет панели будет голубой.

Справа, в красном окне, отображается адрес, по которому курьер не доставил корреспонденции. Окно показывается, если по адресу получателя больше 1 недоставки. Если правая панель не показывается, то левая показывается по середине.

При загрузке базы данных из Excel изменяется процесс коррекции. Выберите в контекстном меню пункт “Коррекция адресов”. Окно "Коррекции адресов" отображает в табличном виде информацию по адресам данного заказа. При этом происходит проверка истории результативных и не результативных доставок для адресов, которые изменялись в процессе работы с системой. Информация по адресам в таблице окрашивается и сортируется по трем группам: красный, желтый и белый цвета.

Группы адресов

• Красный - в текущем заказе снова указан адрес, который совпадает с адресом не результативной доставки.
• Желтый - указывает на заказы, по которым новый адрес не совпадает с ранее указанными адресами.
• Белым - указан адрес одной из последних результативных доставок.

В окне "Сравнение адресов" осуществляется назначение адреса для доставки отправления. Для этого выберите пункт контекстного меню "Принять верный адрес", либо "Принять неверный адрес (примечания)". По мере выбора привязки, адреса из таблицы "Сравнения адресов" будут исчезать. Действие привязки из контекстного меню возможно выполнить и в режиме группового выделения для списка адресов.

Удаление

• Условия удаления заказа.
• Как удалить заказ.
• Дополнительные параметры.

Корреспонденция

• Что такое корреспонденция.
• Для чего используется.
• Виды корреспонденций.
• Отображение корреспонденции.

Чтобы перейти к учету корреспонденции щелкните по закладке «Адреса» (необходимо наличие прав просмотра почтовых заказов). (также возможно перейти к учету корреспонденции нажатием кнопки «пробел», находясь на закладке «Заказы», в этом случае система перейдет на закладку «Адреса», и сделает выборку корреспонденции выделенного заказа).

На закладке «Адреса» слева расположена таблица корреспонденции. Корреспонденция в таблице отображается согласно текущей выборке. Чтобы изменить выборку, нажмите кнопку «F6» для открытия окна выборки:

Фильтр корреспонденции

Общие сведения о выборке:

Выборка делается путем ввода требуемых ограничений на данные в окне «Выбор». Для полей, в которых допускается задание интервала значений (таких, как номер заказа) подразумевается, что данные введенные только в первое из двух полей интервала ограничивают значение равенством введенным данным. В текстовых полях «Компания-получатель», «ФИО получателя», «Адрес получателя», «Телефон получателя», «Примечания в заказах» и «Инфо о доставке» введенные значения ограничивают строками, начинающимися с введенных данных (например, при вводе «рога», система выдаст значения «Рога и копыта», но не выдаст «Троллейбусные рога»).

Помимо этого данные строки позволяют вводить символы – шаблоны: «%» - означает наличие любого количества любых символов, в том числе и их отсутствие, «_» подразумевает наличие любого символа (под шаблон «%рога» подойдут и «Рога и копыта» и «Троллейбусные рога», а шаблоном «р%о_га» можно найти «Реко-гарантия»). Поле «Стоимость доставки» запрашивает ввод валюты по умолчанию, если на основании введенных данных о заказе и/или клиенте, нельзя сделать вывод о целесообразности использования другой валюты. Все цены в других валютах при осуществлении выборки приводятся в валюте, в которой произведен ввод, по актуальному на дату заказа курсу валюты.

В правой части окна имеются несколько групп «галок», позволяющих выбрать состояние доставки корреспонденции, и прочее. Над галками находится выпадающий список с «быстрыми схемами» галок, расположенных ниже. Он используется для быстрого выбора наиболее часто используемых комбинаций галок. Галки имеют более высокий приоритет, чем список. Нажатие кнопки «F8» в окне «Выбор», сбрасывает значения всех полей в начальное состояние. При получении автоматических выборок (без использования окна «Выбор», например, при переходе к просмотру корреспонденции конкретного заказа) система подставляет в соответствующие поля этого окна данные, необходимые для получения текущей выборки (за исключением получения выборки путем «отката» до предыдущей выборки, а также при удалении корреспонденции из выборки). После нажатия кнопки «ОК» («Enter»), система производит выбор информации из базы данных, удовлетворяющих введенным условиям.

ВНИМАНИЕ! В зависимости от сложности введенного запроса, объемов базы данных, производительности сервера и сети, выполнение выборки может занять некоторое время. Для ограничения времени выполнения некоторых запросов служит поле «Ограничение вывода», значение которого по умолчанию подставляется из настроек программы (см. раздел [[Настройка параметров системы]]). В случае, если ограничение вывода ограничило вывод (фактически, записей, удовлетворяющих введенным условиям в базе данных оказалось больше, чем ограничения вывода), секция строки состояния главного окна, в которой отображается количество записей в текущей таблице, окрашивается в красный цвет.

Галка в выборке "Выдано не тому, кем доставлено" позволяет отобразить список доставленной корреспонденции, у которой отличается значение поля "Вручил курьер" с фактически доставившим корреспонденцию курьером на вкладке "Хронология выдачи". Этот механизм рекомендуется для мониторинга на предмет возможных мошенничеств !

После получения некоторой выборки, в таблице корреспонденции Вам доступны следующие средства обработки информации: В контекстном меню:

• «Открыть» - Открывает карточку единицы корреспонденции.
• «Создать» - Открывает окно создания новой единицы корреспонденции (необходимо наличие прав создания почтовых заказов). Также можно использовать «горячие клавиши» «F3» и «+» на правой цифровой клавиатуре. Более подробно смотрите раздел «Добавление новой единицы корреспонденции».
• «Хронология выдачи» - показывает окно хронологии выдачи курьерам. В данном окне в хронологическом порядке выводится информация о выдаче корреспонденции курьерам, менеджер выдавший, принявший, время выдачи/принятия у курьера задания. Двойной щелчок мыши (или нажатие кнопки «Enter») на строке выдачи, открывает карточку курьера, доставлявшего корреспонденцию (необходимо наличие прав просмотра курьеров, менеджеров, либо агентов, в зависимости от должности лица, доставлявшего корреспонденцию)
• «Хронология изменений» - показывает окно хронологии изменений данной единицы корреспонденции сотрудниками компании.
• «Выбор по названию» - Переходит к выборке всей корреспонденции из базы данных, с названием компании-получателя, начинающимся названием компании-получателя текущей записи.
• «Убрать из выборки» - удаляет из выборки (но не из базы данных) выбранные доставки. Это единственная функция в адресах, в которой используется возможность выбора нескольких записей. Остальные функции применяются либо к текущей, одной выделенной записи, либо ко всей выборке.
• «Показать карточку заказа» - показывает карточку заказа, в котором находится выбранная корреспонденция.
• «Показать карточку клиента» - Показывает карточку клиента, заказавшего доставку выбранной корреспонденции. (необходимо наличие *прав просмотра клиентов).
• «Удалить» - После получения подтверждения, безвозвратно удаляет выбранную корреспонденцию из базы данных. (необходимо наличие прав удаления почтовых заказов)

Помимо этого, доступны следующие «горячие клавиши»:

«F2» - Изменяет сортировку. В таблице корреспонденции доступны следующие виды сортировки:

1. Заказ, Номер. (по умолчанию). При этой сортировке самые ранние заказы оказываются наверху.
2. Район, Метро (как в ветке), адрес получателя по алавиту. При этой сортировке для каждого района видны все заказы.
3. Компания-получатель. Сортировка по алфавиту Названий компаний-получателей.
4. Заказ, Район. При этой сортировке для каждого заказа корреспонденция упорядочена по географическому признаку.
5. Период доставки (Фактически оставшееся время доставки), Район. При этой сортировке в самом верху оказываются доставки с наименьшим оставшимся временем до окончания доставки. Следующим этапом сортировки они разбиваются по географическому признаку.

Основное поле сортировки подсвечивается выделением в таблице корреспонденции. Цвет подсветки настраивается в параметрах программы.

«F4» - Копирует выборку в журнал срочных заказов (необходимо наличие прав создания срочных заказов).

«F7» - Формирует отчет по выборке для денежных заданий.

«F9» - Открывает окно экспорта выборки в MS Excel.

Создание

• Общая информация.
• Создание корреспонденции Создание корреспонденции.
• Особенности, дополнительные функции.

Для добавления новой единицы корреспонденции перейдите к выборке корреспонденции того заказа, в который Вы хотите добавить корреспонденцию, или в имеющейся выборке выделите курсором запись из нужного Вам заказа. Нажмите в контекстном меню выберите пункт «создать», либо нажмите F3, либо «+». Откроется окно создания корреспонденции, с установленными значениями клиента и заказа, в который Вы добавляете корреспонденцию, при этом, при необходимости, выборка будет сменена на выборку всей корреспонденции данного заказа.

Карточка корреспонденции

По умолчанию курсор становится в поле «Компания-получатель», либо в поле «Шифр», если в выделенной записи таблицы корреспонденции заполнено поле «Шифр».

Поле Номер конверта - номер единицы корреспонденции, система подставляет максимальный номер корреспонденции в текущем заказе, увеличенный на единицу. Система следит за уникальностью номеров корреспонденции в пределах заказа, при этом позволяя редактировать номер и давая возможность принудительно сохранить корреспонденцию с дублирующими значениями номеров в одном заказе. В случае, если в процессе редактирования новой записи другой пользователь займет номер, подставленный системой, записи будет автоматически присвоен новый номер, она будет сохранена, но пользователю будет выдано предупреждение, что нумерация изменилась. Очень важно для бизнес-процессов, чтобы нумерация корреспонденции, вводимой в базу данных одним оператором, была непрерывной, последовательной и соответствовала тому порядку, в котором корреспонденция физически расположена. В этом случае, стикеры и/или ведомости, распечатанные с сортировкой по номеру, будут иметь такую же последовательность, что существенно снизит трудозатраты на сопоставление корреспонденции стикерам и ведомостям. Для обеспечения автоматического контроля данного принципа нумерации при одновременном вводе корреспонденции несколькими операторами в один заказ применяется настройка программы, устанавливающая диапазон номеров, выделенных каждому оператору, так, чтобы они не пересекались (см. раздел Настройка параметров системы).

!ВНИМАНИЕ! Если у корреспонденции стоит №0 - она считается заборной. Отправитель и получатель меняются местами. Так же на картах будут видны адреса отправителей.

Поле Шифр применяется для ввода кода получателя, принятого в системе управления заказчика. При вводе данных в это поле и последующем переходе к другому полю система производит поиск корреспонденции с введенным значением поля «шифр», доставленной от текущего заказчика. В случае, если с таким шифром от данного заказчика в базе данных присутствует несколько организаций (различающихся по названию) система предложит оператору выбрать требуемую организацию. После этого в поля Компания-получатель, ФИО получателя, Адрес получателя, Станция метро и Телефон получателя, подставляются значения из последней доставки данному получателю, а также выводятся одна или две панели информации о предыдущих доставках данному получателю.

При вводе наименования получателя используется автоподстановка: При открытии окна создания корреспонденции система загружает список названий компаний-получателей всей корреспонденции от текущего заказчика за последние 2 года для автоматической подстановки их в поле «Компания-получатель» в процессе ввода данных. В целях ускорения работы программы обновление данных происходит только один раз для одного заказчика. Данные для автоподстановки берутся из базы данных прошлых доставок.

После ввода наименования получателя, при переходе к другому полю, система, подобно работе с шифром, производит поиск доставок во введенную компанию по названию. В первую очередь производится поиск доставок от текущего заказчика, а в случае, если такие доставки не найдены, то по всей базе данных без учета заказчика. Из найденных доставок система подставляет данные последней в поля «ФИО получателя», «Адрес получателя», «Станция метро» и «Телефон получателя», и выводит информационные панели с историей доставок данному получателю. Поскольку система по названию компании получателя определяет адрес, то для удобной работы с получателями, у которых при одном названии существует несколько адресов (например банки, имеющие много филиалов с одинаковым названием), вводится искусственное различие в названиях, путем добавления в конец названия одного или нескольких знаков нижнего подчеркивания ( _ ). Эти знаки, стоящие в конце наименования получателя не печатаются в доставочных листах и не попадают в отчеты. В случае, если в базе данных имеются несколько таких «разных» названий введенной компании-получателя, система предложит оператору выбрать нужный адрес из имеющихся, или добавить новый.

После ввода наименования компании-получателя ввод переходит в поле «Дата доставки», а после – в поле «ФИО получателя». В данном поле используется автоподстановка всех ФИО получателей для введенного получателя. Помимо этого, кнопка в нажатом состоянии приводит к автоматической замене первых букв каждого слова на соответствующие заглавные, за исключением ввода фразы «для бухгалтерии» (применяется при доставке биллинга (рассылке счетов)). Данная кнопка переключается между положениями «нажата» и «отжата» щелчком мыши по ней, либо нажатием кнопки «F4».

После ввода «ФИО получателя» ввод переходит в поля «Время с» и «до». В них при необходимости указывается требуемое время вручения. При вводе обоих значений (разных), система это интерпретирует как интервал времени. При вводе одинаковых значений – строгое указание конкретного времени. При вводе в поле значения только в одно поле, подразумевается ограничение времени «от» и «до» соответственно. Данные значения используются для печати на доставочных листах (ведомостях) для курьеров.

В поле «Адрес получателя» используется автоподстановка адресов из базы «КЛАДР». По введенному адресу система пытается автоматически определять станцию метро. Для этого вводимый адрес должен соответствовать стандарту, принятому в системе:

1. Название улицы, сокращение типа, запятая, номер дома без сокращения «д.», «дом» и т.д., запятая, любой текст (строение, корпус, квартира, примечания) Например: «Щепкина ул., 42/2а, стр. 1, кв. 50, синяя дверь со стороны Профсоюзной ул.».
2. Модификаторы названий, такие как «Большая», «Малая», «Нижняя» и т.д. (улица), сокращаются до одной буквы с точкой, и дальше слитно, без пробела, пишется само название. Например: «М.Каретный пер., 7, стр. 1».
3. Порядковые числительные в названиях улиц пишутся перед названием улицы с сокращением рода до 1-й буквы через дефис: «4-й Лесной пер., 4», «3-я Ямского Поля ул., 2».
4. Типы улиц пишутся полностью, кроме: «улица» - сокращается до «ул.», «переулок» - сокращается до «пер.» и «набережная» - до «наб.».
5. Типы улиц не пишутся вовсе:

- Когда улица имеет исторически сложившееся название, не требующее указания типа. Например: «Маросейка, 15».

- Когда улица имеет тип, официально не считающийся типом. Например: «Коровий вал, 20».

При определении станции метро система считает улицей текст до первой запятой, а между первой и второй запятыми – номером дома. В первую очередь производится поиск по улице и номеру дома, а при отсутствии таких данных – только по улице. При сохранении корреспонденции система сохраняет и соответствие станции метро введенным улице и дому. Указанный формат адреса используется в адресах клиентов и курьеров, а также к нему система автоматически приводит адреса при импорте баз получателей из MS Excel (подробнее см. раздел «Импорт баз данных»).

При переходе от поля «Адрес получателя» к полю «Станция метро» происходит попытка автоматического определения станции метро для указанного адреса, и при необходимости оператор может ее изменить. Поле «Район» подставляется автоматически, т.к. районы жестко связаны со станциями метро.

В поле «Телефон получателя» вводятся телефоны получателя – система не предъявляет требований к оформлению данных для этого поля, однако принятие единого стандарта заполнения данного поля будет крайне полезным для упрощения поиска необходимой информации.

Значение поле «Вложение» подставляется из карточки текущего заказа с возможностью дальнейшего редактирования.

В поле «Поручение» вводится информация о поручении курьеру: купить, отдать, подписать, забрать и т.д.

Вид корреспонденции и Режим наследуются из выделенной корреспонденции в таблице корреспонденции. При редактировании значений типа отправления и режима происходит подстановка значения стоимости доставки из тарифного плана текущего клиента. Стоимость доставки указывается в валюте расчетов с данным клиентом.

В поле «Стоимость для курьера» - указывается сумма в рублях, которую должны начислить курьеру за данную доставку, если есть необходимость жестко задать сумму, а не использовать сумму тарифного плана курьера. Применяется, как правило, в случае необходимости неоплаты курьеру данной доставки – в это поле можно поставить «0».

«Дата вручения» – Дата фактического вручения корреспонденции. В случае не заполнения – корреспонденция не доставлена.

«Время вручения» - Время фактической доставки. Если дата доставки заполнена, а время – нет – подразумевается «не доставлено по причине» (например, «никого не было»).

«Вручил курьер» - курьер, доставивший корреспонденцию.

«Информация о доставке» - Данные о человеке, фактически получившем корреспонденцию у адресата – его фамилия, должность, телефон и т.д.

«Ожидание» - время, в минутах, которое курьер провел у получателя.

«Сумма руб» - сумма денег, которые курьер доставил, выполняя поручение.

«Оплата получ.» - статусная галка об оплате получателем. В случае доставки интернет магазином данная сумма будет взиматься с получателя, а не с интрнет магазина.

Для оформления доставки получателю и обратно установите галочку "Возврат" (галочка "Туда" установлена по умолчанию). Если доставка должна быть только обратно (заказчику), - снимите галочку "Туда" и поставьте "Возврат", при этом получатель и отправитель поменяются местами.

Значения полей раздела «Возврат» соответствуют значениям полей раздела «туда».

На вкладке Прочее расположены следующие поля:

Есть жалоба: — Заполняется в случае поступления жалобы на курьера. Пометьте поле галочкой и выберите жалобу из списка. Для добавления новой жалобы выберите пункт меню Справочники → Статусы → Жалобы клиентов (см.раздел Жалобы клиентов).

Хранится в ячейке: — Содержит номер ячейки, в которой хранится корреспонденция, предназначенная для самовывоза (см. раздел Адресное хранение корреспонденции).

Принято в работу на: — Дата, на которую запланирована доставка корреспонденции. Это поле используется в тех случаях, когда в поле Дата указывается крайний срок доставки корреспонденции. Для проставления окончательной даты доставки выберите в контекстном меню таблицы корреспонденции пункт "Принять в работу на" и выберите один из подпунктов: "Сегодня", "Завтра", "Дату" (в этом случае укажите дату) или "Пусто" (если необходимо отменить дату, введенную ранее).

Флаг Утрачено — Предназначен для пометки утраченных (утерянных, украденных и т.п.) единиц корреспонденции. Корреспонденция считается утраченной, если этот флаг взведен, указана дата доставки, а стоимость доставке изменена на 0 руб. Помеченная таким образом корреспонденция не будет включаться в инвентаризацию и в акт возврата корреспонденции, но будет попадать в акт возврата денег. Кроме того, нулевая стоимость доставки у такой корреспонденции не будет пересчитываться при выборе пункта меню "Пересчитать стоимость" на вкладке "Заказы".

Вложения

• Что такое вложения.
• Какие бывают вложения.
• Добавление вложений.
• Вложения проходящие по складу.
• Дополнительный функционал вкладки "Вложения".

Статусы

• Что такое статусы корреспонденции.
• Для чего используются статусы.
• Работа со статусами.
• Добавление/редактирование статусов.
• Дополнительный функционал.

Этот механизм предназначен для создания в системе КС 2008 таких же самых пользовательских статусов, которые используются в системе клиента (например, DHL) и когда клиенту необходимо передавать эти статусы по заказам в его систему. Обычно эти статусы содержат в себе буквенно-цифровой код.

“Статусы корреспонденции” – при выборе данного пункта меню откроется окно для создания индивидуальных статусов недоставленной корреспонденции с привязкой к данному клиенту.

Статус корреспонденции, указанный в карточке единицы корреспонденции с помощью модуля API интеграции (см. раздел API) может передаваться в систему клиента (при помощи функции "customstatecode" - код статуса клиента). На рисунке ниже отображен исходный код для функции "customstatecode":

Внимание! Добавление новых статусов корреспонденции потребует перезапуска программы.

Таким образом, в карточке корреспонденции при внесении информации о доставке в поля "Дата вручения" и "Вручил курьер" для сохранения информации становится обязательным требование системы к осуществлению выбора статуса из выпадающего списка. На рисунке ниже система требует указать статус причины недоставки для корреспонденции при внесении инфо о доставке и ее сохранении.

Примечание: Возможность настройки отображения индивидуального "статуса корреспонденции" (для клиента) на вкладке "Адреса" в списке столбцов и его выбор через интерфейс построения выборки "F6" - отсутствует !

Изменение/копирование групп корреспонденции

• Что такое изменение и копирование единиц корреспонденции.
• Для чего используется.
• Как применить.
• Дополнительный функционал.

В статье "Создание корреспонденции" есть раздел копирования групп корреспонденции.

Изменение группы корреспонденции

Для модификации всей корреспонденции в выборке, нажмите Ctrl+F5 (необходимо наличие прав на выполнение продвинутых операций с почтовыми заказами). Откроется окно модификации:

Окно состоит из 2-х разделов – Изменение и перенос с другой заказ.

Для изменения установите галку «Изменить содержание записей», установите галки, соответствующие полям, значения которых Вам необходимо изменить, и в соответствующие поля введите данные, на которые Вам нужно изменить содержание полей.
Отдельного внимания заслуживает поле «номер». Значение в него задается не явно, а путем прибавления/вычитания заданного значения.

Для перемещения установите галку «Перенести в другой заказ». Галка «Контроль нумерации» позволяет модифицировать номер единицы корреспонденции так, чтобы соблюсти целостность нумерации корреспонденции в заказе, в который производится перемещение. Галка «Не удалять» позволяет не перемещать, а скопировать корреспонденцию в другой заказ, при этом копируются только основные поля, не копируются данные о доставке (применяется для формирования заказ на новую рассылку на основании предыдущих доставок, обычно применяется совместно с опцией «Не «не доставлено по причине»»). В поле «Перенести в заказ номер» введите номер заказа, в кот. необходимо перенести (скопировать) корреспонденцию. Кнопка «Просмотреть» позволяет выбрать необходимый заказ из списка.

После нажатия на кнопку «ОК» система, запросив подтверждение действия, выполняет требуемую операцию.

Планирование доставок

• Что такое планирование.
• Виды планирования.
• Учет корреспонденции при планировании.

Адресное хранение

• Что такое адресное хранение.
• Для чего используется.
• Как организовать адресное хранение.

Для адресного хранения корреспонденции, запланированной для самовывоза, необходимо распечатать этикетки и промаркировать ими полки. Выберите пункт Функции → Печать служебных штрих-кодов → Печать этикеток для адресного хранения. Этикетки содержат штрих-код и номер полки. После приема корреспонденции (см. раздел Прием заказа) положите ее на любую полку и отсканируйте штрих-код этой полки. Номер полки будет отображаться в поле "Хранится в ячейке" на закладке "Прочее" в карточке корреспонденции. Таким образом, адресное хранение позволяет быстро находить нужную корреспонденцию по номеру полки.

Выдача

• Общая информация по выдаче.
• Направление на статью о "Выдачи корреспонденции".

Выдача корреспонденции курьерам

Ввод информации о доставке

• Что такое ввод информации о доставке.
• Варианты ввода.
• Когда используется.
• Дополнительный функционал.

Для ввода информации о доставке уже существующей корреспонденции (необходимо наличие прав редактирования почтовых заказов), установите курсор на нужную единицу корреспонденции, и нажмите кнопу «F5» (это можно сделать в таблице «Адреса», а также в таблице корреспонденции на закладке «Выдача»). Откроется окно карточки корреспонденции в режиме ввода информации о доставке: поля Дата вручения и Вручил курьер будут заполнены данными со сканера, Время вручения будет унаследовано из предыдущей открытой карточки корреспонденции, и в этом поле будет находиться курсор.

Для изменения поля Вручил курьер необходимо наличие прав редактирования курьера в корреспонденции. Пользователь, обладающий правом редактирования курьера в корреспонденции может, нажав кнопку «Разблок.», и введя свои учетные данные, разблокировать это поле для другого пользователя в текущей карточке корреспонденции. При этом карточка будет сохранена от имени разблокировавшего пользователя.

Примечания • При вводе в поле «Инфо о доставке» используется автоподстановка значений из базы данных предыдущей корреспонденции для текущего получателя. При необходимости ее можно отключить соответствующей настройкой в параметрах программы (см. раздел Настройка параметров системы).

• Хорошая практика при вводе информации о доставке дописывать к адресу получателя, через запятую, комментарии, написанные курьером на ведомости, относительно поиска получателя. Такие комментарии подставятся в следующий раз вместе с адресом при создании единицы корреспонденции тому же получателю, упростив работу курьера по доставке такой корреспонденции.

Пункты самовывоза

• Общие данные.
• Направление на статью.

Самовывоз

Междугородние отправления

• Общие данные.
• Направление на статью.

Отправка корреспонденции