Как с нами работать

Уважаемый (потенциальный?) пользователь системы "Курьерская служба 2008"!

В этой статье я опишу теорию и практику взаимодействия с нашей компанией, отвечу на часто задаваемые вопросы касающиеся этого взаимодействия. Обладая этой информацией Вам будет гораздо быстрее и проще решать свои задачи по автоматизации.

О системе

Немного цифр: по состоянию на момент написания статьи (март 2017) наша система существует и развивается 14 лет. Над ней ежедневно трудятся 7 программистов. Ежедневно решается около 30-ти тикетов. Система установлена более чем в 300 компаниях. В географию установок входят Россия, Казахстан, Украина, Белоруссия, Киргизия, Латвия. С помощью системы, ежедневно 4,5 тысячи курьеров доставляют 60 тысяч отправлений от 11 тысяч клиентов. База данных состоит из 207 связанных друг с другом таблиц, в некоторых из которых встречается по 50 млн записей.

Как получить качественную поддержку

Корректно обратиться в поддержку

Когда человек обращается за помощью, он хочет получить максимально квалифицированную и быструю поддержку. Для того, чтобы упростить и ускорить этот процесс есть несколько пунктов, которые нужно выполнить:

• Обратиться по адресу Обратиться в поддержку можно по будням (в соответствии с трудовым календарем Российской Федерации) с 8:00 до 21:00 по московскому времени любым удобным для Вас способом: Почта support@courierexe.ru, Телефон +7 (495) 987-17-12 или skype: courierexe, courierexe1, courierexe2.

• Представиться При обращении любым из способов Вам понадобится представиться: назвать ФИО и компанию, в которой Вы работаете. Возможно, продиктовать телефон и адрес электронной почты для обратной связи. В случае отсутствия данной информации (особенно по почте) специалисты технической поддержки, прежде чем начать решать проблему, сначала будут выяснять эту информацию, на что уходит драгоценное время. Мы не принимаем анонимки ни в каком виде! Особенно частая ошибка - когда пользователи пишут с общей почты организации, вида "info@courier.ru" и в подписи, вместо контакта человека написано что-то вроде "С уважением, команда курьерской службы".

• Предоставить полную информацию Очень важно предоставить исчерпывающую информацию о своем вопросе. Номер заказа, с которым возникла проблема, или название клиента, если проблема с клиентом. Обратите внимание: если проблема касается сразу группы заказов - это хорошо, что Вы например, заметили "Во всех позавчерашних заказах происходит ...", и это даже может нам помочь, но номер конкретного заказа, хотя бы одного из той группы, нужно назвать. Сотрудник службы технической поддержки должен будет посмотреть на этот заказ, и увидеть, что именно Вам не нравится - не надо заставлять его рыться в вашей программе в поисках заказов, подходящих под какие-то условия, в противном случае он найдет первый попавшийся заказ, не увидит в нем проблемы и закроет тикет, и будет абсолютно прав. Если вопрос по отчету - укажите точную последовательность действий для его получения, какие пункты меню выбирали, какие данные вводили, приложите сам отчет. Если загружаете файлы - обязательно приложите исходные файлы и опишите, как загружаете. Обратите внимание на разницу терминологии, например: У нас есть понятие "Заказ" (вкладка заказы). В разных компаниях его называют "Заявка", "Загрузка", "Реестр", "Подключение", "База", "Рассылка" - список можно продолжать бесконечно. Очевидно, что на вопрос "В подключении дата стоит не такая" последует вопрос о том, что же такое, в вашем представлении "подключение", и эту потерю времени можно предотвратить указав понятные нашим сотрудникам термины, а еще лучше - приложить скрин-шот, на котором было бы сразу видно, и какую именно Вы имеете в виду дату.

С одной стороны, приведенные здесь рекомендации, казалось бы, очевидны каждому. Однако, факт: до 50% рабочего времени сотрудников поддержки уходит на "вытягивание клешнями" указанных сведений. А самое обидное, когда из-за того, что человек, почему-то, элементарно не сообщил кто он, откуда, номер заказа, на который жалуется - решение его вопроса откладывается на длинную переписку с выяснениями. Хочу так же обратить внимание на то, что подобные задачи, требующие длительной переписки для выяснения, получают низший приоритет, как наименее продуктивные.

Контроль качества

Если Вы не удовлетворены качеством решения Вашего вопроса, есть несколько способов повлиять на ситуацию:

• Проголосовать по телефону После окончания телефонного разговора с нашими специалистами, система предлагает поставить им оценку.
• Проголосовать из письма (разрабатывается) В письме об изменении тикета по Вашему обращению Вам предлагают выбрать оценку.
• Обратиться к директору По почте admin@courierexe.ru или, в экстренных ситуациях, даже телефону: +7 (916) 114-79-92. При обращении нужно представиться, назвать номер тикета и/или максимально точное время телефонного общения с нашими сотрудниками - мы поднимем историю вопроса, записи телефонных разговоров, дадим оценку ситуации и обязательно примем меры!

Как осуществить доработку

Почему мы задаем вопросы

Как я уже писал, в день, в среднем, мы обрабатываем 30 обращений. Из них 2-3 шт звучат примерно как "А добавьте в карточку курьера галку "Выдан фирменный портфель"" (№1) или "А сделайте, чтобы на каждый район на карте можно было назначить отдельного курьера на каждый день недели" (№2). "А добавьте в отчет "количество доставок по клиентам"" поле "Среднее отношение количества выездов курьера к километражу между точками, умноженному на средний счет клиента" (№3). Посчитаем: за 200 (примерно) рабочих дней в году мы бы за год добавили бы минимум 500 таких галок, кнопок и полей, а за 10 лет - 5000. На самом деле - добавили бы гораздо больше, т.к. они тянут друг друга: По №1 я задаю вопрос клиенту: А завтра Вы, наверное, попросите добавить галку "Выдан планшет", а потом "Выдан проездной", плащ-палатка, футболка и солнечные очки. Они говорят "Ну, видимо, да...". Представляете, насколько система была бы не управляема сейчас? На практике, конечно, мы находим решение задач, главное - понимать, что именно он хочет. В первой - клиенту нужно учитывать выдачу сотрудникам и прием неограниченного количества видов инвентаря. И так в модуле складского учета, в номенклатуре, появилась галка "инвентарь", и клиент, помимо того, что просил, получил еще средство контроля за остатками своих фирменных портфелей на складе. По второму пункту - понятно же, что в 95% случаев на одном районе курьер будет работать каждый день недели, а то, что в выходные у них работает другой курьерский состав на тех же районах - это исключение. С гораздо большей вероятностью, вместо разных курьеров по дням недели, нашим клиентам понадобятся разные курьеры в зависимости от массы отправления (пешие/вело/авто курьеры), или срочности. Если бы мы добавляли возможность указания разных курьеров для всех этих вариаций (а сколько их еще можно придумать!), схемами на карте стало бы невозможно пользоваться. Понимая задачу, которую решает клиент, мы делаем возможность копирования схем. И клиент может нарисовать районы, скопировать схему, и 2 схемы назвать "будни" и "выходные", и назначить разных курьеров. А можно - сделать 7 схем по дням недели. А можно - отдельно для пеших, и отдельно - для автокурьеров. По третьему эпизоду совсем все просто: Делается отдельный отчет в "доп. возможности", в котором выводятся те показатели, которые нужны клиенту, считающиеся по его ТЗ. Вот, кстати, про отчеты частая проблема недопонимания, на которую уходит много времени и нервов: Обращается клиент с просьбой добавить ему в раздел "Адреса" какое-то поле, например, количество поездок по отправлению в выдаче. На самом деле, добавление такого поля практически исключено про чисто технической причине: для вывода отправлений серверу придется для каждого из них "заглядывать" в "выдачу", и считать их количество. Для 99.999% задач, решаемых пользователями в адресах, эти данные не нужны, но их расчет будет происходить, и замедлять работу всех систем всех наших клиентов. Но возникает и другой вопрос: "зачем вам это поле?". А клиент говорит "Мы будем выводить это поле, выгружать все 10 тыс. заказов с ним в эксель, там формулами считать наценку за лишние поездки, а потом загружать обратно этот эксель с рассчитанными ценами. Сейчас у нас круглосуточно работают 3 человека, которые в каждое отправление заходят, открывают закладку "История выдачи", смотрят, сколько там строк, и вписывают в эксель." Занавес! :-) Чтобы Вы понимали - я не сильно утрирую, когда это пишу: люди действительно совершают ненужные подвиги каждый день. Здесь, если подходить формально, можно просто сказать "Нет, мы этот столбец не добавим". Если немного подумать - можно сделать отдельный отчет, который выведет в эксель требуемый клиентом показатель. Но если подойти к задаче действительно качественно, то в тариф клиента можно добавить услугу повторной доставки, которая сразу будет рассчитываться по тому алгоритму, который нужен клиенту, и процесс расчетов в экселе выпадет полностью, значительно упростив всем жизнь. Чем мы и занимаемся. Главный принцип хорошего программиста гласит "Клиенту надо дать не то, что он просит, а то, что ему действительно нужно". Тут Вы, наверное, думаете, что пишут Вам тут про каких-то дураков, а Вы-то действительно знаете, как правильно решать Вашу проблему, и не нужно больше ничего выяснять, надо делать то, что Вы говорите. Но на самом деле, люди придумывают такие не конструктивные подходы не потому, что они глупые, а по тому, что они не профессионалы в данной области, они не знают всех технических возможностей и невозможностей. Поэтому есть мы - мы подходим к решению каждой бизнес-задачи системно, прилагая все усилия, чтобы понять корень проблемы, и тогда предлагаем такое решение, которое максимально автоматизирует Ваши процессы, и при этом будет соответствовать базовым принципам построения информационных систем, будет учитывать возможное развитие предложенных процессов.

Надеюсь, что данная статья поможет нам с Вами лучше друг друга понимать, и работать максимально слаженно на общее благо.