Манифесты

Назначение

Вкладка "Манифесты"

Данная вкладка в программе "MeaSoft" позволяет планировать, комплектовать и контролировать междугородние и международные отправления.

Создание Манифеста

Заполнение данных Манифеста

Для создания манифеста необходимо открыть контекстное меню во вкладках: "Адреса" (пункт "Добавить в манифесты") или "Манифесты" (пункт "Создать"). Если добавлять отправления в "Манифесты" из вкладки "Адреса", то подпунктами "Добавить в манифест" являются: создать новый манифест или добавить к манифесту, созданному ранее (в завершенные манифесты добавить корреспонденцию нельзя). Выберите манифест, в который необходимо добавить корреспонденцию или создайте новый.
Рассмотрим карточку "Манифест":

• Номер – порядковый номер документа.
• Дата – дата его создания заполняются автоматически (этот показатель ни на что не влияет).
• Дата отправки – заполняется по факту отправки манифеста, при этом программа проставляет ответственный филиал по всей корреспонденции, входящей в манифест (как только проставляется "Дата отправки" отрабатываются все интеграции в программе, добавить что-то в манифест с указанной датой отправки не получится.
• Филиал-создатель – фирма-отправитель манифеста (см. раздел Справочники - Фирмы).
• Отв. Филиал – структурное подразделение организации, который осуществляет доставку корреспонденции, содержащейся в манифесте (см. раздел Справочники) (автоматически проставляется в "Адрес" (подробная информация о единице корреспонденции) вкладка "Межгород", "Филиалы").
• Курьер и Код – ФИО и код курьера в программе, доставляющего груз ответственному филиалу или перевозчику.
• Автомобиль – автомобиль, которым доставляется груз ответственному филиалу или перевозчику.
• Город – город-получатель корреспонденции.
• Количество мест - количество мест, созданных в программе, входящих в манифест, проставляется автоматически.
• Масса - сумма значений массы по всей корреспонденции. В свою очередь масса корреспонденции устанавливается равной большей из двух величин - собственно массы и объемного веса. Для определения объема используются значения полей "Длина", "Ширина" и "Высота" в таблице на закладке "Вложения" в карточке корреспонденции.
• Таможня - параметр, позволяет указать необходимость прохождения таможенного оформления для корреспонденции.
• Контроль -
• Перевозчик - организация, доставляющая груз в город назначения (как добавить Перевозчика).
• Номер счета - номер счета, выставленного перевозчиком за услуги по доставке груза.
• Дата оплаты - дата оплаты счета за услуги по доставке груза.

Остальные поля данного раздела заполняются данными из накладной, полученной от перевозчика.

1. Номер накладной.
2. Количество мест.
3. Масса.
4. Объем.
5. Номер рейса.
6. Планируемая дата доставки - прогнозируемая дата.
7. Планируемое время доставки - прогнозируемое время.
8. Дата - фактическая дата доставки.
9. Время - фактическое время доставки.

В правом нижнем углу окна расположены кнопки.

Комплектацией манифеста

Вкладка Манифесты

Дальнейшая работа с манифестами происходит на закладке "Манифесты".
Вверху - панель управления выборкой манифестов, где Вы можете указать диапазон дат, перевозчика, город, выбрать только входящие или только исходящие и тип манифестов (исходящие, входящие, прочие, все), а также проставить галки для выборки не отправленные манифесты/ не полученные/ не собранные/ на контроле.
Ниже расположены четыре таблицы.
Верхняя содержит корреспонденцию, которая входит в манифест. С помощью контекстного меню (правая клавиша мыши) Вы можете:

• Открыть - открыть карточку корреспонденции (или двойным щелчком мыши);
• Переместить в мешок - строка корреспонденции перемещается в нижнюю таблицу;
• Переместить все в мешок - вся корреспонденция переносится в нижнюю таблицу, если данные внесены корректно;
• Удалить - удалить корреспонденцию из манифеста;
• Удалить все - удаляет всю корреспонденцию из верхнего окна.

Средняя - Таблица манифестов.
Здесь Дата - дата создания манифеста;
Номер - его порядковый номер;
Автомобиль - если курьер использует транспорт для доставки корреспонденции;<b /> Перевозчик - название организации перевозчика корреспонденции до получателя;<b /> Город - город-получатель;
Кол-во мест - количество мешков в манифесте. Если это количество не совпадает с количеством мест в разделе Перевозчик, это поле будет окрашено красным цветом. В этом случае проверьте корректность данных в карточке манифеста;
Масса манифеста - масса в карточке манифеста;
Масса перевозчика - масса из раздела "Перевозчик" в карточке манифеста;
Объем перевозчика - объем в кубических метрах из раздела "Перевозчик" в карточке манифеста. Исходя из значения этого поля программа рассчитывает объемный вес перевозчика, выбирает большее значение из этого объемного веса и массы перевозчика. Если это значение отличается от массы манифеста более, чем на 10%, поля Масса перевозчика и Масса манифеста будут окрашены красным цветом.

Из контекстного меню (правая клавиша мыши) таблицы манифестов доступны следующие действия:

• Открыть - Открыть карточку манифеста (или двойным щелчком мыши);
• Создать (F3) - Создать новый манифест;
• Удалить (Ctrl+F8) - Удалить манифест;
• Сопр. документы - Печатаются сопроводительные документы для манифеста, созданные в справочнике печатных форм (см. раздел Справочники);
• Печатать манифест (Ctrl+M) - Формируется документ в формате MS Excel, предназначенный для печати, в котором некоторые поля объединены в одном столбце для создания компактной страницы.
• Печатать манифест 2 (Shift+Ctrl+M) - Формируется документ в формате MS Excel для отправки по e-mail в ответственный филиал. В этом документе все поля находятся в разных столбцах, таким образом, предоставляется возможность выгрузки данных в программу.
• Печатать наклейки (Ctrl+P) - Печатаются наклейки для маркировки транспортных мест.
• Печатать кассовые чеки - Позволяет распечатать кассовые чеки.
• Рентабельность (Ctrl+R) - Формируется отчет в формате MS Excel, в котором указаны затраты по доставке корреспонденции и стоимость доставки. Здесь Тариф партнера - агентская цена в карточке корреспонденции, Тариф доставки - стоимость перевозки из накладной перевозчика, указанная в карточке манифеста, Сумма ТП+ТД - сумма тарифа партнера и тарифа доставки, распределенная по единицам корреспонденции пропорционально их массе, Сумма счета - стоимость доставки для клиента;
• Обновить (F11) - Обновить данные в таблице манифестов;
• Пересчитать агентские цены - Рассчитываются агентские цены и проставляются в карточках корреспонденции (см раздел Справочники - Межгород - Филиалы);
• Проставить счет перевозчика;
• Проставить дату оплаты;
• Сброс инфо об оплате - Удалить дату оплаты счета в манифесте;
• Отправить манифест2 по e-mail - Отправить манифест2 в ответственный филиал.
• Напечатать TTH - Формирует товарно-транспортную накладную в excel, позволяя распечатать документ.
• Отправить корр. на доставку - Открывает окно "Подробная информация о единице корреспонденции", в окне вы можете просмотреть/изменить информацию о корреспонденции и назначить курьера на обычную доставку.
• Отправить корр. на забор - Открывает окно "Подробная информация о единице корреспонденции", позволяет переквалифицировать корреспонденцию в "заборную" на конкретного курьера.
• Проставить коды у подрядчика - Если настроена интеграция или заполнение поля "Код подрядчика", то после нажатия кнопки, из контекстного меню произойдет заполнение поля во вкладке "Межгород" в "Подробной информации о единице корреспонденции".
• Перейти к Адресам - Открывает вкладку программы "Адреса".

Нижняя таблица содержит корреспонденцию, помещенную в мешок. С помощью контекстного меню таблицы Вы можете:

• Открыть адрес - Открыть карточку корреспонденции (или двойным щелчком мыши);
• Добавить адрес - Добавить корреспонденцию в мешок;
• Удалить адрес - Удалить корреспонденцию из мешка, строка корреспонденции перемещается в верхнюю таблицу.

Справа расположено окно-таблица, которая содержит номера мест и номера пломб. Контекстное меню (правая клавиша) таблицы позволяет:

• Открыть - Выводит на экран окно для ввода или изменения номера мешка и номера пломбы.
• Создать - Создать новый мешок;
• Удалить - Удалить мешок, при этом вся корреспонденция из удаленного мешка переместится в верхнюю таблицу.
• История - Позволяет посмотреть изменения (добавленные и удаленные пломбы).

Для перемещения корреспонденции в мешок просканируйте ее.
Если корреспонденция содержит несколько мест, Вы можете напечатать столько наклеек, сколько мест указано поле "Количество" (см раздел Печать ведомостей/наклеек), промаркировать каждое место, отдельно сканировать и добавлять в мешки, можно в разные. В нижней таблице появится строка, окрашенная желтым цветом, в которой поле Количество в манифесте содержит количество добавленных в мешки мест из данной корреспонденции. После того как будут просканированы все наклейки, относящиеся к этой корреспонденции, строка окрасится зеленым цветом. До этого момента соответствующая строка сохраняется в верхней таблице, и при каждом сканировании значение поля Оставшееся количество в ней уменьшается на единицу. После заполнения мешка Вы можете ввести номер пломбы, отсканировав ее штрих-код, если таковой имеется или ввести номер пломбы вручную. В этом случае при сканировании следующей корреспонденции программа создаст новый мешок. Вы можете также создать новый мешок вручную.

ВНИМАНИЕ! Если отсканировать штрих-код, который начинается с латинской P, то автоматически мешок пломбируется этим штрих-кодом и при следующем перемещении корреспонденции в мешок будет автоматически создана новая пломба.

Планирование междугородних заказов

Для планирования в манифест можно использовать следующий способ:

1. Открыть вкладку «Адреса».
2. Отобразить столбцы: Перевозчик, Регион-получатель, Город-получатель, Масса, Дата дост. план, Количество.
3. В фильтре (F6) выбрать следующие параметры: в выпадающем списке, который находится справа от поля «Компания-получатель», выбрать схему галок «В офисе» (при этом будет включена галка «Не входит в исх. манифест» и выбраны статусы выдачи «Не выдавалось», «Не доставлено», «Не доставлено по причине») и указать район 300, в поле «Р-н».
4. Отсортировать кор-ии по столбцу «Регион-получатель». При необходимости можно сделать многоуровневую сортировку: нажать на столбец, по которому надо произвести многоуровневую сортировку, с зажатой клавишей Ctrl (при этом, сортировка происходит с задержкой в пару секунд).
5. «Приподнять» таблицу статистики: наведите курсор на нижнюю границу таблицы адресов и зажав левую кнопку мыши, потяните вверх. В открывшейся таблице будет отображаться информация в разрезе регионов получателей, где можно увидеть сколько кор-ий, с какой общей массой, стоимостью и т.д. направляются в тот или иной регион. Двойным нажатием на строку, происходит переход к первой кор-ии выбранной группы.
6. Назначить перевозчика одним из трех способов, выделив необходимые кор-ии:
   1. Выбрать пункт контекстного меню «Указать перевозчика».
   2. Нажать быструю клавишу перевозчика, которая назначается в карточке перевозчика («Справочники – Межгород – Перевозчики», поле «Гор. клавиша»).
   3. С зажатой клавишей Ctrl, вызвать контекстное меню. Данное меню имеет только пункт «Добавить в манифест» и перечисление перевозчиков.
7. Добавить кор-ии в манифест. Сделать это можно выделив необходимые кор-ии и вызвав контекстное меню (с зажатой клавишей Ctrl или без), выбрать пункт «Добавить в манифест». В появившемся меню можно создать новый или добавить кор-ии в уже существующий, не отправленный манифест. При этом, список манифестов, может быть разделен на две группы, которые будут разделены прямой линией. Сверху будут отображаться манифесты, которые направляются в тот-же регион, что и добавляемые в этот манифест кор-ии, ниже будут отображаться все остальные манифесты.

Настройки

Отчеты по манифестам

Отслеживание сроков доставки

Соблюдение сроков доставки - отчет в формате MS Excel, позволяет проводить анализ работы агентов, доставляющих корреспонденцию получателю. Для формирования отчета выберите пункт Отчеты главного меню программы -> Межгород -> Соблюдение сроков доставки и укажите диапазон дат внесения данных о доставке. Полученная таблица состоит из следующих полей:
Накладная;
Регион;
Город;
Перевозчик;
Заказчик;
Агент - Ответственный филиал;
Дата заказа;
Дата отправки - Дата отправки, указанная в манифесте;
Дата план. - Планируемая дата доставки, указанная в карточке корреспонденции;
Дата прибытия в город - Дата доставки в манифесте, а если она не указана, то Планируемая дата доставки в манифесте;
Дата доставки - Дата вручения в карточке корреспонденции;
Дата внесения данных - Дата ввода в карточке корреспонденции;
Срок доставки - количество рабочих дней, прошедших с даты прибытия в город до даты доставки;
Срок отчета - количество рабочих дней, прошедших с даты доставки до даты внесения данных в карточку корреспонденции;
Агентская цена - Агентская цена, указанная в карточке корреспонденции;
Доп. расходы - Доп. расходы агента, указанные в карточке корреспонденции;
Штраф за срок доставки - Рассчитывается, если срок доставки больше одного дня. Сумма штрафа равна части агентской цены, которая удерживается за каждый день просрочки (см. раздел Справочники - Межгород - Филиалы), умноженной на количество дней просрочки, но не больше агентской цены.
Штраф за срок отчета - Рассчитывается, если срок отчета больше одного дня. Сумма штрафа равна части агентской цены, которая удерживается за каждый день просрочки (см. раздел Справочники - Межгород - Филиалы), умноженной на количество дней просрочки, но не больше агентской цены.
Итого к оплате - Сумма оплаты агенту, состоящая из агентской цены и дополнительных расходов агента за вычетом суммы штрафов, которая ограничена агентской ценой.

Алгоритм работы с исходящими манифестами

1.На вкладке "Адреса" формируется выборка отправлений для доставки через межгород. Список корреспонденций на вкладке "Адреса" группируется путем фильтрации (“Фильтр F6”) по определенным полям (направлениям). Например, по полю "станция метро" равной значению "Межгород" или по полю "город-получатель".

2.Выделив группу записей в "Адресах" - добавляем их (в новый или в уже существующий манифест) через контекстное меню "Добавить в Манифест".

3.В открывшемся окне нового манифеста (карточка нового манифеста появится на вкладке "Манифесты" в среднем окне под определенным номером) необходимо обязательно выбрать информацию из выпадающего списка "Ответственный филиал". Список своих или чужих филиалов формируется и представлен в разделе "Справочники-Межгород-Филиалы". Остальные поля заполняются опционально в зависимости от бизнес-процесса КС, необходимости дополнительного контроля и учета отправлений. Детально общий интерфейс вкладки "Манифесты" и поля из карточки манифеста описаны в настоящем руководстве пользователя.

4.Корреспонденция, запланированная в манифест через п.2 находится в верхней части таблицы на вкладке "Манифесты". Для того чтобы ее переложить в мешок манифеста - необходимо ее отсканировать (при этом, записи из верхней таблицы с запланированной корреспонденцией будут перемещаться в нижнюю таблицу). Опционально можно переместить всю корреспонденцию через пункт контекстного меню в верхнем окне на вкладке "Манифесты" - "Переместить в мешок" (эта возможность настраивается в системе отдельным правом).

5.Манифест может формироваться несколькими мешками (среднее правое окно). Мешки формируются через контекстное меню "Cоздать". Корреспонденция кладется в мешок под номером, который выбран в среднем правом окне.

6.После формирования манифеста формируется комплект сопроводительных документов (опционально, в зависимости от бизнес-процесса КС) через контекстное меню из центрального окна вкладки "Манифесты". Опционально на этом этапе из контекстного меню могут печататься чеки для корреспонденции, рассчитываться рентабельность манифеста и прочее.

7.В карточке манифеста в среднем окне вкладки "Манифесты" проставляется "Дата отправки манифеста". В этот момент в каждой карточке корреспонденции автоматически меняется поле "ответственный филиал" на значение указанное в поле "ответственный филиал" в карточке “Манифеста”.

8.На этом этапе манифест может быть отправлен курьером на доставку. Специально для этого в системе предусмотрен пункт контекстного меню "Переместить в доставку" в среднем окне вкладки "Манифесты". В этом случае создается новая единица корреспонденции, отправителем которой является собственная КС, а получателем – компания-перевозчик, указанная в карточке манифеста. Корреспонденция с поручением "Доставить манифест №xxx" выдается курьеру через “Выдачу” на доставку.

9.После фактической доставки корреспонденции в филиале, ответственным сотрудником проставляется дата и время вручения. Для поля "вручил курьер" используется предварительно созданная учетная запись "региональный курьер". При настройке автоматической интеграции между собственными филиалами или другими компаниями КС поля даты и времени вручения в карточке корреспонденции заполняются системой автоматически на основании информации, которая поступает через интеграцию. В поле "инфо о доставке" для доставляемой через манифест корреспонденции автоматически выводятся промежуточные статусы, которые в процессе доставки меняются в ответственном филиале.

Примечание: Манифест, который получает филиал КС через интеграцию, называется – входящим. Отправления, которые в него входят, проходят обычную процедуру доставки ответственным филиалом КС по всем правилам бизнес-процесса.