Учет наличных по бухгалтерии — различия между версиями

Материал из Меасофт
Перейти к: навигация, поиск
Строка 1: Строка 1:
== Вкладка "Клиенты" ==
+
Модуль учета наличных денежных средств, предназначен для отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в главном меню '''"Отчеты" "Бухгалтерия"'''. Данный пункт меню будет неактивным, если модуль не приобретен или закрыт правами.
[[Файл:1_client.png|thumb|600px|right|Изображение вкладки "Клиенты"]]
 
Вкладка '''“Клиенты”''' предназначена для создания списка клиентов, контрагентов, партнеров и юридический лиц КС в системе и содержит:
 
* Список клиентов, для которых КС оказывает услуги;
 
* Список фирм, которые являются '''“[[Справочники#Фирмы|собственными юридическими лицами КС]]”'''
 
* Список собственных филиалов КС.
 
* Список контрагентов и партнеров КС.
 
== Вкладка "Основное" ==
 
[[Файл:2_client.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке "Основное"]]
 
Для создания новой карточки клиента служит клавиша '''“F3”''', для открытия существующей клавиша '''“Enter”''', либо двойной клик мыши по записи. Так же можно воспользоваться '''[[Учет наличных по бухгалтерии#Контекстное меню|контекстным меню]]'''
 
  
 +
== Начало использования модуля учета наличных в бухгалтерии ==
  
Поля '''“Компания”''', '''“Контактное лицо”''', '''“Адрес”''', '''“Телефон”''' – обязательны для заполнения, также, необходимо, чтобы по введенному адресу определилось значение в поле '''“Станция Метро”''', без этого программа не даст сохранить карточку клиента. Поле '''“Компания”''' является кратким “рабочим” названием фирмы клиента и не должно содержать в себе аббревиатура, на подобие “ИП” или “ООО” и т.д., так как это затруднит сортировку и автозаполнение при оформлении заказа.
+
Модуль учета наличных денежных средств, предназначен для отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в главном меню '''"Отчеты" – "Бухгалтерия"'''. Данный пункт меню будет неактивным, если модуль не приобретен или закрыт правами.
  
Поле '''“E-mail”''' - e-mail адрес организации клиента. 
+
Для начала использования модуля учета наличных в бухгалтерии необходимо выполнить обнуление сумм, по следующему алгоритму:
  
В поле '''“Менеджер”''' - ФИО агента, приведшего данного клиента, либо сотрудника, курирующего данного клиента. Поле '''“% Менеджера”''' – процент менеджера рассчитывается от оборота клиента (оплаченных счетов). Если необходимо добавить '''“% Менеджера”''' нескольким сотрудникам или установить его действие на определенную дату – выбирается кнопка [[Файл:200_client.png|20px]]:
+
1.Обнуление денег на руках у менеджеров.  
  
[[Файл:3_client.png|thumb|250px|right|Процент сотрудника]]
+
Формируем отчет '''"Деньги на руках у менеджера"''', чтобы понимать кому из сотрудников, необходимо оформить передачу денег по второму пункту. По информации, полученной из отчета у всех сотрудников должен остаться на руках 0 рублей.
  
 +
2.Для каждого из менеджеров, у которых по отчету есть остаток, формируем возврат наличных в бухгалтерию, через пункт меню '''"Отчеты"''' - '''"Бухгалтерия"''' - '''"Передача денег в бухгалтерию"''', с включенной галкой '''"с последней передачи денег"'''.
  
Для того чтобы добавить сотрудника, который также должен получать процент от этой суммы необходимо:
+
Если у менеджера числится отрицательный остаток, то необходимо выбрать пункт меню '''"Отчеты"''' - '''"Бухгалтерия"''' - '''"Расход по бухгалтерии"''' и включить галку '''"выдать менеджеру"'''. В наименовании платежа написать '''"обнуление бухгалтерии"'''. Указать сумму + 1 рубль.
* Нажать кнопку [[Файл:200_client.png|20px]] правее данного поля.
 
* В открывшемся окне добавить новую строку таблицы с помощью клавиши '''F3'''.
 
* Щелкнуть два раза по полю '''"Менеджер"''' в этой строке
 
* Нажать на кнопку справа и выберите из списка фамилию сотрудника.
 
* Ввести процент и дату, до которой сотрудник будет получать этот процент.
 
* Галкой '''“Основной”''' пометьте сотрудника, чья фамилия будет отображаться в поле менеджер в карточке клиента.
 
Щелчком правой кнопки мыши в этой таблице открывается контекстное меню, с помощью которого Вы можете создать новую запись, удалить ненужную, убрать дату в выбранной строке. Данный вид начисления относится к отдельному виду начисления ЗП сотрудника и относится к описанию информации в разделе '''[[Зарплата|“ЗП сотрудников”]]'''. Данный вид начислений может быть представлен в виде отчета в основном меню программы '''“Отчеты – Сотрудники – Зарплата Агентства”'''
 
  
Информация из поля '''“Сообщение”''' будет высвечиваться при оформлении каждого нового заказа.
+
3.Обнуляем деньги в бухгалтерии.  
  
В поле '''“Статус”''' можно выбрать статус клиента, предварительно определив и задав разные варианты в разделе '''“Справочники” – “Статусы” – “Типы клиентов”'''. Данное поле имеет возможность присвоения цветовой окраски. В рассматриваемом примере клиенту назначен сиреневый цвет.
+
Отчет '''"Отчеты"''' - '''"Бухгалтерия"''' - '''"Наличность в бухгалтерии"''' позволяет увидеть сумму остатка наличных средств. Если сумма положительная - списываем деньги через пункт меню '''"Расход по бухгалтерии"'''. Если сумма отрицательная - то вносим необходимую сумму, через пункт меню '''"Внесение наличных"'''.  
  
Поле '''“Дата последнего заказа”''' программа заполняет автоматически при формировании заказов от данного клиента. С помощью этого поля программа может автоматически закрывать договор с клиентом как только от даты последнего заказа пройдет срок указанный в '''"Справочники" -> "Переменные" -> "Клиенты" -> "Срок закрытия договора с клиентом"'''.
+
В итоге по отчету '''"Наличность в бухгалтерии"''' должен отображаться нулевой остаток.
  
Поля '''“Время работы с “ – “До”''' и поля '''“Обед с” – “До”''' предназначены для удобства работы в разделе срочных заказов. Когда в отделе Срочных заказов создается новый заказ, то в карточке заказа уже автоматически будет указана данная информация о периодах работы и перерывах клиента.
+
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
 
+
'''!ВНИМАНИЕ!''' На этом этапе в системе должно быть произведено обнуление денег на руках у менеджера и в бухгалтерии!
Поле '''“Пропуск”''' - предназначено для удобства работы в разделе срочных заказов. Данный статус можно предварительно определить в разделе '''“Справочники” – “Статусы” – “Статусы пропуска”'''. Данное поле имеет цветовую окраску – по-умолчанию зеленый и красный цвета. Зеленый цвет статуса пропуска не требует дальнейших действий, в отличие от статуса красного цвета. Например, если статус пропуска окрашен в красный цвет - то при оформлении заказа он будет напоминать о себе в карточке срочного заказа и не изменит цвет на зеленый до тех пор, пока пропуск не будет заказан сотрудником.
+
</div>
  
Поля '''“Примечание”''' и '''“Примечание 2”''' предназначено для хранения служебной информации для пользователей системы. Поле '''“Примечание 2”''' может быть закрыто для отображения определенным группам пользователей при помощи прав доступа:
+
4.В конце смены бухгалтер принимает всю наличность у менеджеров и производит подсчет общей суммы, которую необходимо внести в КС2008 - оформить через пункт меню '''"Внесение наличных"'''.  
  
+
5.В переменных (раздел '''"Финансы"'''), включаем переменную '''"Отслеживать движение наличных в бухгалтерии"''', для начала работы с модулем.
[[Файл:7_client.png|thumb|250px|right|Настройка разрешений в дереве прав]]
 
  
 +
* Действия по обнулению, описанные в п.2 - п.3 рекомендуется сопроводить комментариями в наименовании платежа (например '''"обнуление бухгалтерии"''').
  
Поле '''“ID”''' в верхней части карточки клиента необходимо для назначения клиенту короткого префикса для удобства работы. Это поле может содержать цифробуквенный код. Поле для ввода префикса доступно на вкладке Срочных заказов.
+
== Передача денег в бухгалтерию ==
  
Поле '''“Папка”''' в верхней части карточки клиента предназначено для маркировки ведомостей (накладных) и для дальнейшей ручной сортировки документов на бумажных носителях (например, сортировки по лоткам или архивирования оригиналов документов).
+
[[Файл:Nalich (1).png|thumb|400px|right|Рис.1 Оформление передачи денег в бухгалтерию]]  
Поле '''“Папка”''' может иметь цифровой или буквенный код, который присутствует на печатной форме ведомостей (упрощенной и расширенной).
+
'''"Передача денег в бухгалтерию"''' служит, как для оформления фактической передачи наличных средств в бухгалтерию, так и для просмотра отчета и детализации по полученным и израсходованным наличных денежных сумм менеджером.
* В "расширенной" накладной наименование папки отображается справа от номера заказа [[Файл:9_clientnew.png|150px]].
 
* В "упрощенной" накладной наименование папки отображается в нижней строке между суммой перевозимых средств и названием клиента [[Файл:10_clientnew.png|200px]].
 
* В "простой" накладной название папки отсутствует.
 
  
Посмотреть значения пиктограмм [[Файл:Client_icons.png|150px]] можно посмотреть [[Основные принципы работы в программе#Иконки в системе|'''здесь''']].
+
'''"Период"''' – указываются даты формирования отчета.
  
Поле '''“Дата последнего обновления”''' (находится в правом нижнем углу окна) – содержит информацию о дате последнего обновления карточки клиента.
+
'''"Менеджер"''' – указываем менеджера, который должен передать наличные в бухгалтерию.
  
При нажатии на кнопку '''Функции''' (левый нижний угол) откроется меню в котором можно выбрать:
+
'''"Посчитать"''' – выполняется расчет наличных денежных средств по указанному менеджеру.
  
* '''[[Счета|“Счета”]]''' – при выборе данного пункта меню откроется список счетов данного клиента;
+
'''"С последней передачи денег в бухгалтерию"''' – сумма наличных будет рассчитываться с последней передачи наличных. Если оформляется первая передача наличных, то сумма рассчитывается за весь период работы менеджера и в этом случае, системе потребуется большее время для расчета. При этом выйдет предупреждение, что менеджер ни разу не сдавал наличность в бухгалтерию.
  
* '''[[Счета#Платежи|“Платежи”]]''' – при выборе данного пункта меню откроется список платежей данного клиента;
+
'''"Получено средств"''' – сумма наличных, которую получил менеджер. По нажатию на кнопку с изображением треугольника, откроется детализация полученных средств.
  
* '''[[Учет корреспонденции#Статусы корреспонденции|"Статусы корреспонденции"]]''' – при выборе данного пункта меню откроется окно для создания индивидуальных статусов недоставленной корреспонденции с привязкой к данному клиенту.
+
В детализации по полученным средствам мы можем увидеть разбивку по четырем вкладкам:
  
== Вкладка "Реквизиты" ==
+
• Принятая корреспонденция – отображаются суммы по заказам, которые менеджер принял от курьеров в '''"Выдаче"'''.
[[Файл:22_client.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке "Реквизиты"]]
 
  
Вкладка '''“Реквизиты”'''  содержит информацию в виде полей для заполнения, необходимую для работы с клиентом по юридическому договору. Информация, содержащаяся на вкладке '''“Реквизиты”'''  будет указана в финансовых документах, таких как Счета, Акты Передачи Денег и т.д.
+
• Платежи – полученные платежи наличными от заказчиков, введенные по заказам.
  
Поле '''“№ Договора”''' номер действующего договора;
+
• Переводы из бухгалтерии оформленные переводы денег из бухгалтерии.
  
Поле '''“Дата договора”''' – дата заключения действующего договора;
+
• Деньги по актам от курьеров – отображаются оформленные акты через '''"Выдачу денег курьеру"'''.
  
Поле '''“Окончание договора”''' – дата окончания действующего договора;
+
'''"Израсходовано средств"''' – сумма наличных, которую израсходовал менеджер. По нажатию на кнопку с изображением треугольника, откроется детализация израсходованных средств.
  
При указании даты в этом поле и по ее достижении, договор считается “закрытым” и клиент перемещается в архив (см. [[Учет наличных по бухгалтерии#Фильтр информации|Фильтр информации]]). Вернуть клиента обратно из “Неработающих” в “Работающие” можно путем коррекции или удаления даты окончания договора.
+
В детализации по израсходованным средствам мы можем увидеть разбивку по трем вкладкам:
  
----
+
• Выплаты – отображаются суммы выплат по расчетам с курьерами ('''"Отчеты"''' - '''"Сотрудники"''' - '''"Расчеты с сотрудниками"''').
  
Существует три способа работы с клиентом, в зависимости от значения в поле '''“№ договора”''':
+
• Оплата актов – введенная оплата по актам передачи денег.
  
1. При работе с физическими и юридическими лицами, когда используется наличный способ оплаты для каждого заказа поле '''“№ договора”''' не заполняется и программа в каждом заказе данного клиента проставляет галку '''Оплата наличными'''.;
+
• Передача денег в бухгалтерию оформленные передачи денег в бухгалтерию.
  
2. При работе с клиентом по договору и по безналичному расчету – полностью заполняется вкладка  '''“Реквизиты”'''. Обязательным к заполнению является поле '''“№ договора”'''.;
+
'''"Передается в бухгалтерию"''' – сумма наличных, которую менеджер должен передать в бухгалтерию.
  
----
+
'''"Оформить"''' – создает документ передачи денег в бухгалтерию. Кнопка активна, только если установлена галка '''"С последней передачи денег в бухгалтерию"'''.
  
Поле '''“Полное название”''' – полное название клиента, которое будет подставляться в печатные формы для данного клиента;
+
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
 
+
'''!ВНИМАНИЕ!''' Передачу денежных средств в бухгалтерию рекомендуется выполнять минимум один раз в месяц, для корректного учета наличных в бухгалтерии. Т.к. в расчете наличных денежных средств на руках у менеджера при выплате зарплаты или оплате АПД  система учитывает период равный 30 дням. Иначе системе потребуется много времени для расчета, что приведет к задержке выплаты зарплаты или оплаты АПД.
Поле '''“Ответственное лицо”''' – ФИО ответственного подписанта клиента;
+
</div>
 
+
<br />
Поле '''“Должность отв. лица”''' – должность подписанта клиента;
 
 
 
Поле '''“Действующий на основании”''' – формулировка основания работы подписанта клиента(например, действующий на основании устава или доверенности Nxxx и т.д.);
 
  
Поля '''“ИНН”, “КПП”, “ОГРН”, “БИК”, “Банк”, ”Р.счет”, “Корр.счет”, “ОКПО”''' – регистрационные данные юридического лица клиента. По информации, которая содержится в поле “БИК” - автоматически заполняется поле “Банк” и “Корр.счет”;
+
== Расход по бухгалтерии ==
  
Поле '''“Юр. Адрес”''' – юридический адрес клиента;
+
[[Файл:Nalich (2).png|thumb|300px|right|Рис.2 Расход по бухгалтерии]]
 +
'''"Расход по бухгалтерии"''' – предназначен для списания наличных денежных средств из бухгалтерии. Сумму по расходу можно провести, как обычное списание из бухгалтерии, так и выдать сумму менеджеру (офисному сотруднику, не курьеру) на руки.
  
Поле '''“Адрес грузополучателя”''' – фактический адрес клиента;
+
'''"Наименование платежа"''' – основание, по которому происходит списание наличных денежных средств.
  
Поле '''“Фирма”''' – выбор из выпадающего списка собственных [[Справочники#Фирмы|фирм]] (если таковых несколько), от лица которой будет организована в системе дальнейшая работа с клиентом.  
+
'''"Сумма"''' – сумма списания наличных денежных средств.
  
В блоке выставления счетов клиенту содержится следующий список полей:
+
'''"Выдать"''' – указывается ФИО менеджера, которому выдаются наличные денежные средства. При этом, если галка '''"Выдать менеджеру"''' будет установлена, то сумма повиснет на руках данного менеджера.
  
Поле '''“Печатная форма”''' – тип печатной формы счета для данного клиента из выпадающего списка (если таковые имеются в справочнике);
+
По кнопке '''"Добавить"''' добавляем запись в табличную часть окна. Если необходимо добавить дополнительную сумму, то также заполняем данные наименования платежа и суммы и нажимаем '''"Добавить"'''. После того, как все суммы внесены, нажимаем кнопку '''"Оформить"'''. При этом автоматически сформируется расходный кассовый ордер в Excele для печати.
  
Поле '''“E-mail”''' – адрес электронной почты для ручной или автоматической рассылки клиенту финансовой документации или отчетности. Именно на этот адрес будут направлены такие документы как: '''“Счет”, “Акт”, “Детализация к акту” и “Счет-фактура”'''; При отправке документов по e-mail будут подставляться скан-печати предприятия и скан-подписи директора фирмы из раздела '''"[[Справочники#Фирмы|Справочники-Фирмы]]"'''.
+
== Наличность в бухгалтерии ==
  
Поле '''“Контактное лицо”''' – содержит ФИО ответственного сотрудника клиента для получения финансовой документации;
+
[[Файл:Nalich (3).png|thumb|300px|right|Рис.3 Наличность в бухгалтерии]]
 
+
В отчете '''"Наличность в бухгалтерии"''' отображаются все операции с наличными денежными средствами за выбранный период, а также остатки на начало и конец периода.  
Поле '''“Телефон”''' – номер телефона ответственного сотрудника или отдела клиента для получения финансовой документации;
 
 
 
Поле '''“Адрес доставки счета”''' – информация об адресе клиента, необходимая для отправки оригиналов документов.
 
 
   
 
   
Галка '''“Прилагать детализацию”''' – означает, что к счету необходимо прикладывать детализацию. В форме счета в формате Excel будет располагаться отдельная вкладка с информацией о всех выполненных заказах.
+
В столбце '''"Операция"''' отображается наименование выполненной операции.
  
== Вкладка "Финансы" ==
+
== Нарушение кассовой дисциплины ==
[[Файл:25_client.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке "Финансы"]]
 
  
На данной вкладке находится финансовая часть настроек для выбранного клиента.
+
Отчет '''"Нарушение кассовой дисциплины"''' формируется за период, в котором отображаются возвратные кассовые чеки, которые были распечатаны после формирования Z-отчета.
  
Поле '''“Тариф”''' – наименование действующего тарифа для работы с данным клиентом. Переход, к которому осуществляется путем нажатия кнопки справа [[Файл:Button_3dot.png|25px]]. При этом откроется окно настроек данного тарифа. Процесс создания и настройки тарифов рассмотрен в другом разделе руководства пользователя. (См. раздел [[Справочники#Тарифы|'''“Тарифы”''']]).
+
[[Файл:Nalich (4).png|thumb|300px|right|Рис.4 Нарушение кассовой дисциплины]]
  
Поле '''“Баланс”''' – текущий баланс клиента. Кнопка рядом с этим полем [[Файл:Button_3dot.png|25px]] позволяет просмотреть детализацию этого баланса(рис. №. Детализауия баланса):
+
По правой кнопке мыши можно выбрать:
  
 +
'''"Печать чека"''' – отправить на печать фискальный чек, если он ранее не был распечатан.
  
[[Файл:27_client.png|thumb|250px|right|Окно детализации баланса]]
+
'''"Повторить нефискальный чек"''' – повторно отправить на печать нефискальный чек, который ранее был распечатан.
  
  
Внутри открывшегося окна '''“Детализация баланса”''' доступен переход по двойному клику, либо из контекстного меню для открытия конкретной области документации по этому клиенту – '''“Акты передачи денег”, “Платежи”''' и т.д.
 
  
Галка и поле '''“Минимальная сумма счета”''' – необходима для выставления минимальной суммы счета (при выставлении счета по заказам). Поле актуально для работы с “мелкими клиентами”. При этом в поле '''“Минимальная сумма счета”''' необходимо задать значение. Если в системе для клиента будет наработано заказов на меньшую сумму, чем задано в этом поле – то будет выставлен счет на сумму, указанную в поле '''“Минимальная сумма счета”''';
+
== Документы о движении денег в бухгалтерии ==
  
Галка '''“Скидка”''' - позволяет выбрать процент и период скидки от общей стоимости услуг.
+
[[Файл:Nalich (5).png|thumb|300px|right|Рис.5 Отчет '''"Документы о движении денег в бухгалтерии"''']]
 +
Отчет '''"Документы о движении денег в бухгалтерии"''' можно сформировать за период с указанием филиала.  
  
Галка '''“Предоплата”''' – позволяет настроить работу с клиентом по принципу “предоплаты услуг”. Клиентом на баланс вносится установленная сумма предоплаты. При этом, сумма за оказанные услуги клиенту постепенно списывается с данного баланса. Система при этом предупреждает пользователя о том, что баланс клиента снижается до определенного значения, которое указано в переменной '''“Справочники – Переменные – Минимальный баланс для напоминания”'''. По умолчанию, значение переменной установлено в размере 1000 рублей. В случае, когда “разовая” сумма оказанных услуг превышает сумму предоплаты – баланс клиента “уйдет в минус” и система будет напоминать о необходимости выставления клиенту нового счета на предоплату;
+
В данный отчет попадают все операции по бухгалтерии, выполненные за выбираемый период.
  
Поле '''“Количество дней для оплаты счета”''' – период в днях, в течение которого система ожидает подтверждения оплаты счета клиентом. По истечении данного срока система начинает автоматическую рассылку почтовых или смс уведомлений о задолженности (Для рассылки почтовых сообщений – дополнительно требуется '''“[[Дополнительные модули#Настройка модуля автоматизации#Модуль автоматизации|модуль автоматизации]]”''', для рассылки смс сообщений – '''“[[Модуль отправки SMS-сообщений|модуль смс сообщений]]”'''). Текст сообщения рассылки задается в печатной форме. Также, система выдает сообщение о наличии неоплаченных счетов, а также, при включенной блокировке('''"Справочники" -> "Переменные" -> "Финансы" -> "Счета" -> "Блокировать клиентов с неоплаченными счетами"'''), не позволяет создать заказ от этого клиента. Кроме того, в переменных по адресу '''“Справочники” – “Переменные” – “Финансы” – “Счета”''' имеется глобальная переменная '''“количество дней для оплаты счета клиентом”''', которая работает для всех клиентов, у которых не установлен иной период для оплаты счета в карточке клиента;
+
По правой кнопке мыши, можно удалить документ, который ранее не вошел в '''"Передачу денег в бухгалтерию"''', а также не является документом об оплате АПД или актом передачи денег курьеру.
  
Выпадающий список '''“Валюта расчетов”''' – возможность смены валюты для взаиморасчета с клиентом*;
+
Если имеется документ '''"Акт передачи денег курьеру"''', то его можно распечатать по правой кнопке мыши '''"Печать"'''.
  
Выбор счетчика '''“Количество счетов в месяц”''' – данное поле определяет – сколько необходимо выставлять счетов клиенту в месяц (например, когда клиенту необходимо выставлять счет 15 и 31 числа каждого месяца). Количество счетов в месяц для клиента фиксируется в отчете '''“Задолженности клиентов”''' основного меню программы '''“Отчеты-Клиенты”''';
+
== Выдача денег курьеру и оплата АПД ==
  
 +
'''"Выдача денег курьеру"''' – данная функция предназначена для передачи наличных денежных средств курьеру, в случае если ему выдали задание на доставку акта передачи денег и позволяет вести учет фактических выданных сумм курьерам.
 +
[[Файл:Nalich (6).png|thumb|220px|right|Рис.6 '''"Выдача денег курьеру"''']]
 +
[[Файл:Nalich (7).png|thumb|300px|right|Рис.7 Акт приема денег курьером]]
 +
Учет наличных денежных средств по оплате АПД, зависит от включенной переменной:
  
Блок для работы с интернет магазинами:
+
'''"Финансы"''' – '''"Акты передачи денег"''' - '''"Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии"'''. Если переменная включена, то при выставлении даты оплаты в АПД на менеджера автоматически оформляется денежный перевод из бухгалтерии. Если переменная не включена, то осуществляется проверка суммы денежных средств на руках у менеджера, если их достаточно для оплаты акта, то система разрешает оплатить акт из этих средств (при этом сумма отразится в детализации расходов менеджера, при передаче денег в бухгалтерию). Если денег на руках у менеджера недостаточно - система потребует осуществить перевод денежных средств из бухгалтерии. Сумма перевода соответствует сумме акта передачи денег.
  
Галка '''“Немедленный возврат денежных средств”''' – данный пункт меню предназначен для максимально быстрого возврата денежных средств клиентам (условие для работы некоторых интернет магазинов). В такой АПД попадают не только те отправления, которые помечены как доставленные в карточке корреспонденции, но и те, которым присвоен статус '''"Доставлено"''' в выдаче или статус со слов курьера у них – '''"Доставлено"''' (без оформления доставки в карточке корреспонденции). При этом системой автоматически учитывается коррекция суммы АПД за предыдущий период. Если эта галка установлена, то при выборе пункта '''"Создать акт передачи денег"''' из контекстного меню на вкладке '''"Клиенты"''' будет сформирован '''“акт передачи денег 2”'''. Более подробное описание документа АПД находится в разделе (См. '''“Документы клиентов”'''  нужна ссылка);
+
Если АПД передан на доставку, то деньги на его оплату передаются из бухгалтерии в любом случае, невзирая на состояние этого флага.
 +
 +
В случае, если оформляется отправка АПД на доставку и выдача его курьеру, то в этом случае необходимо оформлять документ '''"Выдача денег курьеру"'''.
  
 +
Для выдачи наличных  указываем ФИО курьера и сумму и нажимаем кнопку '''"Оформить"''', при этом у нас автоматически распечатывает '''"Акт приема курьером денежных средств"'''. А у менеджера, который произвел выдачу денег курьеру, данная сумма будет учтена на руках.
  
'''!Внимание! В старых версиях системы вместо галки “Немедленный возврат денежных средств” предусмотрен пункт “Создать акт передачи денег 2” в контекстном меню на вкладке “Клиенты”.
+
Также в выдаче у курьера появляется задание '''"Акт приема денег курьером"'''. Данному заданию, статус можно изменить только на '''"Доставлено"'''. Статус проставляем, после того как курьер отчитается о вручении денежных средств, а также передаст подписанный клиентом АПД.
'''
 
  
 +
== Деньги на руках у менеджеров ==
  
Галка '''“Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег”''' – данная опция вычитает из АПД денег клиенту стоимость курьерских услуг (данная возможность позволяет оптимизировать взаиморасчет с клиентом);
+
Отчет '''"Деньги на руках у менеджеров"''' формируется, для просмотра общей суммы наличных денежных средств на руках менеджеров.
 +
[[Файл:Nalich (8).png|thumb|300px|right|Рис.8 Деньги на руках у менеджеров]]
  
Галка '''“Спрашивать тип оплаты у получателя"''' – добавляет возможность выбора типа оплаты в окне заказа в мобильном приложении курьера.
+
В случае, если курьер длительное время не выполнял операцию по передаче денег в бухгалтерию, то у него расчет суммы производится только за последние 30 дней, заметка об этом отписывается в столбце '''"Комментарий"'''.
 
+
Так же в старой версии программы есть.
+
== Внесение наличных ==
 
 
Галка '''“Возврат денежных средств наличными”''' – относится к работе с клиентами (интернет-магазинами), по которым КС доставляет заказы и принимает деньги от получателей клиента. Галка проставляется в случае, если КС не формирует чеки на доставляемые товары, а работает по чекам интернет-магазина (либо без чеков). По сути, данная галка является признаком для кассира при формировании АПД для клиентов (нал./безнал.). На рисунке ниже показан столбец с настроенной галкой '''“Возврат денежных средств наличными”''' для отображения в общем списке клиентов;
 
 
 
 
 
В некоторых случаях (при оплате получателем покупок с помощью банковской карты, при междугородней доставке и т.п.) у КС может возникнуть необходимость передать клиенту деньги за часть отправлений безналичным способом, хотя расчет за основную часть корреспонденций производится наличными. В этом случае необходимо в разделе '''"Справочники"-"Переменные"-"Финансы"-"Акты передачи денег"''' взвести флаг '''"Создавать отдельный АПД для б/н"'''. В этом случае система будет создавать два АПД (нал и безнал), разделив корреспонденции по признаку оплаты и включив их в соответствующие акты.
 
ВАЖНО! Для формирования критериев разделения корреспонденций по признаку оплаты существует специальная системная функция. Для корректного формирования текста этой функции обратитесь в техническую поддержку "МЕА-Софт", не пытайтесь сделать это самостоятельно. В случае, когда текст функции сформирован некорректно возможны ошибки в формировании актов передачи денег.
 
 
 
А в новой тип оплаты АПД - описать
 
 
 
 
 
 
 
----
 
 
 
Примечания по вкладке '''“Финансы”''':
 
Выставление счетов со скидкой возможно только при применении печатной формы '''«Стандартный»'''. (Подробнее о создании и изменении печатных форм см. раздел '''Справочники''');
 
 
 
При изменении валюты работы с клиентом системе понадобится несколько секунд (в зависимости от количества корреспонденции в базе данных, доставленной от данного клиента) для пересчета стоимости доставки уже имеющейся в базе данных корреспонденции.
 
 
 
----
 
  
'''!Внимание! В процессе пересчета производится округление цен, что приводит к безвозвратной потере информации.
+
[[Файл:Nalich (9).png|thumb|300px|right|Рис.9 Внесение наличных]]
Обратное изменение валюты приведет к повторному округлению, что повлечет за собой еще более сильное отклонение цены от
+
'''"Внесение наличных"''' – предназначено для добавления наличных денежных средств в бухгалтерию. Данная сумма будет отображена в отчетах '''"Наличность в бухгалтерии"''' и в '''"Документы о движении денег в бухгалтерии"'''.
изначального значения.'''
 
  
== Вкладка "Прочее" ==
+
'''"Наименование платежа"''' – основание, по которому происходит внесение наличных денежных средств.
[[Файл:33_client.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке "Прочее"]]
 
  
Галка '''“Входит в справочник”''' – необходима для включения информации по данному клиенту в справочник клиентов. Данный справочник клиентов может быть сформирован при установке дополнительного скрипта в меню '''“Отчеты – Дополнительные возможности”''';
+
'''"Сумма"''' – сумма внесения наличных денежных средств.
  
Галка '''“Печатать ведомости без логотипа”''' – убирает фирменный логотип КС из печатной формы Ведомости;
+
'''"Принято от"''' – указывается ФИО сотрудника, который вносит наличные денежные средства.
  
Поле '''“Вид деятельности”''' – указание для клиента из справочника кода '''ОКВЭД''' (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности). После ввода номера по ОКВЭД и  нажатия кнопки [[Файл:Button_kved.png|25px]] заполнится наименование классификатора;
+
Добавление прихода по бухгалтерии, выполняется аналогично расходу.
  
Галка '''“Всегда требовать возврат документов”''' – активация возможности напоминания сотруднику при приеме у курьера второй копии подписанных у клиента документов.
+
== Финансовый отчет за период ==
  
Поле '''“Доп. Информация на накладной”''' – добавляет при печати накладной информацию из данного поля. Данная строка находится ниже табличной печатной формы документа “Накладная”;
+
[[Файл:Nalich (10).png|thumb|300px|right|Рис.10 Финансовый отчет за период]]
 +
В отчете '''"Финансовый отчет за период"''' отображаются движение денежных средств с разделением по наличной или безналичной оплате, в разрезе следующих разделов:
  
Галка '''“Предварительный сбор заказов”''' относится к [[Модуль складского учета|Модулю складского учета]]. Предварительная сборка заказов позволяет собрать заказы на складе для последующей выдачи курьеру. При установленной галке система не даст выдать заказ курьеру, если в заказе есть товары со склада, но они не скомплектованы.
+
• Зарплата начисленная сотрудникам зарплата в разрезе видов начислений.
  
Галка '''“Не выдавать корреспонденцию без предварительной сборки”''' относится к [[Модуль складского учета|Модулю складского учета]]. При установке этой галки будет блокирована возможность выдачи курьеру корреспонденции от данного клиента, во вложениях к которой отсутствуют товары, скомплектованные по складу. Обратите внимание: Если во вложении вообще нет строк, такое отправление так же будет недоступно к выдаче. Галка сделана для предотвращения ошибок операторов, которые забывают указать товары к доставке.
+
• Касса операции по наличным денежным средствам.
  
Галка '''“Обязательный прием корреспонденции”''' опция системы, которая требует выполнения процедуры обязательной [[Прием корреспонденции на склад|приемки]] всего количества корреспонденции по заказам от данного клиента (клавиша '''“F10”''' на вкладке '''“Заказы”'''). Без полной приемки всей корреспонденции будет блокирована возможность выдачи данной корреспонденции на руки курьеру.
+
• Долг клиентам суммы по созданным, но неоплаченным АПД.
  
Поля '''“Имя пользователя”''' и '''“Пароль”''' относятся к [[Личный кабинет|модулю личного кабинета]] и необходимы для предоставления доступа клиенту в ЛК.
+
• Оборот общая стоимость доставки по клиентам, выполненных за период построения отчета.
  
== Вкладка "Касса" ==
+
• Факт. оплата – сумма платежей, принятых за период. Стоимость доставки, удержанная в АПД, если для него указана дата оплаты и не выставлялся счет, будет добавлена в раздел '''"Факт. оплата"'''.
[[Файл:35_client.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке "Касса"]]
 
Данная вкладка доступна в карточке клиента только при использовании модуля '''“[[Настройка модуля печати кассовых чеков|Печати кассовых чеков]]”'''.
 
  
Галка '''“Печатать кассовые чеки”''' включает печать кассовых чеков для денежных заданий от данного клиента на установленном в системе фискальном регистраторе. Фискальный регистратор должен быть указан для фирмы, которая работает с этим клиентом (на вкладке '''“Реквизиты”''' в выпадающем списке поля '''“Фирма”''').
+
• Долг контрагентов выставленные, но не оплаченные клиентами счета.
  
Галка '''“Только на стоимость доставки”''' – включает печать кассовых чеков только на стоимость доставки корреспонденции для данного клиента;
+
== Отчетный период ==
  
Галка '''“Отдельный чек на каждое вложение”''' – включает печать отдельных чеков на каждое вложение в карточке корреспонденции. Актуально при частичном возврате. При выключенной галке – будет формироваться один чек на заказ;
+
[[Файл:Nalich (11).png|thumb|200px|right|Рис.11 Отчетный период]]
 +
В отчете '''"Отчетный период"''' учитывается расходы на выплату зарплат сотрудникам и приходы от выполнения доставок заказов.
  
Поле '''“Дополнительная информация на чеке:”''' – позволяет расположить дополнительную информацию на чеке. Например, контактную информацию клиента;
+
В разделе '''"Расход"''' учитывается начисления зарплаты сотрудникам. Разбивка по типам начислений, происходит только на '''"Проезд"''' и '''"Зарплата", все остальные типы будут просуммированы в столбце '''"Прочее"'''.
  
Счетчик '''“№ секции (отдела):”''' – возможность группировки № секции для печати чека (например, для типа оказываемых услуг или по номенклатуре);
+
В разделе '''"Приход по квитанциям"''' отображается сумма стоимости отправлений по доставленным заказам, в разрезе наличной и безналичной оплаты.
  
== Вкладка "Уведомления" ==
+
В разделе '''"Расход"''', если навести курсор мыши на ячейку, то отобразится примечание с датой начисления и ФИО сотрудника.
[[Файл:36_client.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке "Уведомления"]]
 
  
Данная вкладка предназначена для включения автоматической почтовой рассылки для Срочного отдела заказов системы:
+
== Учет наличных в разрезе филиалов ==
  
Галка '''“Отправлять отчеты из Срочных”''' – включает возможность отправки отчетов из вкладки '''“Срочные”''' по электронной почте. Отчет отправляется клиенту при изменении статуса заказа ('''“Доставлено”''' и пр.) на электронную почту, адрес которой указан в карточке клиента в поле '''“E-mail”''', либо по адресу, указанному в карточке сотрудника в поле '''“E-mail”''' для раздела '''“Отделы”''' (кнопка '''“Функции”''' в карточке клиента). Для отправки отчета клиенту используется печатная форма из '''“Справочники – Печатные формы – Шаблоны для e-mail – Шаблон оповещения из срочных”'''. Для работы данной функции требуется настройка параметров отправки почты в разделе '''“Справочники – Переменные – Подключения – Почтовый сервер”''';
+
=== Прием наличных в филиал ===
  
Галка '''“Отправлять по e-mail уведомление о начале ожидания курьера”''' – включает возможность отправки уведомления о начале ожидания курьера из карточки заказа на вкладке '''“Срочные”''' по электронной почте. В карточке срочного заказа для этого предусмотрено специальное поле (маленький рисунок с полем времени и белой кнопкой). В данном случае указано значение об ожидании курьера (20 минут), согласно которому (по действующему прайсу) для клиента будет рассчитана стоимость доставки заказа:
+
Прием наличных в разрезе филиалов организован через '''"Отчеты"''' - '''"Бухгалтерия"''' – '''"Передача денег в бухгалтерию"''' следующим образом:
  
 +
12.1.1 Филиалом, в который оформляется прием наличных средств считается тот, который указан в '''"Настройка"''' – '''"Пользователи"''' – '''"Карточка пользователя"''' – '''"Настройки"''' – '''"Филиал"''' (в дальнейшем - текущий филиал) пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.
  
После нажатия кнопки (маленькое фото белой кнопки) справа от поля ввода “времени ожидания курьера” кнопка окрашивается в красный цвет и происходит отправка e-mail сообщения по шаблону из '''“Справочники – Печатные формы – Шаблоны для e-mail – Резерв”''' на адрес указанный в карточке клиента в поле “E-mail”, либо по адресу, указанному в карточке сотрудника в поле '''“E-mail”''' для раздела '''“Отделы”'''
+
12.1.2 Деньги в бухгалтерию текущего филиала разрешено принимать от менеджеров, приписанных к любому филиалу. Привязка к филиалу проверяется по значению в поле '''"Карточка сотрудника"''' '''"Дополнительно"''' '''"Филиал"'''.
  
 +
Если филиал менеджера, который сдает денежные средства, не совпадает с текущим, то в процессе оформления приема система выведет об этом предупреждение (не ошибку!). И запрос на продолжение операции у пользователя.
 +
Кроме того, в тексте подтверждения будет указан филиал, в который принимаются денежные средства.
  
Отчет отправляется клиенту при изменении статуса заказа ('''“Доставлено”''' и пр.) на электронную почту, адрес которой указан в карточке клиента в поле “E-mail”, либо по адресу, указанному в карточке сотрудника в поле '''“E-mail”''' для раздела '''“Отделы”'''. Для отправки отчета клиенту используется печатная форма из '''“Справочники – Печатные формы – Шаблоны для e-mail – Резерв (7-ая по счету форма)”'''. Для работы данной функции требуется настройка параметров отправки почты в разделе '''“Справочники – Переменные – Подключения – Почтовый сервер”'''.
+
12.1.3 Системный документ о приеме наличных денежных средств будет иметь признак столбце '''"Филиал") - для какого филиала он оформлен.
<div style = "min-height:400px;">
 
== Вкладка "Отделы" ==
 
[[Файл:18_client.png|thumb|400px|right|Карточка клиента на вкладке "Отделы"]]
 
  
 +
12.2. Оформление прихода наличных средств (не связанного со сдачей денег менеджерами) в разрезе филиалов организовано через '''"Отчеты"''' – '''"Бухгалтерия"''' – '''"Внесение наличных"'''.
  
'''“Отделы”''' – позволяет создавать различные отделы, с которыми контактируют у клиента (можно использовать для разделения заказов от одного клиента на разные отделы или подразделения клиента). Делается это для разделения финансовых потоков внутри одной фирмы и предоставления отчетности по отделам. Пример заполнения карточки '''“Отдел”''' и '''“ФИО сотрудника”''' представлены ниже:
+
12.2.1. По аналогии с п.12.1.1 определяется филиал, в который оформляется приход денежных средств. В форме прихода наличных появилась возможность указать фамилию сотрудника от которого приняты средства. При оформлении документа производится печать приходного кассового ордера.
  
 
+
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
Для отделов возможно задавать отдельный независимый доступ к ЛК клиенту для формирования заказов он-лайн. Галка '''“Активный”''' в окне '''“ФИО сотрудника”''' предназначена для возможности авто подстановки ФИО данного сотрудника в карточке срочного заказа в поле '''“Контактное лицо”'''. При выключенной галке '''“Активный”''' сотрудник подставляться в поле '''“Контактное лицо”''' не будет;
+
'''!ВНИМАНИЕ!''' Если в соответствующее поле ввести фамилию менеджера, то с него не будет списана сумма денег, указанная при оформлении! Чтобы такое списание произвелось необходимо воспользоваться приемом наличных, описанном в п.12.1. Фамилия в этом документе нужна только для оформления приходного кассового ордера.
 
</div>
 
</div>
<div style = "min-height:400px;">
+
<br />
== Вкладка "Пользовательская" ==
+
=== Списание наличных в филиале ===
[[Файл:39_client.png|thumb|650px|right|Карточка клиента на вкладке "Пользовательская" и пример набора статусов в справочнике]]
 
Пример карточки клиента с информацией на вкладке '''“Пользовательская”'''  отображен ниже:
 
  
Вкладка '''“Пользовательская”''' – предназначена для включения или изменения значений особых параметров для заданного клиента.
+
Списание наличных денежных средств из бухгалтерии филиала организовано через:  '''"Отчеты"''' – '''"Бухгалтерия"''' – '''"Расход по бухгалтерии"'''
  
Галка '''“СМС рассылка”''' – включает автоматическую смс рассылку по получателям данного клиента (при условии наличия модуля смс рассылки и модуля автоматизации и интеграции);
+
12.3.1 По аналогии с п.12.1.1 определяется филиал, из бухгалтерии которого списываются денежные средства. Есть возможность указать фамилию человека, которому передаются деньги. Для того, чтобы привязать сумму денежных средств к менеджеру необходимо не только указать его фамилию, но и взвести флаг '''"Выдать менеджеру"'''. При оформлении документа производится печать расходного кассового ордера.
  
Другие поля, отображаемые на данной вкладке могут быть добавлены в разделе '''“Справочники – Статусы”''' и необходимы, например, для настроек '''“Дополнительных услуг”''' или других персональных настроек, касающихся только лишь данного клиента. На рисунке ниже представлено изображение общего набора статусов для клиентов:
+
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
 +
'''!ВНИМАНИЕ!''' Если в соответствующее поле ввести фамилию менеджера, но не взвести флаг '''"Выдать менеджеру", то деньги не будут числиться на этом менеджере и их нельзя будет принять от него в бухгалтерию через прием, описанный в п.12.1.
 
</div>
 
</div>
== Фильтр информации ==
+
<br />
[[Файл:41_client.png|thumb|300px|right|Фильтр на основной вкладке "Клиенты"]]
 
Кроме табличной информации, представленной  на вкладке '''“Клиенты”''' в правой части окна  располагается фильтр.
 
 
 
'''1 фильтр (по дате закрытия договора и привязки к филиалам):'''
 
 
 
'''“Все”''' - отображает всех клиентов.
 
 
 
'''“Работающие”''' - отображает клиентов у которых дата окончания договора больше текущей либо не заполнена.
 
 
 
'''“Неработающие” за определенный год''' - отображает клиентов у которых дата окончания договора больше текущей.
 
 
 
'''“Филиалы”''' - отображает клиентов к которым привязаны филиалы '''“Справочники – Меж-город - Филиалы”'''.
 
 
 
'''2 фильтр (по номеру договора):'''
 
 
 
'''“Все”''' - отображает всех клиентов.
 
 
 
'''“По договору”''' - отображает клиентов с заполненным номером договора.
 
 
 
'''“Без договора”''' - отображает клиентов с не заполненным (пустым) номером договора.
 
 
 
'''3 фильтр (поиск по параметрам с вкладки основное и отделы):'''
 
 
 
'''“Компания”''' - поиск по наименованию.
 
 
 
'''“Адрес”''' - поиск по адресу.
 
 
 
'''“ФИО”''' - поиск по ФИО (с вкладки основное и отделы).
 
 
 
'''“Тел/email”''' - поиск по телефону и email (с вкладки основное и отделы).
 
 
 
'''“Агент”''' - поиск по ответственному менеджеру.
 
 
 
'''“Филиал”''' - поиск по работе с филиалом.
 
 
 
'''“Вывести”''' - отображение отфильтрованных клиентов.
 
 
 
'''“Очистить”''' - очистка всех фильтров.
 
 
 
== Контекстное меню ==
 
 
 
На вкладке '''“Клиенты”''' доступно контекстное меню (клик правой кнопкой мыши на строке клиента):
 
 
 
 
 
[[Файл:42_client.png|thumb|300px|right|Контекстное меню на основной вкладке "Клиенты"]]
 
 
 
 
 
'''“Открыть”''' – откроет выбранную карточку клиента;
 
 
 
'''“Создать”''' – создаст новую карточку клиента. Предусмотрена горячая клавиша '''“F3”'''.
 
 
 
'''“Создать копию”''' – создаст копию выбранной карточки клиента. При выполнении этой операции к названию клиента в поле '''“Компания”''' добавится приставка '''“Копия”''';
 
 
 
'''“Выставить счет”''' – откроет окно для формирования счета клиенту '''“по заказам”''' или '''“по актам”''' для выбранного клиента. Предусмотрена горячая клавиша '''“F2”'''.
 
 
 
'''“Ввести платеж”''' – формирование платежа от данного клиента. Предусмотрена горячая клавиша '''“F5”'''.
 
 
 
'''“Счета…”''' – отображение общей таблицы счетов по данному клиенту в системе.
 
 
 
'''“Платежи…”''' – отображение общей таблицы платежей по данному клиенту в системе.
 
 
 
'''“Баланс…”''' – формирование балансового отчета за указанный период. Отчет формируется в формате '''MS Excel'''.
 
 
 
 
 
'''“Создать акт передачи денег”''' – формирование '''“Акта Передачи Денег”''' [[Акты Передачи Денег и корреспонденции (АПД)]]
 
 
 
'''“Создать акт передачи корреспонденции”''' – формирование '''“Акта Передачи Корреспонденции”''' [[Акты Передачи Денег и корреспонденции (АПД)]]
 
 
 
 
 
'''“Отчет комиссионера”''' – формирование отчета комиссионера. Отчет может быть сформирован при наличии установленного модуля касса и фискального регистратора у фирмы, которая ассоциирована на работу с данным клиентом на вкладке '''“Реквизиты”'''. Пример отчета представлен на рисунке ниже.
 
  
 +
12.3.2 '''"Отчеты"''' – '''"Бухгалтерия"''' – '''"Выдача денег курьеру"
  
'''!Внимание! В новой версии системы данный пункт исключен из контекстного меню и теперь данный документ доступен для формирования в разделе АПД;'''
+
Выдача разрешена любому курьеру, без проверки - к какому филиалу этот курьер приписан. Денежные средства списываются из текущего филиала. Принцип определения текущего филиала описан в п. 12.1.1
  
 +
12.3.3 Автоматическое списание системой наличных денежных средств. Производится при проставлении даты оплаты акта передачи денег, имеющего признак оплаты наличными. Регулируется переменной '''"Справочники"''' - '''"Переменные"''' - '''"Финансы"''' - '''"Акты передачи денег"''' - '''"Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии"'''.
  
'''“Передача средств клиенту”''' – формирование в системе документа для передачи средств клиенту наличным или безналичным способом.
+
Деньги списываются с того филиала, к которому приписан оплачивающий акт менеджер (принцип определения филиала - в п.12.1.2).
  
 +
Таким образом, для оформления передачи наличных денежных средств между филиалами необходимо списать деньги из одного филиала (п.12.3.1), далее либо оформить приход денег в другой филиал (если деньги списывались без привязки к менеджеру - п.12.2.1), либо принять деньги от менеджера в другой филиал (если деньги списывались с привязкой к менеджеру - п.12.1)
 +
=== Отчеты в разрезе работающих филиалов ===
  
'''“Акт сверки”''' – данный пункт меню предназначен для формирования '''“Акта сверки”''' для данного клиента за определенный период работы (формируется только для безналичных платежей). Пример данного отчета формируется в формате '''MS Excel'''.
+
Отчеты по бухгалтерии будут формироваться в зависимости от наличия у пользователя права '''"Видеть данные всех филиалов"'''. Если такое право у пользователя есть, то при формировании отчета ему будет предоставлена возможность выбора филиала (или получить по всем филиалам одновременно).
 +
Если у пользователя нет права '''"Видеть данные всех филиалов"''' отчеты автоматически будут формироваться для текущего филиала (см. п.12.1.1).

Версия 05:55, 29 сентября 2016

Модуль учета наличных денежных средств, предназначен для отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в главном меню "Отчеты" – "Бухгалтерия". Данный пункт меню будет неактивным, если модуль не приобретен или закрыт правами.

Начало использования модуля учета наличных в бухгалтерии

Модуль учета наличных денежных средств, предназначен для отслеживания и учета движения наличных денежных средств курьерской службы и представляет собой набор отчетов в главном меню "Отчеты" – "Бухгалтерия". Данный пункт меню будет неактивным, если модуль не приобретен или закрыт правами.

Для начала использования модуля учета наличных в бухгалтерии необходимо выполнить обнуление сумм, по следующему алгоритму:

1.Обнуление денег на руках у менеджеров.

Формируем отчет "Деньги на руках у менеджера", чтобы понимать кому из сотрудников, необходимо оформить передачу денег по второму пункту. По информации, полученной из отчета у всех сотрудников должен остаться на руках 0 рублей.

2.Для каждого из менеджеров, у которых по отчету есть остаток, формируем возврат наличных в бухгалтерию, через пункт меню "Отчеты" - "Бухгалтерия" - "Передача денег в бухгалтерию", с включенной галкой "с последней передачи денег".

Если у менеджера числится отрицательный остаток, то необходимо выбрать пункт меню "Отчеты" - "Бухгалтерия" - "Расход по бухгалтерии" и включить галку "выдать менеджеру". В наименовании платежа написать "обнуление бухгалтерии". Указать сумму + 1 рубль.

3.Обнуляем деньги в бухгалтерии.

Отчет "Отчеты" - "Бухгалтерия" - "Наличность в бухгалтерии" позволяет увидеть сумму остатка наличных средств. Если сумма положительная - списываем деньги через пункт меню "Расход по бухгалтерии". Если сумма отрицательная - то вносим необходимую сумму, через пункт меню "Внесение наличных".

В итоге по отчету "Наличность в бухгалтерии" должен отображаться нулевой остаток.

!ВНИМАНИЕ! На этом этапе в системе должно быть произведено обнуление денег на руках у менеджера и в бухгалтерии!

4.В конце смены бухгалтер принимает всю наличность у менеджеров и производит подсчет общей суммы, которую необходимо внести в КС2008 - оформить через пункт меню "Внесение наличных".

5.В переменных (раздел "Финансы"), включаем переменную "Отслеживать движение наличных в бухгалтерии", для начала работы с модулем.

  • Действия по обнулению, описанные в п.2 - п.3 рекомендуется сопроводить комментариями в наименовании платежа (например "обнуление бухгалтерии").

Передача денег в бухгалтерию

Рис.1 Оформление передачи денег в бухгалтерию

"Передача денег в бухгалтерию" служит, как для оформления фактической передачи наличных средств в бухгалтерию, так и для просмотра отчета и детализации по полученным и израсходованным наличных денежных сумм менеджером.

"Период" – указываются даты формирования отчета.

"Менеджер" – указываем менеджера, который должен передать наличные в бухгалтерию.

"Посчитать" – выполняется расчет наличных денежных средств по указанному менеджеру.

"С последней передачи денег в бухгалтерию" – сумма наличных будет рассчитываться с последней передачи наличных. Если оформляется первая передача наличных, то сумма рассчитывается за весь период работы менеджера и в этом случае, системе потребуется большее время для расчета. При этом выйдет предупреждение, что менеджер ни разу не сдавал наличность в бухгалтерию.

"Получено средств" – сумма наличных, которую получил менеджер. По нажатию на кнопку с изображением треугольника, откроется детализация полученных средств.

В детализации по полученным средствам мы можем увидеть разбивку по четырем вкладкам:

• Принятая корреспонденция – отображаются суммы по заказам, которые менеджер принял от курьеров в "Выдаче".

• Платежи – полученные платежи наличными от заказчиков, введенные по заказам.

• Переводы из бухгалтерии – оформленные переводы денег из бухгалтерии.

• Деньги по актам от курьеров – отображаются оформленные акты через "Выдачу денег курьеру".

"Израсходовано средств" – сумма наличных, которую израсходовал менеджер. По нажатию на кнопку с изображением треугольника, откроется детализация израсходованных средств.

В детализации по израсходованным средствам мы можем увидеть разбивку по трем вкладкам:

• Выплаты – отображаются суммы выплат по расчетам с курьерами ("Отчеты" - "Сотрудники" - "Расчеты с сотрудниками").

• Оплата актов – введенная оплата по актам передачи денег.

• Передача денег в бухгалтерию – оформленные передачи денег в бухгалтерию.

"Передается в бухгалтерию" – сумма наличных, которую менеджер должен передать в бухгалтерию.

"Оформить" – создает документ передачи денег в бухгалтерию. Кнопка активна, только если установлена галка "С последней передачи денег в бухгалтерию".

!ВНИМАНИЕ! Передачу денежных средств в бухгалтерию рекомендуется выполнять минимум один раз в месяц, для корректного учета наличных в бухгалтерии. Т.к. в расчете наличных денежных средств на руках у менеджера при выплате зарплаты или оплате АПД система учитывает период равный 30 дням. Иначе системе потребуется много времени для расчета, что приведет к задержке выплаты зарплаты или оплаты АПД.


Расход по бухгалтерии

Рис.2 Расход по бухгалтерии

"Расход по бухгалтерии" – предназначен для списания наличных денежных средств из бухгалтерии. Сумму по расходу можно провести, как обычное списание из бухгалтерии, так и выдать сумму менеджеру (офисному сотруднику, не курьеру) на руки.

"Наименование платежа" – основание, по которому происходит списание наличных денежных средств.

"Сумма" – сумма списания наличных денежных средств.

"Выдать" – указывается ФИО менеджера, которому выдаются наличные денежные средства. При этом, если галка "Выдать менеджеру" будет установлена, то сумма повиснет на руках данного менеджера.

По кнопке "Добавить" добавляем запись в табличную часть окна. Если необходимо добавить дополнительную сумму, то также заполняем данные наименования платежа и суммы и нажимаем "Добавить". После того, как все суммы внесены, нажимаем кнопку "Оформить". При этом автоматически сформируется расходный кассовый ордер в Excele для печати.

Наличность в бухгалтерии

Рис.3 Наличность в бухгалтерии

В отчете "Наличность в бухгалтерии" отображаются все операции с наличными денежными средствами за выбранный период, а также остатки на начало и конец периода.

В столбце "Операция" отображается наименование выполненной операции.

Нарушение кассовой дисциплины

Отчет "Нарушение кассовой дисциплины" формируется за период, в котором отображаются возвратные кассовые чеки, которые были распечатаны после формирования Z-отчета.

Рис.4 Нарушение кассовой дисциплины

По правой кнопке мыши можно выбрать:

"Печать чека" – отправить на печать фискальный чек, если он ранее не был распечатан.

"Повторить нефискальный чек" – повторно отправить на печать нефискальный чек, который ранее был распечатан.


Документы о движении денег в бухгалтерии

Рис.5 Отчет "Документы о движении денег в бухгалтерии"

Отчет "Документы о движении денег в бухгалтерии" можно сформировать за период с указанием филиала.

В данный отчет попадают все операции по бухгалтерии, выполненные за выбираемый период.

По правой кнопке мыши, можно удалить документ, который ранее не вошел в "Передачу денег в бухгалтерию", а также не является документом об оплате АПД или актом передачи денег курьеру.

Если имеется документ "Акт передачи денег курьеру", то его можно распечатать по правой кнопке мыши "Печать".

Выдача денег курьеру и оплата АПД

"Выдача денег курьеру" – данная функция предназначена для передачи наличных денежных средств курьеру, в случае если ему выдали задание на доставку акта передачи денег и позволяет вести учет фактических выданных сумм курьерам.

Рис.6 "Выдача денег курьеру"
Рис.7 Акт приема денег курьером

Учет наличных денежных средств по оплате АПД, зависит от включенной переменной:

"Финансы""Акты передачи денег" - "Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии". Если переменная включена, то при выставлении даты оплаты в АПД на менеджера автоматически оформляется денежный перевод из бухгалтерии. Если переменная не включена, то осуществляется проверка суммы денежных средств на руках у менеджера, если их достаточно для оплаты акта, то система разрешает оплатить акт из этих средств (при этом сумма отразится в детализации расходов менеджера, при передаче денег в бухгалтерию). Если денег на руках у менеджера недостаточно - система потребует осуществить перевод денежных средств из бухгалтерии. Сумма перевода соответствует сумме акта передачи денег.

Если АПД передан на доставку, то деньги на его оплату передаются из бухгалтерии в любом случае, невзирая на состояние этого флага.

В случае, если оформляется отправка АПД на доставку и выдача его курьеру, то в этом случае необходимо оформлять документ "Выдача денег курьеру".

Для выдачи наличных указываем ФИО курьера и сумму и нажимаем кнопку "Оформить", при этом у нас автоматически распечатывает "Акт приема курьером денежных средств". А у менеджера, который произвел выдачу денег курьеру, данная сумма будет учтена на руках.

Также в выдаче у курьера появляется задание "Акт приема денег курьером". Данному заданию, статус можно изменить только на "Доставлено". Статус проставляем, после того как курьер отчитается о вручении денежных средств, а также передаст подписанный клиентом АПД.

Деньги на руках у менеджеров

Отчет "Деньги на руках у менеджеров" формируется, для просмотра общей суммы наличных денежных средств на руках менеджеров.

Рис.8 Деньги на руках у менеджеров

В случае, если курьер длительное время не выполнял операцию по передаче денег в бухгалтерию, то у него расчет суммы производится только за последние 30 дней, заметка об этом отписывается в столбце "Комментарий".

Внесение наличных

Рис.9 Внесение наличных

"Внесение наличных" – предназначено для добавления наличных денежных средств в бухгалтерию. Данная сумма будет отображена в отчетах "Наличность в бухгалтерии" и в "Документы о движении денег в бухгалтерии".

"Наименование платежа" – основание, по которому происходит внесение наличных денежных средств.

"Сумма" – сумма внесения наличных денежных средств.

"Принято от" – указывается ФИО сотрудника, который вносит наличные денежные средства.

Добавление прихода по бухгалтерии, выполняется аналогично расходу.

Финансовый отчет за период

Рис.10 Финансовый отчет за период

В отчете "Финансовый отчет за период" отображаются движение денежных средств с разделением по наличной или безналичной оплате, в разрезе следующих разделов:

• Зарплата – начисленная сотрудникам зарплата в разрезе видов начислений.

• Касса – операции по наличным денежным средствам.

• Долг клиентам – суммы по созданным, но неоплаченным АПД.

• Оборот – общая стоимость доставки по клиентам, выполненных за период построения отчета.

• Факт. оплата – сумма платежей, принятых за период. Стоимость доставки, удержанная в АПД, если для него указана дата оплаты и не выставлялся счет, будет добавлена в раздел "Факт. оплата".

• Долг контрагентов – выставленные, но не оплаченные клиентами счета.

Отчетный период

Рис.11 Отчетный период

В отчете "Отчетный период" учитывается расходы на выплату зарплат сотрудникам и приходы от выполнения доставок заказов.

В разделе "Расход" учитывается начисления зарплаты сотрудникам. Разбивка по типам начислений, происходит только на "Проезд" и "Зарплата", все остальные типы будут просуммированы в столбце "Прочее".

В разделе "Приход по квитанциям" отображается сумма стоимости отправлений по доставленным заказам, в разрезе наличной и безналичной оплаты.

В разделе "Расход", если навести курсор мыши на ячейку, то отобразится примечание с датой начисления и ФИО сотрудника.

Учет наличных в разрезе филиалов

Прием наличных в филиал

Прием наличных в разрезе филиалов организован через "Отчеты" - "Бухгалтерия""Передача денег в бухгалтерию" следующим образом:

12.1.1 Филиалом, в который оформляется прием наличных средств считается тот, который указан в "Настройка""Пользователи""Карточка пользователя""Настройки""Филиал" (в дальнейшем - текущий филиал) пользователя, оформляющего документ о движении денежных средств.

12.1.2 Деньги в бухгалтерию текущего филиала разрешено принимать от менеджеров, приписанных к любому филиалу. Привязка к филиалу проверяется по значению в поле "Карточка сотрудника""Дополнительно""Филиал".

Если филиал менеджера, который сдает денежные средства, не совпадает с текущим, то в процессе оформления приема система выведет об этом предупреждение (не ошибку!). И запрос на продолжение операции у пользователя. Кроме того, в тексте подтверждения будет указан филиал, в который принимаются денежные средства.

12.1.3 Системный документ о приеме наличных денежных средств будет иметь признак (в столбце "Филиал") - для какого филиала он оформлен.

12.2. Оформление прихода наличных средств (не связанного со сдачей денег менеджерами) в разрезе филиалов организовано через "Отчеты""Бухгалтерия""Внесение наличных".

12.2.1. По аналогии с п.12.1.1 определяется филиал, в который оформляется приход денежных средств. В форме прихода наличных появилась возможность указать фамилию сотрудника от которого приняты средства. При оформлении документа производится печать приходного кассового ордера.

!ВНИМАНИЕ! Если в соответствующее поле ввести фамилию менеджера, то с него не будет списана сумма денег, указанная при оформлении! Чтобы такое списание произвелось необходимо воспользоваться приемом наличных, описанном в п.12.1. Фамилия в этом документе нужна только для оформления приходного кассового ордера.


Списание наличных в филиале

Списание наличных денежных средств из бухгалтерии филиала организовано через: "Отчеты""Бухгалтерия""Расход по бухгалтерии"

12.3.1 По аналогии с п.12.1.1 определяется филиал, из бухгалтерии которого списываются денежные средства. Есть возможность указать фамилию человека, которому передаются деньги. Для того, чтобы привязать сумму денежных средств к менеджеру необходимо не только указать его фамилию, но и взвести флаг "Выдать менеджеру". При оформлении документа производится печать расходного кассового ордера.

!ВНИМАНИЕ! Если в соответствующее поле ввести фамилию менеджера, но не взвести флаг "Выдать менеджеру", то деньги не будут числиться на этом менеджере и их нельзя будет принять от него в бухгалтерию через прием, описанный в п.12.1.


12.3.2 "Отчеты""Бухгалтерия""Выдача денег курьеру"

Выдача разрешена любому курьеру, без проверки - к какому филиалу этот курьер приписан. Денежные средства списываются из текущего филиала. Принцип определения текущего филиала описан в п. 12.1.1

12.3.3 Автоматическое списание системой наличных денежных средств. Производится при проставлении даты оплаты акта передачи денег, имеющего признак оплаты наличными. Регулируется переменной "Справочники" - "Переменные" - "Финансы" - "Акты передачи денег" - "Деньги на оплату акта передачи денег выдаются из бухгалтерии".

Деньги списываются с того филиала, к которому приписан оплачивающий акт менеджер (принцип определения филиала - в п.12.1.2).

Таким образом, для оформления передачи наличных денежных средств между филиалами необходимо списать деньги из одного филиала (п.12.3.1), далее либо оформить приход денег в другой филиал (если деньги списывались без привязки к менеджеру - п.12.2.1), либо принять деньги от менеджера в другой филиал (если деньги списывались с привязкой к менеджеру - п.12.1)

Отчеты в разрезе работающих филиалов

Отчеты по бухгалтерии будут формироваться в зависимости от наличия у пользователя права "Видеть данные всех филиалов". Если такое право у пользователя есть, то при формировании отчета ему будет предоставлена возможность выбора филиала (или получить по всем филиалам одновременно). Если у пользователя нет права "Видеть данные всех филиалов" отчеты автоматически будут формироваться для текущего филиала (см. п.12.1.1).