357
правок
Изменения
Счета
,→Проведение платежа
== Выставление счетов клиентам Управление счетами ==Для управления счетами выберите в меню главного окна приложения пункт «Документы» - «Счета» (необходимо наличие прав просмотра счетов). Откроется окно «Счета»:
Для управления счетами выберите в меню '''Документы''' пункт '''Счета'''. Необходимо наличие прав на просмотр счетов. Откроется окно «Счета»: [[Файл:Список счетов.png|700px900px]] Здесь представлена таблица выставленных В верхней части окна расположены фильтры списка счетов. *Нажмите Enter (или дважды щелкните по сетке)Фильтры можно комбинировать, чтобы увидеть карточку счетавывести в таблице счетов необходимую информацию. Чтобы снять установленные фильтры, нажмите на кнопку '''Отменить'''.*F5 – чтобы проставить оплату Выставленные счета. Откроется окно оплаты счета, в котором необходимо ввести даты отчета и оплаты. При нажатии «ОК» система проставит признак оплаченности информация по ним представлены в заказы клиента за период счета, а также пометит счет оплаченнымвиде таблицы. Оплаченные счета отображаются серым цветом. Эта операция также выполняется автоматически при выполнении импорта из банк-клиента. Подробнее см. раздел «[[Интеграция с другими системами]]»на сером фоне.*F9 – Выдает детализацию счета.*Ctrl-F9 – Выгружает текущую выборку счетов Если ведется учет подписанных актов, в MS Excelтабличной части можно отобразить столбец '''Подписан акт'''.*Ctrl-F12 – Создает в заказах корреспонденциюЧтобы установить флажок '''Подписан акт''', для доставки счетов, имеющих дату текущего счета (необходимо наличие прав создания почтовой корреспонденции)отсканируйте штрихкод с распечатанного акта по счету.
В этом окне доступны следующие действия со счетами:
* открыть карточку счета. Чтобы просмотреть информацию по счету, выделите его в таблице и нажмите Enter;
* отметить [[Счета#Ручной ввод|оплату счета]]. Для этого выделите счет и нажмите F5. Откроется окно оплаты счета, в котором необходимо ввести даты отчета и оплаты. При нажатии на кнопку '''ОК''' заказы клиента за период счета и сам счет станут оплаченными. Эта операция выполняется автоматически при [[#Импорт из банк-клиента|импорте из банк-клиента]];
* просмотреть детализацию счета — F9;
* выгрузить счета в Microsoft Excel — Ctrl+F9;
* указать дату <rspoiler text="обещанного платежа">После ввода даты обещанного платежа снимается блокировка на создание заказов.</rspoiler> по счету — пункт контекстного меню '''Дата обещанного платежа''';
* [[#Экспорт счетов в 1C|экспортировать]] выбранные счета в 1С;
* [[#Массовое выставление счетов|массово выставить счета]];
* сформировать заказ на доставку выделенных счетов — Ctrl+F12.
Карточка счета имеет следующий вид (данный вид счета, доступен при использовании стандартной печатной формы счета для России):
[[Файл:Карточка счета.png|400px]]
Вид табличной части счета зависит от используемой печатной формы.
'''Заказчик'''. Имя или название клиента курьерской службы. '''Отдел'''. Название отдела компании, создавшего заказ. '''Основание'''. Определяет порядок оплаты услуг курьерской службы. Возможные значения:* '''Заказы''' — клиент оплачивает все доставки по заказам. В этом случае правее выпадающего списка появляется кнопка [[Файл:More.png]], при нажатии на которую можно увидеть номера заказов, на которые выставлен этот счет;* '''Акт передачи денег/ТМЦ''' — клиент оплачивает услуги по заказам, вошедшим в АПД. '''Период счета''' – интервал . Интервал дат заказов, за которые выставляется счет.<br />Галки '''Дата документа'''. Заполняется автоматически датой выставления счета. '''Предоплата'''. Если флажок установлен, значит клиент оплачивает услуги до их выполнения, деньги списываются с баланса клиента в системе. '''ОплаченоНал.'''Если флажок установлен, клиент оплачивает услуги наличными деньгами. '''Не оплаченоКурс валюты''' - указывают . Отношение валюты, в которой производится расчет, к рублю. Укажите значение или нажмите на выборку заказов кнопку [[Файл:More.png]] рядом с полем для расчетаподстановки значения из справочника '''[[Курсы валют]]'''.{'''Скидка'''. Скидка клиента в процентах. Вы можете указать скидку вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] заполнить значением, указанным в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]]. '''Тип формы'''. Тип [[Печатные формы|<pre>ВНИМАНИЕ!При открытии оплаченного печатной формы]] счета, . Выберите значение из выпадающего списка или скопируйте тип из [[Клиенты и попытке его пересчета система может не находить корреспонденцию именно по причине того, что партнеры#Реквизиты|карточки клиента]] с помощью кнопки [[Файл:More.png]]. Печатные формы счетов хранятся в оплаченном счете корреспонденция становится оплаченнойразделе '''Справочники''' > '''Печатные формы''' > '''Счета'''. А выборка по признаку оплаченности Их можно сохранять, загружать, редактировать в счете установлена в положениеMicrosoft Excel. «Не оплачено»Вы можете загрузить последнюю версию стандартной печатной формы [[Файлы для загрузки#Популярные документы|здесь]].</pre> '''Огранич.''' Если флажок установлен, то включено ограничение по минимальной сумме счета, установленной в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]]. Кнопка [[Файл:More.png]] рядом с полем позволяет скопировать значение из поля '''Мин. сумма счета''' карточки клиента.|}'''Номер счетаСчет''' – . Если флажок установлен, будет сформирован счет, и вы можете ввести номер счета вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] подставить значение автоматической нумерации. Если флажок снят, счет не формируется. Эта возможность используется, чтобы создать акт выполненных работ для клиентов, работающих по предоплате. Счета автоматически нумеруются сквозной нумерацией в течение года. При этом система позволяет пользователю, при необходимости, Пользователь может изменять номера счетов, но жестко контролирует при этом контролируется правильность последовательности дат и номеров счетов (система не даст : невозможно создать счет с номером большим, а датой – меньшей, и наоборот, чем у уже имеющегося счета за данный год), и наоборот. Эта возможность включена переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Счета''' > '''Контролировать последовательность дат и номеров счетов'''. '''Фактура'''. Кнопка рядом с полем подставляет текущий Вы можете ввести номер из базы данныхфактуры вручную или по кнопке [[Файл:More.png]] подставить значение автоматической нумерации.<br /> '''Курс валютыПоказывать нули''' – отношение валюты. Если флажок установлен, в которой производится расчет стоимости к рублю. Кнопка рядом таблице отображаются строки с полем подставляет курс валютынулевыми ценами.<br /> '''Тип формыКол-во счетов''', '''СкидкаАктов''', и '''ОграничениеФактур'''. Укажите количество экземпляров документов для печати. '''Уполн. лицо''' – задают. Укажите сотрудника, соответственнокоторый выставил счет. '''Примечания'''. Поле для примечаний. В таблице '''Подробно''' перечислены услуги доставки, тип печатной формы, размер скидки и ограничение «снизу» суммы счетаза которые выставлен счет. Данные сгруппированы по стоимости. Кнопки , соответствующие им, подставляют данные из карточки текущего клиента.<br />для работы с таблицей: Галка * '''Показывать нулиПодробнее''' - включает/выключает показ строк с нулевыми ценами — дополнительная информация о позициях в таблице.<br />;* '''Адреса''' — отображает список адресов, по которым выставлен счет;Галка * '''Печатать с фактуройФункции''' - позволяет печатать комплект документов с 2-мя счетами-фактурами— открывает меню дополнительных функций. Если галка снята – на печать будет выведена Доступна только одна счет-фактура, для последующей печати вторых экземпляров отдельно.<br />созданных счетов;* '''ТаблицаПересчитать''' отображает подробную информацию о доставленной корреспонденции (сгруппировано по ценам)— используется при изменении дат счета. При нажатии кнопки «пересчитать» в нее подставляются агрегированные Система объединит данные из корреспонденциии добавит в таблицу. При необходимости, пользователь может эти данные откорректироватьможно изменить. Количество строк в таблице определяется выбранной печатной формой. При заполнении ее данными из корреспонденции, в случае, если различных Если количество цен доставленной корреспонденции будет доставки больше, чем строк в таблице, то система поставит количество равным единицеобъединит позиции. Будет создана позиция с количеством 1 и стоимостью, а стоимость – суммарную стоимость доставки корреспонденцииравной сумме всех доставок.<br /> Кнопка '''Печать''' сохраняет счет, и выводит комплект документов на печать на принтер, установленный по умолчанию, комплект документов, состоящий из счета, 2-х экземпляров актов сдачи-приемки работ, 1 или 2 счета фактуры, и, при необходимости, детализацию счета.<br />Кнопка '''Просмотр''' также сохраняет счет, формирует комплект документов в MS Excel’е и показывает его пользователю.Галка '''Непроводимый''' (необходимо наличие прав создания непроводимых счетов) препятствует сохранению счета, заставляет кнопки «Печать» и «Просмотр» формировать только счет, при этом, при выводе его в виде документа MS Excel выводит его без формул, прописанных в печатной форме.
Текущий баланс можно проверить в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]], на вкладке '''НапримерФинансы''': загружаем платеж на 10250 р., в системе есть два счета на сумму 4150 и 6100. Система распределит сумму платежа на оба счета, тем самым закрыв их и привяжет оба счета к платежу.В случае, если платеж не привязался по сумме или одним платежом оплачивали более двух счетов, такой платеж попадает в не разнесённые и его можно будет разнести вручную.
== Печать, логотип и подпись в печатной форме = Печатная форма счета ===
В стандартных печатных формах счетов можно размещать сканы логотипа и печати предприятия, подписей руководителя и бухгалтера.
[[Файл:Positionofpic1.png|500px|none]]
Скан-копии изображений в формате PNG, который поддерживает прозрачность фона, должны быть загружены в справочник [[Справочники#Фирмы|'''[[Фирмы]]''']] на вкладку '''Сканы'''.
Существуют следующие способы размещения печати, логотипа и подписей в печатной форме счета:
* с помощью [[Счета#Теги|с помощью тегов]];* по [[Счета#Координаты|по координатам]].
Скан-копии изображений выгружаются в печатную форму счета только при отправке счета клиенту по e-mail электронной почте (функция контекстного меню '''Разослать по e-mail''').
Чтобы просмотреть форму счета с выгруженными скан-копиями, в форме счета нажмите на кнопку '''Просмотр''' или '''Печать''', удерживая нажатой клавишу CTRL. В результате сформируется документ XSL или PDF соответственно.
* чтобы указать расположение штрихкода, укажите тег <BARCODE> в нужной ячейке.
==== Теги ====
Вы можете задать расположение печати, логотипа и подписей в печатной форме с помощью следующих тегов:
Количество тегов на листе не ограничено.
==== Координаты ====
В форму счета для вкладки '''Счет''' и '''Акт''' из системы автоматически выгружаются изображения: '''Печать предприятия''' и '''Подпись директора''', для вкладки '''Фактура''' выгружаются '''Подпись директора''' и '''Подпись бухгалтера'''. Система автоматически подбирает координаты местоположения изображений путем поиска по словосочетаниям '''Руководитель организации''' и '''Главный бухгалтер''' в форме.
Если в документе найден хоть один тег <LOGO>, <STAMP>, <DIR> или <BUH>, координаты в документе игнорируются, изображения вставляются тегами.
==== Кастомная детализация ====
Имеется возможность вкладывать скрипт кастомной детализации счета в саму форму счета - для случаев, когда нужно сделать форму детализации для какого-нибудь клиента или разновидности счета отличной от стандартной или общей кастомной. Скрипт помещается на вкладку '''Данные''' в ячейку H3. Правила составления скрипта аналогичны системной доп.возможности CustomBillDetaling см. [https://wiki.courierexe.ru/index.php/%D0%94%D0%BE%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D0%BD%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D0%B2%D0%BE%D0%B7%D0%BC%D0%BE%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B8]
== Рассылка по e-mail ==
Чтобы отправить счет по электронной почте, в списке счетов в контекстном меню выберите '''Разослать по e-mail'''.
Если кнопка недоступна, убедитесь, что выполнены следующие условия:
* в [[Пользователи#Создание пользователя|карточке пользователя]], который выполняет рассылку, указан адрес электронной почты;
* указаны общие или локальные настройки почтового сервиса:
** [[Настройка глобальных параметров#Настройка параметров подключения к почтовому серверу|общие]] — '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Подключения''' > '''Почтовый сервер''';
** [[Устранение неполадок#Устранение неполадок при отправке электронной почты|локальные]] — '''Настройка''' > '''Параметры''' > '''Подключения''';
* в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]], которому выставлен счет, на вкладке '''Финансы''' указан адрес электронной почты.
Чтобы отправить выставленные счета сразу нескольким клиентам, выделите их в списке и в контекстном меню выберите '''Разослать по e-mail''' .
== Экспорт счетов в 1С ==
Использование этой функциональности предполагает наличие подключенного модуля [https://courierexe.ru/integration.htm 1С:Бухгалтерия].
Чтобы экспортировать счет в 1С:
# Откройте пункт основного меню '''Связь''' > '''Экспорт счетов в 1С'''. Откроется окно следующего вида:[[Файл:Экспорт счетов в 1C.png|none]]
# Укажите интервал дат выставления счетов, файл, в который нужно выгружать информацию о счетах. В поле '''Фирма''' выберите из списка название юридического лица, которое выставляет счет.
# Нажмите на кнопку '''ОК'''. Информация о выставленных счетах сохраняется в указанный файл, подробнее см. [[описание формата экспорта счетов в 1С]].
Сформированный файл с помощью внешней обработки 1C в формате EPF можно загрузить в модуль 1С:Бухгалтерия.
== Проведение платежа ==
Чтобы просмотреть внесенные платежи, выберите в меню '''Документы''' > '''Платежи'''. Откроется окно «Платежи»:
[[Файл:Платежи.png|none|650 px]]
В верхней части окна расположены фильтры списка платежей. Фильтры можно комбинировать, выводя в таблице платежей необходимую информацию.
Введенные платежи и информация по ним представлены в виде таблицы. Сумма платежа со знаком минуса означает платеж партнеру.
В этом окне доступны следующие действия со платежами:
* открыть карточку платежа. Чтобы просмотреть информацию по платежу, выделите его в таблице и нажмите Enter;
* [[#Ручной ввод|ввести платеж вручную]];
* просмотреть привязки платежа к счетам — CTRL+F3;
* удалить платеж — CTRL+F8;
* сформировать [[Клиенты и партнеры#Акт сверки|акт сверки]] взаимных расчетов. Для этого выделите в списке платеж клиента, по которому нужно сформировать акт, и в контекстном меню выберите пункт '''Акт сверки'''.
=== Платежи от клиентов ===
Платежи от клиентов можно:
* [[#Ручной ввод|вводить вручную]];
* [[#Импорт из банк-клиента|импортировать из клиент-банка]].
==== Ручной ввод ====
Ввести платеж вручную можно следующими способами:
* на вкладке '''Клиенты''' выберите клиента в списке и нажмите F5 или в контекстном меню выберите пункт '''Ввести платеж''';
* откройте пункт основного меню '''Документы''' > '''Счета''', выберите счет и нажмите F5 или в контекстном меню выберите пункт '''Ввести оплату''';
* при оплате заказа наличными в карточке заказа установите флажок '''Оплата наличными''' и справа нажмите на кнопку [[Файл:Плюс2.png]].
В результате откроется карточка платежа:
[[Файл:platezh.png|none|400px]]
# Укажите сумму, дату и тип оплаты: наличная или безналичная.
#: При оплате наличными можно изменить заказ, по которому курьер привез деньги, а также данные курьера.
#: При безналичной оплате введите номер платежного поручения и дату документа. Банковские реквизиты автоматически заполнятся данными со вкладки '''Реквизиты''' карточки клиента.
# Нажмите на кнопку '''ОК'''.
Платеж появится в разделе '''Документы''' > '''Платежи'''.
Не рекомендуется вводить вручную безналичные платежи, это увеличивает вероятность неверного ввода информации. Используйте загрузку из банк-клиента.
<div style="font-size: 14px; color: #a92424; background-color: #ffdede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
'''Важно!''' При внесении платежа по заказу с оплатой наличными может пробиваться чек (зависит от переменной "Справочники" -> "Переменные" -> "Финансы" -> "Кассовые чеки" -> "Печать чека при оплате доставки отправителем в заказе: Да"). На платеж наличными чек будет пробит так же "Наличными", на платеж по безналу чек будет пробит как "Оплата картой".
</div>
==== Импорт из банк-клиента ====
Импорт платежей из банк-клиента позволяет загружать в MeaSoft документы об оплате и автоматически привязывать их к счетам.
Чтобы импортировать платежи:
# Выгрузите выписки по платежам из банк-клиента в текстовый файл. В большинстве случаев такая выгрузка в банк-клиенте называется «Экспорт в 1С».
# В MeaSoft выберите в меню '''Связь''' > '''Импорт из банк-клиента'''. Откроется окно «Импорт платежей»:[[Файл:Import-iz-bank-klienta.png|500px|none]]
# Укажите путь к выгруженному файлу в поле '''Путь к файлу обмена'''.<br>'''Удалить файл после загрузки'''. Если флажок установлен, текстовый файл выписки по платежам будет удален c вашего компьютера после загрузки в MeaSoft.<br>'''Загружать исходящие платежи'''. Если флажок установлен, проводятся платежи от нас к нашим контрагентам.
# Чтобы загрузить платеж, нажмите на кнопку '''ОК'''.
Платежи появятся в разделе '''Документы''' > '''Платежи'''.
При внесении платежей выполняется поиск и привязка входящих платежей к выставленным счетам с безналичным типом оплаты. Подробнее см. раздел [[#Привязка платежей|«Привязка платежей»]].
Чтобы изменить привязки платежей к счетам, нажмите на кнопку '''Платежи'''. Откроется окно проведенных в системе платежей.
===Платежи партнерам===
Чтобы провести платеж партнеру:
# На вкладке '''Клиенты''' выберите партнера из списка и в контекстном меню выберите '''Передача средств клиенту'''. Откроется окно «Передача средств клиенту»:[[Файл:Платеж клиенту.png|none|400 px]]
# Укажите сумму, дату и тип оплаты: наличная или безналичная.
#:При оплате наличными можно изменить заказ, по которому курьер привез деньги, а также данные курьера.
#:При безналичной оплате введите номер платежного поручения и дату документа. Банковские реквизиты автоматически заполнятся данными со вкладки '''Реквизиты''' карточки клиента.
#Нажмите на кнопку '''ОК'''.
Платеж появится в разделе '''Документы''' > '''Платежи'''.
=== Привязка платежей ===
При внесении платежей выполняется поиск и привязка входящих платежей к выставленным счетам с безналичным типом оплаты. Платеж привязывается к счету, если суммы счета и платежа совпадают. Если счет на сумму платежа не найден, то система рассчитывает, есть ли два счета, сумма которых закрывается по платежу. Если такие счета есть, оба счета закрываются этим платежом.
Пример: загружен платеж на 10250 руб., найдены два счета на сумму 4150 руб. и 6100 руб. Сумма платежа распределяется на оба счета, платеж привязывается к обоим счетам, счета закрываются.
Если платеж не привязался по сумме или одним платежом оплачивали более двух счетов, такой платеж попадает в неразнесенные, и его можно будет распределить вручную.
Ранее загруженные платежи повторно не загружаются.
Чтобы привязать платеж вручную:
# Откройте '''Документы'''> '''Платежи''' и установите флажок '''Только непривязанные''' и/или '''Только неразнесенные'''.
# Выделите в списке платеж, который нужно привязать к счету, и нажмите CTRL+F3 или в контекстном меню выберите '''Посмотреть привязки к счетам'''.
#:Откроется окно «Привязка счетов и платежей». Если платеж не привязан ни к одному счету, записей в таблице нет. Если платеж не полностью разнесен по счетам, отображается информация по уже привязанным счетам и нераспределенный остаток платежа.
# Нажмите F3 или в контекстном меню выберите '''Добавить'''. Откроется окно «Счета», в котором содержатся счета, выставленные клиенту в указанный период. Выберите счет, к которому нужно привязать платеж.
В окне «Привязка счетов и платежей» появится новая строчка с информацией о платеже и привязанном к нему счете.