Модуль складского учета

Материал из Меасофт
Перейти к: навигация, поиск

Назначение

Модуль складского учета - это часть программы, обеспечивающая автоматизацию управления ответственного хранения товара на складе курьерской службы. "Склад" поставляется отдельным модулем в программе и не входит в базовую версию. Функционал программы по организации складского учета не претендует на звание полноценной WMS-системы и реализован для работы небольшого склада. Установка модуля складского учета добавляет в программу меню "Склад" и вкладку "Склад".

Список номенклатуры

Список номенклатуры

Для учета товаров на складе используется номенклатура. Чтобы посмотреть складские позиции выберите меню "Склад" -> "Номенклатура".

В верхней части окна находятся фильтры складских остатков:

  • Фильтр по поставщикам.
  • Фильтр по складам.
  • "Только в наличии" - отображает номенклатуру с остатком больше 0.
  • "Архив" - отображает номенклатуру, с галкой "Архив".

Внизу окна, слева отображается количество единиц номенклатуры в таблице.

Единица номенклатуры

Для создания единицы номенклатуры в контекстном меню выберите "Создать" - откроется окно "Единица номенклатуры".

Рассмотрим данные в карточке "Единица номенклатуры":

  • Наименование - наименование должно быть уникальным, т.е. не совпадать с ранее внесенными в программу.
  • Штрих-код - штрих-код производителя, указывается, если есть.
  • Штрих-код упаковки - для приема товара ящиками
    , указывается, если есть.
  • Кол-во в упаковке - количество единиц товара, находящееся в одной упаковке.
  • Розничная цена - стоимость товара в розничной продаже. Подробнее
  • Закупочная цена - стоимость закупки товара.
  • Габариты: длинна, ширина, высота в сантиметрах.
  • Масса - масса товара указывается в килограммах.Изменение габаритов/массы
  • - номер номенклатуры, присваивается автоматически.
  • Страна происхождения - страна производства товара. Используется для печати на наклейках.
  • Полка - номер полки хранения товара. Отображается при комплектации.
  • Способ отгрузки - "FIFO" способ отгрузки, при котором товар, поступающий первым, так же первым и отгружается. Поле не активно, т.к. в программе реализован только "FIFO".
  • Точка дозаказа - остаток товара, при котором требуется дозаказать товар.
  • Количество дозаказа - количество товара для дозаказа.
  • Ставка НДС - указывается процент ставки НДС. Поле не может быть пустым: в случае, если товар не облагается НДС, поставьте значение - 0.
  • Наличие всего - отображает остаток товара на всех складах. Справа, кнопка Кнопка вниз.png открывает окно с остатками по складам.
  • Кол-во в паллете - количество товара, помещающегося на одной паллете.
  • Порядок округления паллет - это количество знаков после запятой, от -6 до 6, где 0 - это округление до м.куб., а 6 - округление до см.куб.
  • Тип номенклатуры:
    • Товар - объект, предоставленный поставщиком для передачи получателю.
    • Расходные материалы - материалы
      , которые расходуются в процессе использования.
    • Инвентарь - номенклатура, использующаяся курьерской службой для внутренних нужд
      . Подробнее в разделе инвентарь и расходные материалы.
    • Упаковка - объект является упаковкой, а не товаром, например конверт, сейф-пакет или тубус. см. подробнее. Что еще бывает
  • Архив - параметр, позволяющий убрать не использующуюся номенклатуру из общего списка номенклатуры в "Архив". В программе нельзя удалить номенклатуру, т.к. данные по ней могут входить в отчеты, вместо удаления используйте этот параметр. Программа перемещает номенклатуру с нулевым остатком в "Архив", если по ней не было операций за год.
  • Возврат на склад - параметр, использующийся при возврате товара покупателем. Подробнее о возвратах. Для сложных технических устройств галка должна быть снята, возврат происходит на отдельный склад или хранится отдельно от нового товара.Пояснение
  • Учет серийных номеров - включает функцию, подробнее функция описана в разделе Учет серийных номеров. Программа не даст изменить состояние поля при остатке больше 0.
  • Поставщик - организация, поставляющая товар.
  • Артикул - это идентификатор товара у поставщика. Артикула товара может и не быть. Кнопка Кнопка вверх.png открывает окно с информацией по поставщикам и артикулам товара. Чтобы изменить артикул товара и добавить нового поставщика, используйте контекстное меню. Если товар предоставляют несколько поставщиков, то поле "Поставщик" становится не активным.Дополнительный функционал
  • Примечание, Примечание-2 - поля для специальных заметок.

Функции:

  • "Поставщики" - дублирует действие кнопки Кнопка вверх.png рядом с полем "Артикул".
  • "Остатки по складам" - дублирует действие кнопки Кнопка вниз.png рядом с полем "Наличие всего".
  • "Операции" – отображает историю действий с товаром на складе: приход, расход.
  • "Проведено для корреспонденции" - отчет по доставленным товарам. Поля отчета
  • "Входит в корреспонденцию" - отчет по доставленным товарам и товарам, входящим во "Вложения" корреспонденций.Поля отчета
  • "Входит в корреспонденцию расширенная форма" - объединяет данные "Проведено для корреспонденции" и "Входит в корреспонденцию" и дублирует условия предыдущего отчета. Добавляются поля
  • "Операции по С/Н" - отчет по движению товара с конкретным серийным номером. Доступен, если стоит галка "Учет серийных номеров".
  • "Остатки по поставщикам и складам" - формируется отчет, в котором указываются поставщики и остатки товара на каждом складе курьерской службы.
  • "Серийные номера в наличии"- открывает окно "Серийные номера по единице номенклатуры" с серийными номерами товаров, находящимися на складе.

Кнопки:

Заказ товара

В карточке товара необходимо заполнить два поля: “Точка дозаказа” и “Количество дозаказа”. “Точка дозаказа” определяет, при каком остатке на складе нужно дозаказывать товар, а “Количество дозаказа” - в каком количестве.

Заказ товара осуществляется ответственным за склад сотрудником - кладовщиком. Для назначения кладовщика в карточке пользователя необходимо поставить галку в поле “Ответственный за склад”.

При первом запуске программы за день проверяются остатки товаров на складе. Если остатки меньше точки дозаказа, кладовщик получит оповещение во вкладке “Задания” о необходимости закупить товар.

Постановка на приход

Приходная накладная

Для приема товара на складе используются приходные накладные. Они находятся в меню "Склад" -> "Приходные накладные". Вы можете посмотреть накладные от конкретного поставщика за определенный период, применив соответствующие фильтры.

Создать накладную

Приходные накладные

Чтобы создать приходную накладную, выберите пункт контекстного меню "Создать". В открывшемся окне заполните поля “Дата”, “Номер у поставщика”, “Приход на склад” и “Поставщик”. Затем нажмите кнопку "Начать оформление". Появятся дополнительные поля “Комментарий” и “Количество”.

В поле “Количество” укажите количество принимаемого товара. Далее отсканируйте его штрих-код или добавьте товар вручную. Для ручного ввода в контекстном меню
выберите пункт "Добавить вручную". В открывшемся списке выделите нужный товар и нажмите "Enter".

Работа с накладными

Чтобы открыть накладную, выделите её в общем списке и и в контекстном меню выберите пункт "Открыть".

Чтобы добавить или удалить товар, воспользуйтесь соответствующими кнопками контекстного меню.

Для печати Акта о приеме-передаче товарно-материальных ценностей для поставщика в верхней части экрана нажмите на кнопку "Печать".

Чтобы распечатать наклейки для принимаемого товара, выделите нужный товар и в контекстном меню выберите "Печатать наклейки".

Если товар проходил таможню и нужно указать номер грузовой таможенной декларации, выделите нужный товар и в контекстном меню выберите "Указать ГТД".

Для печати акта приема-передачи по форме МХ-1 выделите накладную и в контекстном меню выберите "Сформировать форму МХ-1". Чтобы отправить Акт приема-передачи по электронной почте, выберите "Отправить по почте форму МХ-1".

Для удаления накладной выделите её и в контекстном меню выберите пункт “Удалить”. Накладная удалится, если не было действий с товарами по складу.

Обратите внимание, что существуют ограничения редактирования накладных


Списание/переброска

Списание - это изъятие товаров со складских остатков. Переброска - это списание товаров с одного склада и прием товаров на другом складе.

Для списания товара выберите пункт меню "Склад" -> "Списание товара" и пункт контекстного меню "Создать". Для переброски товара выберите пункт меню "Склад" -> "Переброска товара" и создайте документ. В случае переброски товара, выберите склад с которого и склад на который производится перемещение товара. Если для списания/переброски будет указан поставщик, то все действия будут производиться только с товарами поставщика. Оформление документов списания/переброски товара производятся аналогично постановке на приход.

Также, вы можете выслать по электронной почте документы
, как и в приходной накладной.

Оформление заказов

Добавление позиций

При использовании модуля "Склад" необходимо, чтобы товары со склада в закладке "Вложения" карточки корреспонденции были привязаны к справочнику номенклатуры. При ручном вводе информации, выберите товар из списка номенклатуры. При загрузке данных из Excel, с помощью API или из Личного кабинета, для корректной привязки товаров из номенклатуры поставщика и курьерской службы, необходимо использовать артикулы. При загрузке данных из Excel, для поиска единицы номенклатуры по артикулу, в шаблоне загрузки необходимо использовать функцию "GetItemByCode". При использовании API, артикул товара необходимо указать в тэге Item. Если данные вводятся через Личный кабинет, то товар выбирается из списка номенклатуры, аналогичного существующему в системе.

Комплектация

Комплектация

Позволяет заранее собрать заказы на складе для последующей выдачи курьеру. Чтобы приступить к сборке, выберите режим "Комплектация заказов" на вкладке "Склад".

Слева в таблице отображаются отправления для комплектации в соответствии с учетом условиями отображения

Комплектацию заказов в программе производите следующим образом: выберите
заказ. В правой верхней таблице отобразятся товары, предназначенные для сборки в заказ. Возьмите товар из места хранения
, переместите товар
в сборку. Скомплектованные товары отобразятся в правой нижней таблице.

Комплектация по складу может происходить разными способами:

  • Если курьерская служба использует маленький склад, то подойдет следующий способ: выберите заказ, возьмите товары с мест их хранения на складе, сканируйте их штрих-код
    , сложите товары в коробку/мешок, распечатайте ведомость
    , вложите ведомость в коробку/мешок. Скомплектованный заказ поместите на полку для выдачи курьеру.
  • Если в курьерской службе используется склад большего размера, то процесс меняется. Работник склада печатает наклейки
    на все заказы к сборке. Затем сканирует любую наклейку. В левой таблице, автоматически, выбирается заказ, а в правой верхней таблице отображаются товары к сборке, с полкой хранения, а также столбцом Всего в сборках
    . Работник склада собирает все товары для заказов и привозит в зону сборки. Далее, он комплектует заказы, приклеивает наклейку на коробки/мешки и откладывает их на полку.
  • Складской работник может комплектовать заказы, группируя товары по району доставки. Для этого необходимо распечатать Список товаров
    . Далее кладовщик собирает заказы по конкретному району со склада. Затем в левой таблице нажимает на заголовок "Район", выделяет заказы, относящиеся к одному району. Затем распечатывает наклейки на заказы для выделенного района. Далее кладовщик сканирует наклейку и комплектует заказ.

Если нужно удалить строку с товарами из нижней таблицы, выберите пункт контекстного меню "Удалить из сборки".

Строки, с собранными заказами, окрашиваются зеленым цветом. Если в карточке корреспонденции указана дата доставки, но по ней есть сформированная сборка, не находящаяся на руках у курьера, то строка с заказом будет окрашена красным цветом.

На данный момент существует несколько кейсов по оптимизации работы крупных складов.

Печатные формы при комплектации

Печать при комлектации

Для печати документов, использующихся при комплектации заказа, нажмите кнопку "Печать" на вкладке "Склад" в правом верхнем углу.

Наклейка - представляет из себя печатную форму со штрих-кодом, наименованием, страной происхождения. Ведомость - дублирует информацию наклейки. Бланк - это заранее загруженный в программу документ-шаблон, который заполняется информацией из единицы номенклатуры по указанным условиям. Бланки можно использовать для отправлений, которые оформляются по определенной форме, к примеру для Почты России.

При выборе пункта "Список товаров" программа формирует перечень товаров для кладовщика. Список возможно группировать по району или по названию. Руководствуясь этим списком кладовщик может предварительно собрать весь товар в зоне сборки.

Подробнее о ведомостях и наклейках написано в статье Печать ведомостей/наклеек.

Печатать на адреса - функция, которая позволяет выбрать условие для форм печати:

  • Все - будут распечатаны формы для всех заказов к сборке.
  • Только собранные - формы будут распечатаны только для собранных заказов.
  • Только несобранные - для не собранных заказов.
  • Только выбранные - только для выделенных заказов.

Пункт, выбранный из выпадающего списка, "Печатать на адреса" запоминается программой.

Инвентарь и расходные материалы

Выдача инвентаря

Существуют различные типы объектов, хранящихся на складе: товар, расходные материалы, инвентарь и упаковка. Номенклатуры, с типами расходные материалы и инвентарь, могут выдаваться курьеру независимо от корреспонденции.

Обратите внимание, что инвентарь требует обязательного возврата на склад, т.е. курьер должен возвратить инвентарь до окончания трудовой деятельности. Если же требуется выдать курьеру материалы, которые не требуют возврата, то воспользуйтесь номенклатурой с типом "Расходные материалы". Факт выдачи инвентаря будет отображаться на вкладке "Склад" до момента возврата инвентаря курьером, а факт выдачи расходных материалов отображается в течение 30 дней, после этого срока программа считает, что материал израсходован.

Выдача инвентаря и расходных материалов осуществляется по одному алгоритму. Выберите режим "Выдача инвентаря" и действие "Выдача". Далее выберите курьера из таблицы слева или отсканируйте удостоверение. Укажите "Количество", выдаваемого инвентаря, и отсканируйте штрих-код
инвентаря, программа переместит его в нижнюю таблицу. Далее распечатайте Акт приема-передачи материальных ценностей. Инвентарь передается курьеру и списывается со складских остатков.

Для того чтобы принять от курьера инвентарь, в режиме "Выдача инвентаря" выберите действие "Прием". Затем выберите курьера и укажите количество. Сканируйте штрих-код инвентаря. Если количество окажется больше, чем назначено курьеру при выдаче, то появится сообщение об ошибке. Здесь также возможен ручной ввод штрих-кода.

Внутренний акт приема-передачи

Это документ, который используется для внутренних операций в курьерской службе, например для выдачи инвентаря курьерам. Чтобы распечатать акт приема-передачи на инвентарь, нажмите кнопку "Печать" при выдаче инвентаря и выберите принтер. В распечатанный акт курьер ставит подпись и получает инвентарь. Таким же образом печатаются акты приема-передачи на товар.

Если акт для курьера был распечатан, то при повторной попытке печати акта программа выдаст ошибку. Чтобы посмотреть акты перейдите в меню "Склад" -> "Акты приема/передачи курьерам". Чтобы открыть документ используйте кнопку "Enter", чтобы распечатать его, нажмите кнопку "Печать".

Отчеты по складу

Чтобы выбрать отчет перейдите в меню "Склад" -> "Отчеты":

  • "Остатки на дату" - отчет по складским остаткам, выберите дату и поставщика.
  • "Продажи за период" - отчет составляется по товарам, проданным за определенный промежуток времени.
  • "Расформированные заказы" - отчет о расформированных заказах. Для формирования отчета указывается пользователь и промежуток времени.
  • "Серийные номера по клиенту" - отчет по товару от конкретного поставщика, с серийными номерами. Открывается новое окно, в котором выбирается клиент и дополнительные условия:
    • "Только в наличии" - отчет из товаров с серийными номерами, которые числятся на складе;
    • "Включая архив" - отчет с наименованием компании и товара, которые были на складе.
  • "Время сборки заказов" - отчет по количеству времени, которое затрачивает работник склада на сборку заказа.
  • "Свободный отчет по товарам клиента" - отчет по всем товарам поставщика, хранящимся на складе. В отчете представлена информация по товарам, передвижению, получателям.
  • "Оборотная ведомость по товарам" - отчет по обороту товара на складе, для формирования отчета выберите период и склад.

Резерв товаров на складе

Резерв - это количество товаров, входящих во "вложения" корреспонденции, которая еще не была скомплектована. Для резервирования товаров необходимо, чтобы у корреспонденции был один из выбранных статусов в переменной Переменная
. При изменении статуса корреспонденции, например менеджер дозвонился до клиента и договорился о доставке, товары из вложений будут резервироваться.

У пользователя есть два варианта просмотра остатков с учетом резерва:

  • Из карточки корреспонденции. Для этого включите переменную Переменная
    . Во вложениях карточки корреспонденции появится столбец "Наличие", в ячейках столбца будет отображаться остаток товара по складу минус резерв.
  • Из Личного кабинета.

Расчет стоимости хранения

Данная функция позволяет рассчитать стоимость складского хранения. Чтобы совершить расчет, выберите пункт меню "Склад" -> "Расчет стоимости хранения" и укажите временной промежуток. Программа рассчитает количество товара на складе, умножит количество товара на стоимость хранения паллета-места и на количество дней. Стоимость хранения указывается в Тарифах. Программа оформляет заказы на получившиеся суммы для клиентов склада, чтобы суммы попадали в акты передачи денег или в счета. Подробнее о Тарификации


Учет серийных номеров

Функция, позволяющая учитывать движение товара в разрезе
серийных номеров. В качестве серийного номера также используется IMEI
или ICCID
. Функция применяется для товаров с уникальным идентификатором и сложных технических товаров. Чтобы включить учет, перейдите в номенклатуру и поставьте галку "Учет серийных номеров". При приеме на склад, с учетом серийных номеров, программа показывает поле для выбора товара из выпадающего списка. Чтобы добавить товар, выберите его или сканируйте штрих-код поставщика, затем сканируйте серийный номер, строка добавится в нижнюю таблицу. У нас есть кейс по приему сим-карт от сотовых операторов. При остальных операциях по складу требуется только ввод серийного номера.
Серийные номера

Вы можете посмотреть информацию по серийным номерам и сформировать отчеты на разных этапах работы:

  • Для просмотра и изменения серийных номеров в приходной накладной, выберите пункт контекстного меню "Посмотреть серийные номера", откроется окно. Фильтр - "Только в наличии" включает отображение товаров с серийным номером и остатком по складу больше 0. Изменить серийный номер возможно только из приходной накладной, для этого используйте двойной щелчок на серийном номере, у товаров с нулевым остатком по складу изменить серийный номер нельзя. Чтобы посмотреть серийные номера в документах списания и переброски, используйте тот же пункт контекстного меню.
  • Чтобы посмотреть, какие действия производились с товаром на складе выберите Операции
  • Чтобы посмотреть по каким заказам был доставлен товар с серийным номером, выберите Проведено для корреспонденции
    .
  • Чтобы сформировать полный отчет по товару, выберите Входит в корреспонденцию (расширенная форма)
    .
  • Для формирования отчета по действиям с конкретным товаром на складе, выберите Операции по С/Н
    .
  • Чтобы просмотреть, какие серийные номера остались в курьерской службе, выберите Серийные номера в наличии
    .

Упаковка

С упаковкой можно работать 2-мя не исключающими друг друга способами. Система может автоматически рассчитать необходимый набор упаковочных материалов исходя из имеющегося ассортимента и габаритов товаров, а может быть добавлена в заказ кладовщиком по факту комплектации.

Добавление упаковки в заказ

  1. При комплектации заказа в него можно сразу добавлять использованную упаковку. Для этого просто отсканируйте штрих-код номенклатуры с типом "Упаковка". Упаковка добавится во "Вложения" собираемой корреспонденции и сразу будет проведена по складу. Так же она попадет в закладку "Места". Вложения с упаковкой влияют на расчет массы отправления, если есть упаковки, то объемный вес считается по габаритам использованных упаковок.
  2. Добавленные упаковки можно удалять прямо с вкладки склада, для этого нужно исключить упаковку из сборки, после исключения, она автоматически удаляется из вложений карточки корреспонденции.
  3. Стоимость указанная в карточке номенклатуры не идет в сумму наложенного платежа.

Расчет упаковки

Расчет упаковки осуществляется только для товаров прямоугольной формы.

Чтобы в программе происходил расчет, заведите единицу номенклатуры с типом "Упаковка" и укажите габариты упаковки
. Достаточно завести несколько единиц номенклатуры для разных видов упаковок, а затем использовать их в программе.

Чтобы рассчитать упаковку, перейдите во вкладку "Адреса", выберите пункт контекстное меню "Дополнительные функции" -> "Рассчитать упаковку". Программа сравнивает объем заказа, с объемом упаковки. Результатом операции расчета упаковки, является автоматическое добавление программой необходимого количества конвертов/коробок в карточку корреспонденции во "Вложения". Далее при комплектации у кладовщика будет понятный набор необходимой упаковки, и при комплектации она будет списываться со склада, что позволяет вести ее учет. Как производится подбор упаковки


Кейсы

Учет серийных номеров сим-карт при приходе

Сим-карты поставляются в коробках по 250 шт., в коробке они лежат по порядку
и на каждой коробке присутствует информация о диапазоне номеров сим-карт. Мы создали скрипт, который позволял пользователю выбрать тип сим-карт и указать первый номер сим-карты в диапазоне, далее программа автоматически создавала серийные номера, с контрольной суммой и ставила на приход 250 сим-карт. Выдача сим-карт осуществляется стандартным образом - сканирование серийного номера сим-карты. Программа запоминает какие сим-карты вошли в заказ и кому они предназначаются.

Передача данных о доставке оператору

Оператор предоставлял не активные сим-карты. Чтобы произвести активацию, оператору нужна информация о доставленных сим-картах. Нами был создан скрипт, передающий данные в автоматическом режиме. Работает скрипт следующим образом: курьер отмечает в мобильном приложении, что он доставил сим-карты, информация попадает на сервер и отправляется на электронную почту оператору. Затем оператор производит активацию номеров.

Pick to light

Это WMS-система, которая позволяет проводить складские операции исключая бумажные носители. Все операции происходят в электронном виде. Кладовщик сканирует штрих-код заказа. На полках хранения расположены световые индикаторы. Они показывают работнику склада откуда забрать товар. Дисплей рядом с индикатором отображает количество. Складской работник берет необходимое количество товара и нажимает на клавишу. Система понимает, что товар взят и автоматически списывает его со складских остатков.

Система Pick to light позволяет проводить операции отбора, сортировки и инвентаризации.

Пример работы системы.

Put to light

WMS-система, которая похоже на Pick to light. Также используются световые индикаторы на полках/ячейках склада. Отличаются системы лишь направленностью. В Put to light, после сканирования заказа, дисплей около светового индикатора показывает какое количество товара следует положить в ту или иную коробку/мешок.

Пример работы системы.

Использование роботов

В компании Amazon для складских операций используются роботы - kiva robot. Данные роботы способны поднимать вес до 1,5 тонны. Функционируют kiva от аккумуляторов, которые необходимо заряжать каждый час, зарядка длится 5 минут. WMS-система управляет роботами и минимизирует человеческий труд.

Как это работает.


Планы по дополнению статьи

  1. Подробно описать просмотр информации и составление отчетов по серийным номерам.
  2. Описание инвентаризации.