Изменения

== Выставление счетов клиентам Управление счетами ==Для управления счетами выберите в меню главного окна приложения пункт «Документы» - «Счета» (необходимо наличие прав просмотра счетов). Откроется окно «Счета»:

Для управления счетами выберите в меню '''Документы''' пункт '''Счета'''. Необходимо наличие прав на просмотр счетов. Откроется окно «Счета»: [[Файл:Список счетов.png|700px900px]] Здесь представлена таблица выставленных В верхней части окна расположены фильтры списка счетов. *Нажмите Enter (или дважды щелкните по сетке)Фильтры можно комбинировать, чтобы увидеть карточку счетавывести в таблице счетов необходимую информацию. Чтобы снять установленные фильтры, нажмите на кнопку '''Отменить'''.*F5 – чтобы проставить оплату Выставленные счета. Откроется окно оплаты счета, в котором необходимо ввести даты отчета и оплаты. При нажатии «ОК» система проставит признак оплаченности информация по ним представлены в заказы клиента за период счета, а также пометит счет оплаченнымвиде таблицы. Оплаченные счета отображаются серым цветом. Эта операция также выполняется автоматически при выполнении импорта из банк-клиента. Подробнее см. раздел «[[Интеграция с другими системами]]»на сером фоне.*F9 – Выдает детализацию счета.*Ctrl-F9 – Выгружает текущую выборку счетов Если ведется учет подписанных актов, в MS Excelтабличной части можно отобразить столбец '''Подписан акт'''.*Ctrl-F12 – Создает в заказах корреспонденциюЧтобы установить флажок '''Подписан акт''', для доставки счетов, имеющих дату текущего счета (необходимо наличие прав создания почтовой корреспонденции)отсканируйте штрихкод с распечатанного акта по счету.

Для удобства работы с таблицей счетов в верхней части окна расположены инструменты настройки выборки счетов, позволяющие ограничивать отображаемые == Карточка счета по разным признакам:<br />выборка по конкретным контрагентам (клиентам). В этом случае отобразятся все счета, выставленные выбранному клиенту.<br />выборка по интервалу дат счетов.<br /> выборка по конкретному менеджеру (агенту). В этом случае в таблице отобразятся выставленные счета по клиентам, закрепленным за выбранным менеджером.<br />выборка по фирме (юр. Лицу). В этом случае в таблице отобразятся все счета, выставленные клиентам, от выбранного Вами юр. Лица.<br />выборка по неоплаченным счетам - поставить галочку «только неоплаченные».<br />Все перечисленные фильтры можно комбинировать, выводя в таблице счетов необходимую информацию. Снять заданные фильтры можно нажав кнопку «отменить»<br />Внизу под таблицей счетов отображаются справочные данные о том, сколько счетов (записей) выведено в таблице и на какую сумму, сколько из них оплачено и на какую сумму, сколько счетов (записей) выделен и на какую сумму.==

Карточка счета имеет следующий вид (данный вид счета, доступен при использовании стандартной печатной формы счета для России):

'''Заказчик'''. Имя или название клиента курьерской службы. '''Отдел'''. Название отдела компании, создавшего заказ. '''Основание'''. Определяет порядок оплаты услуг курьерской службы. Возможные значения:* '''Заказы''' — клиент оплачивает все доставки по заказам. В этом случае правее выпадающего списка появляется кнопка [[Файл:More.png]], при нажатии на которую можно увидеть номера заказов, на которые выставлен этот счет;* '''Акт передачи денег/ТМЦ''' — клиент оплачивает услуги по заказам, вошедшим в АПД. '''Период счета''' – интервал . Интервал дат заказов, за которые выставляется счет.<br />Галки  '''Дата документа'''. Заполняется автоматически датой выставления счета. '''Предоплата'''. Если флажок установлен, значит клиент оплачивает услуги до их выполнения, деньги списываются с баланса клиента в системе. '''ОплаченоНал.'''Если флажок установлен, клиент оплачивает услуги наличными деньгами. '''Не оплаченоКурс валюты''' - указывают . Отношение валюты, в которой производится расчет, к рублю. Укажите значение или нажмите на выборку заказов кнопку [[Файл:More.png]] рядом с полем для расчетаподстановки значения из справочника '''[[Курсы валют]]'''.{'''Скидка'''. Скидка клиента в процентах. Вы можете указать скидку вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] заполнить значением, указанным в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]]. '''Тип формы'''. Тип [[Печатные формы|<pre>ВНИМАНИЕ!При открытии оплаченного печатной формы]] счета, . Выберите значение из выпадающего списка или скопируйте тип из [[Клиенты и попытке его пересчета система может не находить корреспонденцию именно по причине того, что партнеры#Реквизиты|карточки клиента]] с помощью кнопки [[Файл:More.png]]. Печатные формы счетов хранятся в оплаченном счете корреспонденция становится оплаченнойразделе '''Справочники''' > '''Печатные формы''' > '''Счета'''. А выборка по признаку оплаченности Их можно сохранять, загружать, редактировать в счете установлена в положениеMicrosoft Excel. «Не оплачено»Вы можете загрузить последнюю версию стандартной печатной формы [[Файлы для загрузки#Популярные документы|здесь]].</pre> '''Огранич.''' Если флажок установлен, то включено ограничение по минимальной сумме счета, установленной в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]]. Кнопка [[Файл:More.png]] рядом с полем позволяет скопировать значение из поля '''Мин. сумма счета''' карточки клиента.|}'''Номер счетаСчет''' – . Если флажок установлен, будет сформирован счет, и вы можете ввести номер счета вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] подставить значение автоматической нумерации. Если флажок снят, счет не формируется. Эта возможность используется, чтобы создать акт выполненных работ для клиентов, работающих по предоплате. Счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в течение года. При этом система позволяет пользователю, при необходимости, Пользователь может изменять номера счетов, но жестко контролирует при этом контролируется правильность последовательности дат и номеров счетов (система не даст : невозможно создать счет с номером большим, а датой – меньшей, и наоборот, чем у уже имеющегося счета за данный год), и наоборот. Эта возможность включена переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Счета''' > '''Контролировать последовательность дат и номеров счетов'''. '''Фактура'''. Кнопка рядом с полем подставляет текущий Вы можете ввести номер из базы данныхфактуры вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] подставить значение автоматической нумерации.<br /> '''Курс валютыПоказывать нули''' – отношение валюты. Если флажок установлен, в которой производится расчет стоимости к рублю. Кнопка рядом таблице отображаются строки с полем подставляет курс валютынулевыми ценами.<br /> '''Тип формыКол-во счетов''', '''СкидкаАктов''', и '''ОграничениеФактур'''. Укажите количество экземпляров документов для печати. '''Уполн. лицо''' – задают. Укажите сотрудника, соответственнокоторый выставил счет. '''Примечания'''. Поле для примечаний. В таблице '''Подробно''' перечислены услуги доставки, тип печатной формы, размер скидки и ограничение «снизу» суммы счетаза которые выставлен счет. Данные сгруппированы по стоимости. Кнопки , соответствующие им, подставляют данные из карточки текущего клиента.<br />для работы с таблицей: Галка * '''Показывать нулиПодробнее''' - включает/выключает показ строк с нулевыми ценами — дополнительная информация о позициях в таблице.<br />;* '''Адреса''' — отображает список адресов, по которым выставлен счет;Галка * '''Печатать с фактуройФункции''' - позволяет печатать комплект документов с 2-мя счетами-фактурами— открывает меню дополнительных функций. Если галка снята – на печать будет выведена Доступна только одна счет-фактура, для последующей печати вторых экземпляров отдельно.<br />созданных счетов;* '''ТаблицаПересчитать''' отображает подробную информацию о доставленной корреспонденции (сгруппировано по ценам)— используется при изменении дат счета. При нажатии кнопки «пересчитать» в нее подставляются агрегированные Система объединит данные из корреспонденциии добавит в таблицу. При необходимости, пользователь может эти данные откорректироватьможно изменить. Количество строк в таблице определяется выбранной печатной формой. При заполнении ее данными из корреспонденции, в случае, если различных Если количество цен доставленной корреспонденции будет доставки больше, чем строк в таблице, то система поставит количество равным единицеобъединит позиции. Будет создана позиция с количеством 1 и стоимостью, а стоимость – суммарную стоимость доставки корреспонденцииравной сумме всех доставок.<br /> Кнопка '''Печать''' сохраняет счет, и выводит комплект документов на печать на принтер, установленный по умолчанию, комплект документов, состоящий из счета, 2-х экземпляров актов сдачи-приемки работ, 1 или 2 счета фактуры, и, при необходимости, детализацию счета.<br />Кнопка '''Просмотр''' также сохраняет счет, формирует комплект документов в MS Excel’е и показывает его пользователю.Галка '''Непроводимый''' (необходимо наличие прав создания непроводимых счетов) препятствует сохранению счета, заставляет кнопки «Печать» и «Просмотр» формировать только счет, при этом, при выводе его в виде документа MS Excel выводит его без формул, прописанных в печатной форме.

После выставления счета запрещены действияКнопка '''Просмотр''' сохраняет счет, приводящие к изменению стоимости доставки корреспонденции. Программа выдаст сообщение: «Данная корреспонденция входит формирует комплект документов и открывает его в счет-фактуру №…. В корреспонденции, на которую выставлен счет, нельзя изменить стоимость доставки»Microsoft Excel.

В табличной части выставленных счетовЧтобы просмотреть форму счета с выгруженными [[#Печатная форма счета|подписями и печатью]], можно отобразить столбец в форме счета нажмите на кнопку '''"Подписан акт"Просмотр'''. Галка или '''"Подписан акт"Печать''' необходима в случае, если ведется учет подписанных актовудерживая нажатой клавишу CTRL.Ее можно проставить, отсканировав штрихкод с распечатаного акта по счетуВ результате сформируется документ XSL или PDF соответственно.

{||<pre>ВНИМАНИЕ!База данных является реляционной, это подразумевает ссылочную связь сущностей данных. Вследствие этого возникает следующееявление: Если сначала создать и распечатать комплект документов, потом изменить печатную форму, реквизиты контрагентов, и т.д.,повторная печать документов сформирует документы с текущими реквизитами и формой После выставления счетазапрещены действия, а не теми, что были на момент первичного формированияприводящие к изменению стоимости доставки корреспонденции.</pre>||}

Печатные формы счетов Вы можете увидеть в разделе "Справочники" - "Печатные формы" - "Счета"'''Примечание. Там Вы можете их сохранять''' Если сначала создать и распечатать комплект документов, загружатьа потом изменить печатную форму, редактировать в Excel'ереквизиты контрагентов и т.п., при повторной печати документов сформируются документы с новыми реквизитами и формой счета.

Галка '''“Предоплата”''' (карточка Чтобы разделять счета компании по отделам, в карточке клиента – вкладка заполните вкладку '''“Финансы”[[Клиенты и партнеры#Отделы|Отделы]]''') - позволяет настроить схему работы, по принципу “предоплаты услуг”, когда клиентом, на баланс, вносится установленная сумма предоплаты. При этом, сумма, за оказанные услуги клиенту, постепенно списывается с данного балансаи в карточке заказа указывайте отдел заказчика.

Важно: если включена галка Настройки выставления счета хранятся в карточке клиента на вкладках '''“Предоплата”[[Клиенты и партнеры#Реквизиты |Реквизиты]]''', то галка и '''“Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег”[[Клиенты и партнеры#Финансы|Финансы]]''' должна быть выключена, иначе с клиента дважды будет изыматься стоимость доставки: первый раз, будет списано с баланса, при оформлении заказа; второй, когда будет выставляться акт передачи денег.

Для того, чтобы пополнить баланс, нужно В зависимости от принятой системы взаиморасчетов с клиентом можно выставить [[#Счет на предоплату|счет, с установленной галкой '''“Предоплата”''':на предоплату]] или на оплату фактически оказанных услуг.

[[Файл:schet_1Если счет, выставленный на заказ, не оплачен, то изменить дату создания этого заказа можно при отключенной переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Счета''' > '''Контроль целостности счета''' или если в этой переменной указан пользователь, которому разрешено менять дату. В этом случае пользователь увидит напоминание о необходимости пересчета суммы счета.png|200px|center]]

Эту сумму Вы сможете увидеть Выставленные счета можно посмотреть в карточке клиента, на вкладке пункте основного меню '''“Финансы”Документы''':> '''Счета'''.

[[Файл:schet_2Если предыдущий счет был выставлен ранее, чем за последние 3 месяца, то счет формируется за '''ПОСЛЕДНИЙ''' календарный месяц.png|400px|center]]

Если сумма баланса снижается ниже значения, которое указано в переменной '''“Справочники – Переменные – Финансы - Минимальный баланс Функция предназначена для напоминания”''' (по умолчанию, значение равно 1000), то в всплывающем сообщении будет значок ошибкиупрощения и ускорения процесса выставления счетов клиентам.

Например, при создании первой корреспонденции, Откройте '''Функции''' > '''Массовое выставление счетов''' или '''Документы''' > '''Счета''' и нажмите на стоимость доставки в 100 р., всплывающее сообщение будет с суммой 50000 рублей. Баланс, после этого, уменьшается, на стоимость доставки. При создании следующей корреспонденции, в всплывающем сообщении сумма баланса уже будет другаякнопку '''Масcовое выставление счетов'''.Откроется окно «Массовое выставление счетов»:

Если по заказу нужны акт и счет-фактура, то выставляется счет, без галки '''"Счет"''', с указанным периодом счета. В акте и счет-фактуре, вместо номера указывается "б/н" потому, что номера счета как такового нет (галка '''"Счет"''' снята, а в шаблоне прописано, что для них указывается номер, который берется для номера счета). Сделано это для того, чтобы номера счетов, актов, счет-фактур совпадали[[Файл:Массовоее выставление.png|none]]

Использование этого функционала предполагает подключение модуля '''"1С-бухгалтерия"'''. На стороне системы КС2008 это ссылка в основном меню '''"Связь - Экспорт Помимо настроек фильтра, заказы должны отвечать следующим условиям:* не закрыты счетами;* не оплачены наличными;* корреспонденции в 1С"''', на стороне системы 1С это специально разработанная внешняя обработка заказе не входят в формате закрытые счетами АПД;*.epf. Для экспорта счетов в 1С выберите карточке корреспонденции, входящей в главном меню программы пункт заказ, не установлен флажок '''«Связь» - «Экспорт в 1С»Оплата получателем'''. Откроется окно следующего вида:

[[ФайлНастройки списка:Экспорт счетов в 1C.png]]

В поля ввода дат введите интервал дат выставления счетов для выгрузки в 1С. В поле '''Имя файла экспортаДата до''' введите имя файла. Дата, до которой сделаны заказы, попадающие в который нужно выгружать информацию о счетах. В поле '''Фирма''' выберите из списка название фирмысчет. Нажатием кнопки '''«ОК»''' программа сохраняет информацию о выставленных счетах в указанный файлНачальная дата формируется на основании предыдущего счета. После чего можно загружать эту информацию в «1С бухгалтерию»Если счета нет, то отображаются заказы за 3 последних месяца.

===Платежи '''№ счета'''. По умолчанию указывается номер, который будет присвоен следующему счету, выставленному от клиентов===[[Файлвыбранной фирмы. Счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в течение года. Пользователь может указать номер счета, с которого будут начинаться выставляемые счета, но при этом контролируется правильность последовательности дат и номеров счетов:platezhневозможно создать счет с номером большим, а датой меньшей, чем у уже имеющегося счета за данный год, и наоборот.png|thumb|300px|right|Форма платежа]]Платежи от клиентов можно Эта возможность включена переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''вводить вручнуюСчета''' или > '''загружатКонтролировать последовательность дат и номеров счетов'''ь через импорт из клиент банка.

Ввод платежа вручную возможен несколькими вариантами:#Выбрать клиента в списке и через контекстное меню '''"Ввести платеж"№ фактуры совпадает с № счета'''(F5)#В счетах через контекстное меню '''"Ввести оплату"''' (F5)#При оплате заказа наличными . Если флажок установлен, номер счет- в карточке заказа поставить галку '''"Оплата наличными"''' и справа нажать кнопку +фактуры устанавливается таким же, как номер счета.

После чего откроется '''карточка платежаВыставлять по''' . Выберите основание для выставления счетов. Возможные значения: '''заказам''', '''актам (РисАПД)'''. )

В ней можно выбрать '''сумму, дату и тип оплатыФирма'''(наличными или безналично). Юридическое лицо, от имени которого выставляется счет.

При оплате '''наличнымиРежим''' . Периодичность выставления счета. Возможные значения: '''Ручное выставление''', '''1 раз в месяц''', '''2 раза в месяц'''. По указанному значению фильтруются клиенты, которым нужно выставить счет. Этот признак указывается в карточке клиента, на вкладке '''Финансы''', в поле '''Режим выставления'''. Таким образом, для каждого клиента можно выбрать заказ указать <rspoiler text="собственный режим выставления счетов">Значения режима выставления счетов устанавливаются в справочнике '''Справочники''' > '''Статусы''' > '''76 Режим массового выставления счетов по которому курьер привез деньги, а так же самого курьеразаказам'''. Можно изменить существующие режимы или добавить пользовательские.</rspoiler>.

При оплате Кнопка '''безналичноВыставить счета всем''' возможно ввести дату документа запускает формирование счетов клиентам, отображаемым в табличной части. Если нужно выставить счета только для части клиентов, указанных в списке, выделите названия клиентов в списке и номер платежного поручения. Банковские реквизиты заполнятся автоматически согласно вкладке в контекстном меню выберите '''"Реквизиты"Выставить счет''' карточки клиента.

====Загрузка из банк-клиента====[[Файл:Import-iz-bank-klientaРезультат выставления счетов отображается в окне лога.png|thumb|300px|right|Форма загрузки из банк-клиента]]

Импорт платежей из банк-клиента позволяет загружать Выставленные счета находятся в систему документы об оплате и автоматически привязывать разделе '''Документы''' > '''Счета'''. Проверьте их к счетамкорректность перед отправкой клиенту.

Галка '''"Удалить файл после загрузки"''' – устанавливается в случаеРабота по предоплате предполагает, если нет необходимости хранить старые файлычто клиент вносит на свой баланс установленную сумму предоплаты, и стоимость услуг постепенно списывается с баланса.

Галка Чтобы установить предоплатный режим работы, в карточке клиента перейдите на вкладку '''"Загружать исходящие платежи"Финансы''' и установите флажок '''Предоплата''' – позволяет учитывать платежи от нас к нашим контрагентам.

Для начала загрузки нажимаем кнопку При этом флажок '''"Ок"Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег'''должна быть снят, иначе стоимость доставки будет взиматься с клиента дважды: первый раз — при оформлении заказа, второй раз — при создании акта передачи денег.

После загрузкиЧтобы клиент пополнил баланс, при необходимости правки привязки платежей к счетам, нажимаем на кнопку - выставьте ему счет с установленным флажком '''"Платежи"Предоплата'''. При этом откроется окно заведенных в системе платежей.:

Для определения фирмы, по которой нужно загружать платежи, система сравнивает '''расчетный счет''' в файле '''с расчетным счетом''', указанным в контрагенте фирмы.Далее система смотрит, какой '''ИНН''' указан в платеже и ищет по нему клиента. Если клиент с данным '''ИНН''' в базе не найден, то поиск выполняется по '''БИК''' и '''расчетному счету'''. При загрузке платежей система выполняет поиск и привязку входящих платежей – к выставленным безналичным счетам. Платеж привязывается к счету, в случае если сумма счета и сумма в платеже совпадают. Если счет на сумму платежа не найден, то система рассчитывает, есть ли два счета, сумма которых бы закрывалась по платежу. В случае, если такие счета есть, то система закрывает данным платежом оба счета[[Файл:schet_1.png|400px|none]]

Текущий баланс можно проверить в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]], на вкладке '''НапримерФинансы''': загружаем платеж на 10250 р., в системе есть два счета на сумму 4150 и 6100. Система распределит сумму платежа на оба счета, тем самым закрыв их и привяжет оба счета к платежу.В случае, если платеж не привязался по сумме или одним платежом оплачивали более двух счетов, такой платеж попадает в не разнесённые и его можно будет разнести вручную.

Если платежПри создании карточки заказа, ранее загружался, то повторно он загружаться не корреспонденции или срочного заказа от этого клиента будетпоявляться всплывающее сообщение с информацией о текущем балансе.

===Платежи партнерам===Для передачи средств партнерам и их учету Если сумма баланса ниже значения, которое указано в системе необходимо выбрать клиента из списка и через контекстное меню выбрать переменной '''"Передача средств клиенту"Справочники'''> '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Минимальный баланс для напоминания''', то во всплывающем сообщении будет значок ошибки.

Далее внести информацию о платеже аналогично вводу платежа [[#Платежи от клиентов|ОТ клиента]]Чтобы сформировать акт и счет-фактуру по заказу при предоплатной системе расчетов, выставьте счет без флажка '''Счет''' с указанным периодом счета. В акте и счет-фактуре вместо номера указывается «б/н», потому что номера счета как такового нет. Сделано это для того, чтобы номера счетов, актов, счет-фактур совпадали.

== Печать, логотип и подпись в печатной форме = Печатная форма счета ===

Скан-копии изображений в формате PNG, который поддерживает прозрачность фона, должны быть загружены в справочник [[Справочники#Фирмы|'''[[Фирмы]]''']] на вкладку '''Сканы'''.

* с помощью [[Счета#Теги|с помощью тегов]];* по [[Счета#Координаты|по координатам]].

Скан-копии изображений выгружаются в печатную форму счета только при отправке счета клиенту по e-mail электронной почте (функция контекстного меню '''Разослать по e-mail''').

==== Теги ====

==== Координаты ====