Акты передачи денег и корреспонденции

Сокращения

Акты передачи денег (далее сокращенно АПД) – представляют собой часть финансового контура программы, предназначенного для работы с Интернет Магазинами (далее сокращенно ИМ).

Акты передачи (возврата) корреспонденции (далее сокращенно АПК) – представляют собой часть товарного контура программы, предназначенного для работы с возвратами клиентам недоставленной корреспонденции.

Предназначение АПД

Курьерская служба (далее сокращенно КС) осуществляет доставку товаров ИМ, помимо доставки оказывая и услугу приема денежных средств у покупателя товара ИМ. Таким образом, в процессе функционирования КС в подобном режиме, денежные средства, принадлежащие ИМ аккумулируются в КС (наличными, либо на расчетном счете КС). Для передачи денежных средств по доставленной корреспонденции от КС в ИМ, в системе специально предусмотрен механизм расчета и формирования АПД.

Формирование АПД

Формирование АПД доступно на вкладке “Клиенты” из контекстного меню “Создать Акт передачи денег”. Для формирования необходимо указать дату конечного периода. Дата начального периода формируется на основании предыдущего акта (или значения переменной “Период для формирования АПД”). По умолчанию система имеет ограничение в виде переменной “Справочники-Переменные-Финансы-Акты передачи денег” - “Период для формирования АПД”, которая ограничивает количество дней от даты формирования акта передачи денег (по-умолчанию этот период составляет 150 дней). Таким образом, определяется максимальный период, по которому система определяет, какие единицы корреспонденции попадут в создаваемый акт.

!ВНИМАНИЕ! Если заказ был сформирован ранее, чем указано в значении переменной “Период для формирования АПД” – он не попадет в АПД (даже при наличии информации в “инфо о доставке”). Доставленная корреспонденция в системе попадает в формируемый АПД по следующим правилам:

1. Полностью доставленная корреспонденция (без возвратов) попадает в раздел "Доставки" в АПД.

2. Если частичный возврат оформлялся ДО того, как в карточке корреспонденции были указаны дата и время доставки, то система в процессе оформления такого возврата изменяет значение "Сумма, р." в карточке и такая корреспонденция попадает и в раздел "Доставка" АПД (с новой суммой полученных средств, в которой учитывается стоимость возврата) и в раздел "Возвраты" (с нулевой стоимостью в поле "Расчет оплаты").

3. Если частичный возврат оформлялся ПОСЛЕ указания в карточке корреспонденции даты и времени доставки, то значение "Сумма, руб." в карточке корреспонденции не изменяется и эта корреспонденция попадает в раздел "Доставки" с полной стоимостью. Однако, поскольку возврат был оформлен, то курьерская служба должна передать своему контрагенту денежные средства за вычетом стоимости возврата. Именно поэтому, такая корреспонденция попадет в раздел "Возвраты" и в поле "Расчет оплаты" будет указана отрицательная стоимость возврата.

4. Если сначала заказы были отмечены доставленными, а потом они вошли в акты передачи денег (АПД). Далее в этих заказах были оформлены частичные возвраты. Сумма заказа меняется. В следующий акт заказ попадает с коррекцией суммы – т.к., Система считает, что КС деньги по прошлому акту отдала клиенту, а потом выплатила покупателю из своих, следовательно, их с клиента удерживает.

5. В АПД не будет включена стоимость доставки для корреспонденций, у которых стоимость доставки оплачена получателем (проставлена галка “Оплата получателем” в карточке корреспонденции). Стоимость доставки для такой корреспонденции также не включается в счета и в отчеты, формируемые из него.

Настройка режимов работы с ИМ в карточке клиента

Настройка режимов работы с ИМ расположена в карточке клиента на вкладке “Финансы”:

Галка “Немедленный возврат денежных средств” – специальный режим работы, при котором система производит расчет для формирования АПД на основании статуса со слов курьера. Данный режим предназначен для возврата денежных средств (сокращенно д.с.) в “кредитном” режиме, когда курьер уже вручил получателю товар и, получив за него оплату (подтвердив факт вручения через мобильное устройство курьера или по телефону), но еще не передал д.с. менеджеру КС. Для доставленной корреспонденции, в карточке клиентов которых включен такой флаг – возможны последующие корректировки, которые могут повлиять на изменение суммы или стоимости заказа (например, частичный возврат или изменение суммы заказа).

Галка “Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег” – при расчете АПД система автоматически вычитает стоимость курьерских услуг из передаваемой суммы д.с. (данная возможность позволяет оптимизировать взаиморасчет с клиентом). Счет на предоставление курьерских услуг для ИМ формироваться уже не будет.

Галка “Спрашивать тип оплаты у получателя” – возможность для мобильного Android устройства курьера, описание [ссылка].

“Тип оплаты АПД” – выпадающий список для выбора одного из возможных предустановленных способов оплаты АПД контрагенту (В системе предусмотрены текущие значения: “безнал”, “наличными курьером”, “наличными в офисе”, “перевод на карту”). Список типов оплат в системе может быть расширен через “Справочники – Статусы – 58 Типы оплат АПД”, текущие значения могут быть переименованы (нежелательная практика). Для любого типа оплаты может быть установлен фиксированный процент комиссии. Например, для типа оплаты “перевод на карту” должна взиматься комиссия в размере 5% от суммы инкассированных денежных средств по заказам, вошедших в АПД. Настройка процентной ставки предусмотрена в “Справочники – Статусы – 58 Типы оплат АПД” через пункт контекстного меню “Дополнительная информация” [ссылка].

!ВНИМАНИЕ! Система считает комиссию в АПД, однако не учитывает ее ни в каких бухгалтерских проводках. Пока реализация учета комиссий в бухгалтерии не планируется.

Элементы интерфейса карточки АПД

После расчета и формирования нового АПД откроется окно с информацией, которое состоит из нескольких элементов:

Верхний бок полей АПД – содержит общую финансовую информацию. Некоторые поля в этой форме не доступны для редактирования.

Табличная информация слева от разделителя – содержит необходимую информацию по заказам с положительной или отрицательной коррекцией суммы. Набор полей в этой таблице предустановлен. Информация в виде таблицы скрыта, если коррекции по заказам в АПД отсутствуют или в карточке клиента выключена галка “Немедленный возврат денежных средств”.

Табличная информация справа от разделителя – содержит информацию по заказам, по которым необходимо выполнить возврат денежных средств клиенту.

Табличная информация снизу – содержит информацию по возвратам (заказам, которые войдут в АПК). Эта часть табличной информации не является основанием для передачи возвратов, для этого предусмотрен другой механизм. Информация в виде таблицы скрыта, если возвратные корреспонденции в АПД отсутствуют.

“Номер” – автоматически генерируемый системой номер исходящего АПД.

“Дата акта” – дата формирования АПД.

“Передаваемая сумма” – передаваемая сумма денежных средств клиенту.

“Коррекция” – сумма коррекции заказов, которые содержит АПД.

“Входит в счет” – отображается номер счета, если он был сформирован по АПД. Кнопка рядом - позволяет открыть счет для просмотра из карточки АПД.

“Клиент” – название клиента, для которого сформирован АПД.

“Дата оплаты” – дата оплаты АПД клиенту.

“Платеж №” – номер платежа по АПД в системе.

“Сумма курьерских услуг” – итоговая расчетная сумма курьерских услуг в АПД с учетом коррекции.

“Комментарий” – поле для пользовательского комментария.

“Пользователя” – название пользователя, который оставил сообщение в поле “Комментарий”.

“Тип оплаты акта” – значение из списка (безнал, наличными курьером, наличными в офисе, перевод на карту). Значение по-умолчанию может быть задано в карточке клиента.

“Сумма комиссии за передачу денег” – комиссия КС за передачу денежных средств клиенту. Расчет производится в зависимости от выбранного значения из выпадающего списка “Тип оплаты АПД” и заданного значения процентной ставки в “Справочники – Статусы – 58 Типы оплат АПД” через пункт контекстного меню “Дополнительная информация” [ссылка].

“Функции” – содержит возможность выставления счета сразу из документа АПД на сумму оказанных курьерских услуг. Данная возможность востребована в том случае, когда в карточке клиента выключена галка “Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег”. Система позволяет формировать счет только по одному АПД.

“OK” – применяет внесенные изменения в АПД.

“Печать” – содержит набор отчетов, которые можно сформировать из АПД в Excel. Набор представлен следующим списком отчетов:

1) Отчет о Доставке – формирует стандартный отчет о доставке в Excel, который содержит табличную информацию в виде отдельных таблиц с названием “Доставки”, “Возвраты”, “Коррекции”. Этот отчет содержит штрих-код, который связан с функцией "Отправить на доставку" (из контекстного меню). Штрих-код в этом отчете позволяет принимать/выдавать корреспонденцию курьеру на вкладке “Выдача”.

!ВНИМАНИЕ! В последних версиях программы “Отчет о доставке” объединяет в себе и “Отчет Агента”, который раньше формировался в системе отдельным пунктом меню в виде отдельного отчета. Объединение двух отчетов происходит в виде автоматического добавления нескольких столбцов с информацией по агентскому вознаграждению. Условием для построения информации по агентскому вознаграждению для заказов в “Отчете о доставке” является наличие установленного [модуля печати кассовых чеков] и галки “печатать кассовые чеки” в карточке клиента на вкладке “Касса”.

2) Отчет комиссионера – отчет используется в том случае, если КС функционирует в режиме магазина. КС в этом режиме реализует товар ИМ (который является комитентом) в режиме комиссионера на основании заключенного договора комиссии, получая комиссионное вознаграждение.

3) Отчет F9 – стандартный отчет о доставке с расширенным набором полей, который доступен и на вкладке “Адреса” по горячей клавише “F9”.

4) Простая форма – простой отчет, в котором представлена табличная информация без разделения информации о доставках в отдельные названия таблиц.

5) Сопроводительные документы – содержит набор списка пользовательских отчетов, форм, документов, которые доступны для импорта через “Справочники-Печатные формы” в разделе “Документы для актов передачи денег” и являются необходимым условием для формирования дополнительной отчетности для контрагента или являются возможной заменой стандартных отчетов. Примером отчета в стандартной поставке программы в этом списке может послужить пользовательский “Отчет агента о приеме денежных средств”, который выделен из стандартного отчета о доставке в отдельный документ.

Интерфейс общего списка АПД/АПК в системе

Общий список всех АПД в системе доступен через основное меню “Документы-Акты передачи денег/корреспонденции”.

Интерфейс условно разделен на три части:

Первая часть содержит блок информации, который содержит элементы фильтра всех сформированных АПД в системе.

Переключатель “Тип документа” – фильтр, который предназначен для переключения режимов отображения актов на только АПД, либо только АПК.

Вторая (табличная) часть – отображает список актов, которые удовлетворяют условиям настроенного фильтра.

Третья часть – это статусная строка, в которой представлена статистическая финансовая информация по актам, которые отображены в табличной части.

Описание полей:

Выпадающий список клиентов, по которым имеются сформированные АПД, в указанном диапазоне дат начального и конечного периода.

Переключатель “Типы актов”: позволяет сортировать АПД по типу. Входящие АПД – это специальный механизм формирования АПД на основании входящего отчета о доставках (актах), полученных от контрагента. Возможность загрузки входящего АПД контрагента реализуется через “Дополнительные возможности”. Исходящие АПД – акты, которые формируются для клиентов в системе.

Табличная часть информации содержит представленный набор полей, который наиболее полно востребован пользователем системы и который требует описания:

Номер – номер сформированного АПД в системе.

Дата – дата начального периода для формирования АПД.

Дата ДО – дата конечного периода для формирования АПД.

Компания – название клиента, для которого сформирован АПД.

Сумма – сумма инкассированных денежных средств по заказам, которые вошли в АПД и должны быть переданы клиенту.

Дата платежа – поле с датой произведенного платежа. Функция оплаты доступна через контекстное меню.

Комментарий к акту – служебная информация, которая хранится в карточке АПД в поле “Комментарий”.

Стоимость доставки – сумма денежных средств за оказанные курьерские услуги по заказам, которые вошли в АПД.

Тип оплаты – значение типа оплаты, которое выбрано в выпадающем списке (в карточке АПД).

Сумма комиссии – сумма комиссии за передачу денег по выбранному типу оплаты.

Счет выставлен – признак выставленного счета по АПД. Просмотр выставленного счета доступен из окна карточки АПД.

Отправлено на доставку – признак формирования отдельного заказа в системе на доставку АПД клиенту. Возможность отправки АПД на доставку курьеру доступна из контекстного меню.

Дата доставки – дата фактической доставки АПД клиенту по отдельному заказу, который был отправлен курьером. Факт доставки такого заказа фиксируется в системе признаком “Дата платежа”.

Отправлено e-mail – признак отправки клиенту отчета для АПД на e-mail адрес, который указан в карточке клиента. Возможность отправки отчета по e-mail доступна из контекстного меню.

Нал – признак оплаты заказа наличными.

№ платежного поручения – поле содержит информацию о платеже. Поле “Платеж №” заполняется в карточке АПД.

Контекстное меню в АПД

Контекстное меню списка АПД содержит набор пунктов:

Открыть – открыть карточку для выбранного АПД.

Проставить оплату – при первом нажатии проставляется значение в столбце “дата платежа” и заполняется поле дата оплаты в карточке АПД. При повторном нажатии данные поля очищаются, отменяя оплату акта.

Удалить – удаление выбранного АПД.

Отправить на доставку – механизм, при котором система сформирует новый заказ на доставку АПД клиенту (отправителем заказа выступает – КС, получателем – клиент, для которого сформирован АПД). После доставки и проставления заказу статуса по Выдаче “Доставлен” – система зафиксирует событие в поле “дата платежа”. Если по АПД создается корреспонденция на доставку, то пункт контекстного меню "Проставить оплату" и поле "Дата оплаты" в карточке АПД – блокируются. Узнать, создавалась ли корреспонденция на доставку для АПД, можно по этому полю, либо по истории: поле AddressCode будет содержать внутренний код этой корреспонденции в системе. Найти в системе заказ на доставку АПД возможно путем фильтра на вкладке “Заказы” по названию клиента и дате отправки или по внутреннему коду на вкладке “Адреса” (значение в столбце “Внутренний код”).

Пересчитать стоимость – механизм пересчета АПД. Применяется при наличии изменений финансовой составляющей в корреспонденциях входящих в АПД и выполняет пересчет стоимости доставки для нее.

!ВНИМАНИЕ! В системе запрещена возможность пересчета стоимости доставки корреспонденций, входящих в АПД, если по этому акту была указана дата оплаты или был выставлен счет.

Разослать по e-mail – механизм ручной рассылки отчетов клиентам, которые доступны для формирования в АПД. Адрес получателя выбирается из карточки клиента. Адресов может быть указано несколько. В этом случае, они перечисляются через разделитель “запятую”. Электронное письмо для АПД может содержать сопроводительное письмо и тему, которые настраиваются при помощи отдельного шаблона в “Справочники”-“Печатные формы”-“Шаблоны e-mail для актов передачи денег”.

!Примечание! Тему сообщения при отправке АПД по email можно указать в шаблоне в начале печатной формы – прописать без кавычек "subject: текст темы".

!ВНИМАНИЕ! Система может использовать e-mail адреса из карточки клиента, как из вкладки “Основное”, так и из вкладки “Реквизиты”. Отвечает за это настройка значения переменной “Справочники – Переменные – Финансы – Акты передачи денег – При отправке акта по e-mail использовать адрес получателя счета”.

Отчеты – выпадающий список отчетов для АПД, который доступен для формирования в системе.

Контекстное меню карточки АПД содержит пункт:

“Удалить корреспонденцию из акта передачи денег” – возможность удаления корреспонденции из текущего АПД. Этот пункт меню доступен, если АПД не оплачен. Заказы, которые будут исключены из АПД, войдут в следующий АПД.

Коррекция денежных средств в АПД

Коррекция денежных средств возникает в АПД в том случае, когда данные в карточке корреспонденции меняются после ее включения в АПД. Механизм коррекции в системе работает полностью в автоматическом режиме.

Междугородние корреспонденции в АПД

В системе предусмотрено специальное правило формирования АПД для междугородней корреспонденции (которая доставляется филиалами КС или их подрядчиками) специально для того, чтобы курьерские службы не передавали денежные средства отправителю до того, как они фактически к ним поступят. Для этих целей предназначена галка “Оплачено” в карточке корреспонденции на вкладке “Финансы”.

В понимании системы для АПД – междугородними считаются корреспонденции, у которых “Ответственный филиал” отличается от текущего филиала-создателя.

Это правило регулируется настройкой переменной “Справочники – Переменные – Финансы – Акты передачи денег – Включать в акт передачи денег неоплаченные междугородние отправления”, которое гласит:

Если эта переменная включена, то в формируемый акт передачи денег будут добавлены междугородные (т.е. те, у которых ответственный филиал отличается от текущего) отправления, у которых проставлена дата доставки вне зависимости от того, взведен ли флаг "Оплачено" в карточке корреспонденции. Если переменная выключена, то в акты передачи денег будут попадать только те междугородные корреспонденции, у которых взведен флаг "Оплачено" и проставлены дата/время доставки.

!ВНИМАНИЕ! Указанное выше правило относится ко всем типам актов передачи денег.

В системе предусмотрена специальная возможность загрузки входящего АПД контрагента, (например, СДЭК или Boxberry) которая позволяет на основании полученных данных автоматически проставить флаг “Оплачено” для корреспонденций, вошедших во входящий АПД. Эта возможность настраивается в системе КС 2008 по запросу клиента.

Фильтрация корреспонденции по галке “Оплачено” (как и поле на вкладке “Адреса”) в системе отсутствует. Информацию по корреспонденции, которая не входит в АПД (в частности и по междугородней, оплата которой не подтверждена) можно сформировать в виде отчета через основное меню “Отчеты – Клиенты – Долги перед Интернет-магазинами”. В этом отчете будет представлена информация по задолженности перед клиентами в разрезе корреспонденций не вошедших в АПД и неоплаченных АПД.

Формирование двойного АПД

Данная возможность востребована клиентами, для которых необходимо разделение корреспонденций при формировании АПД на два отдельных акта. Один АПД формируется для корреспонденций, оплата по которым производилась наличным способом (если в карточке клиента указано, что необходимо оформлять возврат денежных средств наличными, тип оплаты в отправлении указан как "наличными при получении"), второй АПД формируется для корреспонденций, оплаченных безналичным способом (например – с помощью банковской карты). Для настройки этой возможности необходима настройка переменной “Справочники – Переменные – Финансы – Акты передачи денег – Создавать отдельный АПД для б/н” и настройка системной дополнительной возможности AdditionalStringForSMA.

Настройка дополнительной возможности AdditionalStringForSMA производится силами программиста после согласования вопросов в процессе постановки задачи.

Правило начисления процента менеджеру по АПД

Для сотрудников КС с типом "Агент" при расчете [ЗП] предусмотрена специальная возможность начисления процента менеджеру от оборота (оплаченных АПД или счетов) закрепленных за этим менеджером клиентов. Если в карточке [клиента] на вкладке "Финансы" включена галка "Исключить стоимость курьерских услуг из АПД", то начисление процентов менеджеру будет выполнено, если клиенту выставлены АПД и по ним проставлена оплата. Если галка "Исключить стоимость курьерских услуг из АПД" отключена, то начисление процентов менеджеру будет выполнено только, если клиенту выставлены счета и по ним проставлена оплата.

Настройка переменных для АПД в системе

Дополнительные настройки для АПД доступны в системе через основное меню “Справочники – Переменные – Финансы – Акты передачи денег”. Каждая переменная содержит подробное описание своего предназначения. Изменения значений переменных вступают в силу после перезапуска программы.

Настройка прав доступа для АПД в системе

Настройка прав доступа на работу с АПД доступна пользователям через основное меню “Настройка – Пользователи”. В дереве прав “Документы – Акты передачи денег” расположен раскрывающийся список настройки полномочий для выбранной группы пользователей.

Отображение АПД в ЛК клиента

В ЛК клиента для тарифного плана “Премиум” на вкладке “Финансы” доступен функционал, который позволяет отображать информацию по всем АПД, сформированным для клиента в системе КС2008. Подробнее можно ознакомиться по [ссылке].

Акт передачи корреспонденции

Здесь будет опубликована статья по возвратам корреспонденции (АПК).