Акты передачи денег и корреспонденции — различия между версиями

Материал из Меасофт
Перейти к: навигация, поиск
м (Акты передачи денег (АПД))
(не показано 30 промежуточных версий 4 участников)
Строка 1: Строка 1:
'''Акты передачи денег''' (далее сокращенно АПД) – представляют собой часть финансового контура программы, предназначенного для работы с Интернет Магазинами (далее сокращенно ИМ).
+
;Акты передачи денег (АПД)
 +
: Часть финансового контура программы, предназначенная для взаиморасчетов с интернет-магазинами (далее сокращенно ИМ).
  
'''Акты передачи (возврата) корреспонденции''' (далее сокращенно АПК) – представляют собой часть товарного контура программы, предназначенного для работы с возвратами клиентам недоставленной корреспонденции.
+
;Акты передачи (возврата) корреспонденции (АПК)
 +
: Часть товарного контура программы, предназначенная для оформления возврата недоставленной корреспонденции.
  
== Акты Передачи Денег (АПД) ==
+
== Акты передачи денег (АПД) ==
 +
Курьерская служба (далее сокращенно КС) доставляет товары ИМ и принимает денежные средства у покупателей товара ИМ. Денежные средства, принадлежащие ИМ, аккумулируются в КС — наличными или на расчетном счете КС.
  
=== Предназначение АПД ===
+
Для оформления передачи денежных средств по доставленной корреспонденции от КС в ИМ служит акт передачи денег.
  
Курьерская служба (далее сокращенно КС) осуществляет доставку товаров ИМ, помимо доставки оказывая и услугу приема денежных средств у покупателя товара ИМ. Таким образом, в процессе функционирования КС в подобном режиме, денежные средства, принадлежащие ИМ аккумулируются в КС (наличными, либо на расчетном счете КС). Для передачи денежных средств по доставленной корреспонденции от КС в ИМ, в системе специально предусмотрен механизм расчета и формирования АПД.
+
=== Настройка режимов работы с ИМ ===
 +
Вы можете настроить взаиморасчеты с ИМ в карточке клиента на вкладке '''Финансы''', блок '''Интернет-магазины'''. Подробнее см. раздел «[[Клиенты и партнеры#Финансы|Финансы]]».
  
 +
=== Исходящие АПД ===
 +
Формируются для клиентов курьерской службы в системе.
  
=== Формирование АПД ===
+
Чтобы создать АПД:
 +
# На вкладке '''Клиенты''' выделите запись и в контекстном меню нажмите '''Создать акт передачи денег'''.
 +
# Укажите дату конца периода, за который формируется акт.<br>Дата начального периода формируется на основании предыдущего акта или значения переменной '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Акты передачи денег''' > '''Период для формирования акта передачи денег''', которая ограничивает количество дней от даты формирования акта передачи денег. По умолчанию этот период составляет 150 дней. Таким образом определяется максимальный период, за который единицы корреспонденции попадут в создаваемый акт.<br><br>'''Примечание'''. Если заказ был сформирован раньше, чем указано в значении переменной '''Период для формирования АПД''', он не попадет в АПД (даже при наличии информации в '''Инфо о доставке''').<br><br>
 +
# Откроется карточка акта передачи денег.
  
Формирование АПД доступно на вкладке '''“Клиенты”''' из контекстного меню '''“Создать Акт передачи денег”'''. Для формирования необходимо указать дату конечного периода. Дата начального периода формируется на основании предыдущего акта (или значения переменной '''“Период для формирования АПД”'''). По умолчанию система имеет ограничение в виде переменной '''“Справочники-Переменные-Финансы-Акты передачи денег” - “Период для формирования АПД”''', которая ограничивает количество дней от даты формирования акта передачи денег (по-умолчанию этот период составляет 150 дней). Таким образом, определяется максимальный период, по которому система определяет, какие единицы корреспонденции попадут в создаваемый акт.  
+
==== Карточка АПД ====
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
+
После расчета и формирования нового АПД откроется окно «Акт передачи денег клиенту»:
'''!ВНИМАНИЕ!''' Если заказ был сформирован ранее, чем указано в значении переменной '''“Период для формирования АПД”''' он не попадет в АПД (даже при наличии информации в '''“инфо о доставке”''').
+
 
</div>
+
[[Файл:apd 2.png|none]]
<br />
+
 
Доставленная корреспонденция в системе попадает в формируемый АПД по следующим правилам:
+
Верхний блок полей АПД содержит общую финансовую информацию. Некоторые поля в этой форме недоступны для редактирования.
 +
 
 +
Табличная часть слева от разделителя содержит информацию по заказам с положительной или отрицательной коррекцией суммы. Набор полей в этой таблице предустановлен. Таблица скрыта, если коррекции нет или в карточке клиента снят флажок '''Немедленный возврат денежных средств'''.
 +
 
 +
Основная табличная часть содержит информацию о заказах, по которым необходимо выполнить возврат денежных средств клиенту.
 +
 
 +
Табличная часть внизу содержит информацию по возвратам — заказам, которые войдут в АПК. Если возвратов в АПД нет, табличная часть скрыта. Эта таблица не является основанием для передачи возвратов.
 +
 
 +
Финансовая информация:
 +
 +
'''Номер'''. Автоматический номер исходящего АПД.
 +
 
 +
'''Дата акта'''. Дата формирования АПД.
 +
 
 +
'''Передаваемая сумма'''. Передаваемая клиенту сумма денежных средств.
 +
 
 +
'''Коррекция'''. Сумма коррекции заказов, которые содержит АПД.
 +
 
 +
'''Входит в счет'''. Отображается номер счета, если он был сформирован по АПД. Кнопка [[Файл:More.png]] позволяет открыть счет для просмотра из карточки АПД.
 +
 
 +
'''Клиент'''. Название клиента, для которого сформирован АПД.
  
1. Полностью доставленная корреспонденция (без возвратов) попадает в раздел '''"Доставки"''' в АПД.
+
'''Дата оплаты'''. Дата оплаты АПД клиенту.
  
2. Если частичный возврат оформлялся '''ДО''' того, как в карточке корреспонденции были указаны дата и время доставки, то система в процессе оформления такого возврата изменяет значение '''"Сумма, р."''' в карточке и такая корреспонденция попадает и в раздел '''"Доставка"''' АПД (с новой суммой полученных средств, в которой учитывается стоимость возврата) и в раздел '''"Возвраты"''' (с нулевой стоимостью в поле '''"Расчет оплаты"''').
+
'''Платеж №'''. Номер платежа по АПД в системе.
  
3. Если частичный возврат оформлялся '''ПОСЛЕ''' указания в карточке корреспонденции даты и времени доставки, то значение '''"Сумма, руб."''' в карточке корреспонденции не изменяется и эта корреспонденция попадает в раздел '''"Доставки"''' с полной стоимостью. Однако, поскольку возврат был оформлен, то курьерская служба должна передать своему контрагенту денежные средства за вычетом стоимости возврата. Именно поэтому, такая корреспонденция попадет в раздел '''"Возвраты"''' и в поле '''"Расчет оплаты"''' будет указана отрицательная стоимость возврата.
+
'''Сумма курьерских услуг'''. Итоговая сумма курьерских услуг по заказам в АПД с учетом коррекции.
  
4. Если сначала заказы были отмечены доставленными, а потом они вошли в акты передачи денег (АПД). Далее в этих заказах были оформлены частичные возвраты. Сумма заказа меняется. В следующий акт заказ попадает с коррекцией суммы – т.к., Система считает, что КС деньги по прошлому акту отдала клиенту, а потом выплатила покупателю из своих, следовательно, их с клиента удерживает.
+
'''Комментарий'''. Поле для пользовательского комментария.
  
5. В АПД не будет включена стоимость доставки для корреспонденций, у которых стоимость доставки оплачена получателем (проставлена галка '''“Оплата получателем”''' в карточке корреспонденции). Стоимость доставки для такой корреспонденции также не включается в счета и в отчеты, формируемые из него.
+
'''пользователя'''. Имя автора комментария.
  
=== Настройка режимов работы с ИМ в карточке клиента ===
+
'''Тип оплаты акта'''. Способ оплаты акта. Возможные значения: '''Безнал''', '''Наличными курьером''', '''Наличными в офисе''', '''Перевод на карту'''. Значение по умолчанию можно задать в карточке клиента на вкладке '''Финансы'''.
  
Настройка режимов работы с ИМ расположена в карточке клиента на вкладке '''“Финансы”''':
+
'''Сумма комиссии за передачу денег'''. Комиссия курьерской службы за передачу денежных средств клиенту. Вы можете указать [[#Типы оплаты АПД|фиксированную процентную ставку]] для каждого типа оплаты или индивидуальный размер комиссии для [[Клиенты и партнеры#Финансы|каждого клиента]].
[[Файл:apd_1.png|thumb|400px|right|'''рис.1 Режимы работы с ИМ в карточке клиента''']]
 
'''Галка “Немедленный возврат денежных средств”''' – специальный режим работы, при котором система производит расчет для формирования АПД на основании статуса со слов курьера. Данный режим предназначен для возврата денежных средств (сокращенно д.с.) в “кредитном” режиме, когда курьер уже вручил получателю товар и, получив за него оплату (подтвердив факт вручения через мобильное устройство курьера или по телефону), но еще не передал д.с. менеджеру КС. Для доставленной корреспонденции, в карточке клиентов которых включен такой флаг – возможны последующие корректировки, которые могут повлиять на изменение суммы или стоимости заказа (например, частичный возврат или изменение суммы заказа).
 
  
'''Галка “Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег”''' – при расчете АПД система автоматически вычитает стоимость курьерских услуг из передаваемой суммы д.с. (данная возможность позволяет оптимизировать взаиморасчет с клиентом). Счет на предоставление курьерских услуг для ИМ формироваться уже не будет.
+
Кнопка '''Функции''' позволяет:
 +
* сформировать акт выполненных работ;
 +
* выставить счет на сумму оказанных курьерских услуг сразу из документа АПД. Используется, если в карточке клиента снят флажок '''Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег'''. Счет можно формировать только по одному АПД.
  
'''Галка “Спрашивать тип оплаты у получателя”''' – возможность для мобильного Android устройства курьера, [[Мобильное приложение курьера для Android#Установка статусов|описание по ссылке]].
+
:;Правило формирования счета по АПД
 +
:: Cумма счета, выставленная из АПД, равна сумме всех корреспонденций, входящих во все акты, созданные для клиента, которые еще не закрыты счетами и у которых отсутствует коррекция. Счет формируется по данным полей '''Клиент''' и '''Дата до''', которая должна быть меньше, чем значение в поле '''Дата до''' в АПД, из которого выставляется счет. Например, если в системе сформировано 3 АПД для одного клиента с одинаковым значением поля '''Дата до''', то сумма счета будет всегда равна сумме стоимостей доставки всех корреспонденций, попавших в эти 3 АПД.
  
'''“Тип оплаты АПД”''' – выпадающий список для выбора одного из возможных предустановленных способов оплаты АПД контрагенту  (В системе предусмотрены текущие значения: '''“безнал”, “наличными курьером”, “наличными в офисе”, “перевод на карту”'''). Список типов оплат в системе может быть расширен через  '''“Справочники – Статусы – 58 Типы оплат АПД”''', текущие значения могут быть переименованы (нежелательная практика). Кроме того, система считает безналичным только первый тип оплаты, все остальные типы считаются наличными (вне зависимости от их названия!). Для любого типа оплаты может быть установлен фиксированный процент комиссии. Например, для типа оплаты '''“перевод на карту”''' должна взиматься комиссия в размере 5% от суммы инкассированных денежных средств по заказам, вошедших в АПД. Настройка процентной ставки предусмотрена в '''“Справочники – Статусы – 58 Типы оплат АПД”''' через пункт контекстного меню '''“Дополнительная информация”''' [[Справочники#Статусы|(описание по ссылке)]].
+
: Если нужно сформировать счет только на один АПД (например, нужно предусмотреть разные способы передачи денег по АПД), с учетом того, что на текущую дату для клиента будет сформировано несколько АПД, то нужно формировать этот акт первым и сразу выставлять из него счет, а затем формировать остальные акты. Или наоборот: акт формируется последним, после того, как на остальные АПД за эту дату был выставлен счет.
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
 
'''!ВНИМАНИЕ!'''
 
Система считает комиссию в АПД, однако не учитывает ее ни в каких бухгалтерских проводках. Пока реализация учета комиссий в бухгалтерии не планируется.
 
</div>
 
<br />
 
=== Элементы интерфейса карточки АПД ===
 
  
После расчета и формирования нового АПД откроется окно с информацией, которое состоит из нескольких элементов:
+
'''Печать'''. По нажатии на кнопку открывается набор отчетов Microsoft Excel, которые можно сформировать из АПД:
 +
* '''Отчет о доставке''' — содержит информацию о сумме переданных денежных средств, оказанных услуг и агентского вознаграждения в виде отдельных таблиц с названием «Доставки», «Возвраты», «Коррекции». Сканирование штрихкода в этом отчете позволяет принимать или выдавать корреспонденцию курьеру на вкладке '''Выдача'''. Агентское вознаграждение отображается, если установлен [[Дополнительные модули#Модуль печати кассовых чеков|модуль печати кассовых чеков]] и в карточке клиента на вкладке '''Касса''' установлены флажки печати чеков;
 +
* '''Отчет комиссионера''' — используется, если курьерская служба реализует товар ИМ (который является комитентом) в режиме комиссионера на основании заключенного договора комиссии и получает комиссионное вознаграждение;
 +
* '''Отчет F9''' — стандартный отчет о доставке с расширенным набором полей, который доступен и на вкладке '''Адреса''' по горячей клавише F9;
 +
* '''Простая форма''' — простой отчет, в котором представлена табличная информация без разделения информации о доставках в отдельные названия таблиц. Простая форма недоступна, если в [[Клиенты и партнеры#Финансы|карточке клиента]] на вкладке '''Финансы''' установлен флажок '''Немедленный возврат денежных средств''';
 +
* '''Сопроводительные документы''' — содержит набор пользовательских отчетов, форм, документов, которые доступны для импорта через '''Справочники''' > '''Печатные формы''' в разделе '''Документы для актов передачи денег''' и являются необходимым условием для формирования дополнительной отчетности для контрагента или возможной заменой стандартных отчетов. Пример отчета в стандартной поставке программы — пользовательский '''Отчет агента о приеме денежных средств''', который выделен из стандартного отчета о доставке в отдельный документ.
  
Верхний бок полей АПД – содержит общую финансовую информацию. Некоторые поля в этой форме не доступны для редактирования.
+
Контекстное меню списка содержит пункт '''Удалить корреспонденцию из акта передачи денег''' — возможность удаления корреспонденции из текущего АПД. Этот пункт меню доступен, если АПД не оплачен. Заказы, которые будут исключены из АПД, войдут в следующий АПД.
  
Табличная информация слева от разделителя – содержит необходимую информацию по заказам с положительной или отрицательной коррекцией суммы. Набор полей в этой таблице предустановлен. Информация в виде таблицы скрыта, если коррекции по заказам в АПД отсутствуют или в карточке клиента выключена галка '''“Немедленный возврат денежных средств”'''.
+
==== Правила добавления корреспонденции в АПД ====
 +
* Полностью доставленная корреспонденция попадает в раздел '''Доставки'''.
 +
* Если частичный возврат оформлялся до того, как в карточке корреспонденции были указаны дата и время доставки, в карточке корреспонденции при оформлении такого возврата меняется значение поля '''Сумма, р.'''. Такая корреспонденция попадает и в раздел '''Доставка''' с новой суммой полученных средств, в которой учитывается стоимость возврата, и в раздел '''Возвраты''' с нулевой стоимостью в поле '''Расчет оплаты'''.
 +
* Если частичный возврат оформлялся после того, как в карточке корреспонденции были указаны дата и время доставки, в карточке корреспонденции значение поля '''Сумма, руб.''' не меняется. Такая корреспонденция попадает в раздел '''Доставки''' с полной стоимостью. Но поскольку был оформлен возврат, курьерская служба должна передать своему контрагенту денежные средства за вычетом стоимости возврата. Поэтому такая корреспонденция попадет в раздел '''Возвраты''' с отрицательной стоимостью возврата в поле '''Расчет оплаты'''.
 +
* Если заказ был отмечен доставленным, вошел в АПД, а потом в заказе был оформлен частичный возврат, сумма заказа меняется. В следующий акт заказ попадает с коррекцией суммы, так как считается, что деньги по прошлому акту КС отдала клиенту, а потом выплатила покупателю из своих, следовательно, с клиента эту сумму нужно удержать.
 +
* Если в карточке корреспонденции установлен флажок '''Оплата получателем''', то есть доставку оплачивает получатель, стоимость доставки не учитывается в АПД, счетах и отчетах.
  
Табличная информация справа от разделителя – содержит информацию по заказам, по которым необходимо выполнить возврат денежных средств клиенту.
+
Не учитываются положительные значения наложенного платежа в поле '''Сумма р.''' для заборных корреспонденций. Для учета наложенного платежа в заборных корреспонденциях укажите отрицательное значение в поле '''Сумма р.''' в том случае, когда забор сопровождается выкупом отправлений у поставщика.
  
Табличная информация снизу – содержит информацию по возвратам (заказам, которые войдут в АПК). Эта часть табличной информации не является основанием для передачи возвратов, для этого предусмотрен другой механизм. Информация в виде таблицы скрыта, если возвратные корреспонденции в АПД отсутствуют.
+
==== Формирование двойного АПД ====
 +
Предназначено для разделения корреспонденций при формировании АПД на два акта:
 +
# Для корреспонденций, оплаченных наличным способом. Если в карточке клиента указано, что необходимо оформлять возврат денежных средств наличными, тип оплаты в отправлении указан как «Наличными при получении»;
 +
# Для корреспонденций, оплаченных безналичным способом, например с помощью банковской карты.
  
[[Файл:apd_2.png|thumb|700px|right|'''рис.2 Интерфейс карточки АПД''']]
+
Чтобы формировать отдельные АПД по способу оплаты, настройте переменную '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Акты передачи денег''' > '''Создавать отдельный АПД для б/н''' и системную дополнительную возможность «AdditionalStringForSMA».
 
'''“Номер”''' – автоматически генерируемый системой номер исходящего АПД.
 
  
'''“Дата акта”''' – дата формирования АПД.
+
Настройка дополнительной возможности «AdditionalStringForSMA» производится силами программиста после согласования вопросов в процессе постановки задачи.
  
'''“Передаваемая сумма”''' – передаваемая сумма денежных средств клиенту.
+
==== Правило начисления процента менеджеру по АПД ====
 +
Сотрудникам курьерской службы с типом «Агент» при расчете [[Зарплата|заработной платы]] можно начислить процент от оборота (оплаченных АПД или счетов) закрепленных за этим сотрудником клиентов.
  
'''“Коррекция”''' – сумма коррекции заказов, которые содержит АПД.
+
Если в карточке [[Клиенты и партнеры#Финансы|клиента]] на вкладке '''Финансы''' установлен флажок '''Исключить стоимость курьерских услуг из АПД''', то проценты начисляются сотруднику, если клиенту выставлены АПД и по ним проставлена оплата.
  
'''“Входит в счет”''' – отображается номер счета, если он был сформирован по АПД. Кнопка рядом - позволяет открыть счет для просмотра из карточки АПД.
+
Если флажок '''Исключить стоимость курьерских услуг из АПД''' не установлен, то начисление процентов сотруднику будет выполнено, если клиенту выставлены счета и по ним проставлена оплата.
  
'''“Клиент”''' – название клиента, для которого сформирован АПД.
+
=== Входящие АПД ===
  
'''“Дата оплаты”''' – дата оплаты АПД клиенту.  
+
: Формируются на основании входящего отчета о доставках (актах), полученных от контрагента.  
  
'''“Платеж №”''' – номер платежа по АПД в системе.
+
Чтобы настроить загрузку входящих АПД:
 +
# Cкачайте [http://courierexe.ru/download/userfunc/load_incom_act.xml файл загрузки отчета подрядчика]
 +
# Перейдите в '''Отчеты''' > '''Дополнительные возможности''' и создайте новую возможность, затем скопируйте в нее текст загруженного документа.
 +
Требуется настройка под конкретный формат входящего документа, при необходимости обратитесь в техническую поддержку MeaSoft.
  
'''“Сумма курьерских услуг”''' – итоговая расчетная сумма курьерских услуг в АПД с учетом коррекции.
+
Чтобы загрузить входящий АПД от контрагента, перейдите в пункт меню '''Отчеты''' > '''Дополнительные возможности''' и выполните созданную дополнительную возможность.  
  
'''“Комментарий”''' – поле для пользовательского комментария.
+
Входящие АПД отображаются в [[#Список АПД и АПК|списке АПД]]. При двойном щелчке по строке входящего АПД или выборе пункта контекстного меню '''Подробности''' открывается вкладка '''Адреса''' с корреспонденциями, входящими в АПК.
  
'''“Пользователя”''' – название пользователя, который оставил сообщение в поле '''“Комментарий”'''.
+
=== Типы оплат АПД ===
 +
Список типов оплат хранится в разделе '''Справочники''' > '''Статусы''' > '''58 Типы оплат АПД'''.
  
'''“Тип оплаты акта”''' – значение из списка (безнал, наличными курьером, наличными в офисе, перевод на карту). Значение по-умолчанию может быть задано в карточке клиента.
+
Вы можете создать новые типы оплат. Не рекомендуется переименовывать текущие типы.
  
'''“Сумма комиссии за передачу денег”''' – комиссия КС за передачу денежных средств клиенту. Расчет производится в зависимости от выбранного значения из выпадающего списка '''“Тип оплаты АПД”''' и заданного значения процентной ставки в '''“Справочники – Статусы – 58 Типы оплат АПД”''' через пункт контекстного меню '''“Дополнительная информация”''' [[Справочники#Статусы|(описание по ссылке)]].
+
Вы можете изменять параметры типа оплаты:
 +
* устанавливать признак наличной или безналичной оплаты для типа;
 +
* устанавливать размер комиссии с полученных средств.
  
'''“Функции”''' – содержит возможность выставления счета сразу из документа АПД на сумму оказанных курьерских услуг. Данная возможность востребована в том случае, когда в карточке клиента выключена галка '''“Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег”'''. Система позволяет формировать счет только по одному АПД.
+
По умолчанию безналичным считается только первый тип оплаты, все остальные типы считаются наличными вне зависимости от их названия.
  
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
+
Чтобы сделать тип оплаты безналичным:
'''!ВНИМАНИЕ!''' В системе работает следующее правило формирования счета по АПД: Сумма счета, выставленная из АПД, равна сумме ВСЕХ корреспонденций, входящих во ВСЕ акты созданных для клиента, которые еще не закрыты счетами и у которых отсутствует коррекция. Условием отбора данных для формируемого счета, в данном случае, является поле '''"Клиент"''' и '''"Дата до"''', которая должна быть меньше, чем значение в поле '''"Дата до"''' в АПД, из которого выставляется счет. Т.е. условно говоря, если в системе за один день сформировано 3 АПД для одного клиента (с одинаковым значением в поле '''"Дата до"'''), то сумма счета будет всегда равна сумме стоимостей доставки ВСЕХ корреспонденций, попавших в эти 3 АПД.  
+
# В контекстном меню типа оплаты выберите пункт '''Дополнительная информация'''. Откроется окно с названием типа оплаты:[[Файл:Типы оплаты АПД.png|none]]
Если нужно сформировать счет только на один АПД (например нужно предусмотреть разные способы передачи денег по АПД), с учетом того, что существует понимание того, что на текущую дату для клиента будет сформировано несколько АПД, то нужно формировать этот акт первым и сразу выставлять из него счет, а затем формировать остальные акты (или наоборот, акт формируется последним уже после того, как на остальные АПД за эту дату был выставлен счет).</div>
+
# Установите второй параметр строки равным 1. АПД с таким типом будут считаться безналичными для бухгалтерии.
<br />
+
# Установите третий параметр строки равным 1. АПД с таким типом будут выгружаться в клиент-банк.
'''“OK”''' – применяет внесенные изменения в АПД.
+
# Нажмите на кнопку '''ОК'''.
  
'''“Печать”''' – содержит набор отчетов, которые можно сформировать из АПД в Excel. Набор представлен следующим списком отчетов:
+
Для любого типа оплаты может быть установлен фиксированный процент комиссии. Например, на рисунке выше для типа оплаты «Перевод на карту» настроена комиссия 5 % от суммы денежных средств по заказам, вошедших в АПД.
 
'''1) Отчет о Доставке''' – формирует стандартный отчет о доставке в Excel, который содержит табличную информацию в виде отдельных таблиц с названием '''“Доставки”''', '''“Возвраты”''', '''“Коррекции”'''. Этот отчет содержит штрих-код, который связан с функцией '''"Отправить на доставку"''' (из контекстного меню). Штрих-код в этом отчете позволяет принимать/выдавать корреспонденцию курьеру на вкладке '''“Выдача”'''.
 
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
 
'''!ВНИМАНИЕ!''' В последних версиях программы '''“Отчет о доставке”''' объединяет в себе и '''“Отчет Агента”''', который раньше формировался в системе отдельным пунктом меню в виде отдельного отчета. Объединение двух отчетов происходит в виде автоматического добавления нескольких столбцов с информацией по агентскому вознаграждению. Условием для построения информации по агентскому вознаграждению для заказов в '''“Отчете о доставке”''' является наличие установленного [[Дополнительные модули#Модуль печати кассовых чеков|модуля печати кассовых чеков]] и галки '''“печатать кассовые чеки”''' в карточке клиента на вкладке '''“Касса”'''.
 
</div>
 
<br />
 
'''2) Отчет комиссионера''' – отчет используется в том случае, если КС функционирует в режиме магазина. КС в этом режиме реализует товар ИМ (который является комитентом) в режиме комиссионера на основании заключенного договора комиссии, получая комиссионное вознаграждение.
 
  
'''3) Отчет F9''' – стандартный отчет о доставке с расширенным набором полей, который доступен и на вкладке '''“Адреса”''' по горячей клавише '''“F9”'''.
+
Чтобы настроить процентную ставку для типа оплаты, в контекстном меню типа оплаты выберите пункт '''Дополнительная информация''' и установите процент комиссии в первом параметре.
  
'''4) Простая форма''' – простой отчет, в котором представлена табличная информация без разделения информации о доставках в отдельные названия таблиц.
+
Вы можете настроить процент комиссии по АПД индивидуально для клиента. Подробнее см. раздел «[[Клиенты и партнеры#Финансы|Финансы]]».
  
'''5) Сопроводительные документы''' – содержит набор списка пользовательских отчетов, форм, документов, которые доступны для импорта через '''“Справочники-Печатные формы”''' в разделе '''“Документы для актов передачи денег”''' и являются необходимым условием для формирования дополнительной отчетности для контрагента или являются возможной заменой стандартных отчетов. Примером отчета в стандартной поставке программы в этом списке может послужить пользовательский '''“Отчет агента о приеме денежных средств”''', который выделен из стандартного отчета о доставке в отдельный документ.
+
Размер комиссии учитывается в сформированных АПД, а также в стандартных отчетах для этих актов, при формировании выгрузок в банк-клиент и учете наличных по бухгалтерии.
  
=== Интерфейс общего списка АПД/АПК в системе ===
+
=== Список АПД и АПК ===
 +
Список АПД доступен через основное меню '''Документы''' > '''Акты передачи денег/корреспонденции'''. Окно списка выглядит следующим образом:
  
Общий список всех АПД в системе доступен через основное меню '''“Документы-Акты передачи денег/корреспонденции”'''. Строка АПД будет подсвечена красным, если дата оплаты план. меньше текущей даты.
+
[[Файл:apd 3.png|none]]
  
Интерфейс условно разделен на три части:
+
Строка АПД будет подсвечена красным, если плановая дата оплаты меньше текущей даты.
  
[[Файл:apd_3.png|thumb|900px|right|'''рис.3 Общий список АПД/АПК в системе''']]
+
В верхней части окна находится фильтр документов со следующими условиями:
 +
* клиент, для которого есть сформированные документы в указанном диапазоне дат;
 +
* переключатель '''Тип документа''' позволяет выбрать тип отображаемых в списке документов — АПД или АПК;
 +
* даты начала и конца периода;
 +
* филиал;
 +
* переключатель '''Типы актов''' позволяет фильтровать АПД по типу: входящие и исходящие акты;
 +
* переключатель '''Оплата''' позволяет фильтровать вывод информации по АПД в окне по признаку оплаты;
 +
* переключатель '''Тип оплаты''' позволяет фильтровать вывод информации по АПД в окне по признаку типа оплаты.
  
Первая часть содержит блок информации, который содержит элементы фильтра всех сформированных АПД в системе.
+
В табличной части содержится список актов, удовлетворяющих условиям настроенного фильтра. При изменении условий фильтра список автоматически обновляется.
 
Переключатель '''“Тип документа”''' – фильтр, который предназначен для переключения режимов отображения актов на только АПД, либо только АПК.
 
  
Вторая (табличная) часть – отображает список актов, которые удовлетворяют условиям настроенного фильтра.
+
Вы можете управлять отображением столбцов табличной части [[Знакомство с программой#Работа с таблицами|стандартными средствами]]. Ниже приведено описание наиболее востребованных столбцов.
  
Третья часть – это статусная строка, в которой представлена статистическая финансовая информация по актам, которые отображены в табличной части.
+
'''Номер'''. Номер сформированного АПД в системе.
  
Описание полей:
+
'''Дата'''. Дата начального периода для формирования АПД.
  
Выпадающий список клиентов, по которым имеются сформированные АПД, в указанном диапазоне дат начального и конечного периода.  
+
'''Дата ДО'''. Дата конечного периода для формирования АПД.
  
Переключатель '''“Типы актов”''': позволяет сортировать АПД по типу. Входящие АПД – это специальный механизм формирования АПД на основании входящего отчета о доставках (актах), полученных от контрагента. Возможность загрузки входящего АПД контрагента реализуется через '''“Дополнительные возможности”'''. Исходящие АПД – акты, которые формируются для клиентов в системе.
+
'''Компания'''. Название клиента, для которого сформирован АПД.
  
Переключатель '''“Оплата”''': позволяет фильтровать вывод информации по АПД в окне по признаку оплаты.
+
'''Сумма'''. Сумма инкассированных денежных средств по заказам, которые вошли в АПД и должны быть переданы клиенту.
  
Переключатель '''“Тип оплаты”''': позволяет фильтровать вывод информации по АПД в окне по признаку типа оплаты.
+
'''Дата платежа'''. Дата произведенного платежа. Функция оплаты доступна через контекстное меню.
  
Табличная часть информации содержит представленный набор полей, который наиболее полно востребован пользователем системы и который требует описания:
+
'''Комментарий к акту'''. Служебная информация, которая хранится в карточке АПД в поле '''Комментарий'''.
  
'''Номер''' – номер сформированного АПД в системе.
+
'''Стоимость доставки'''. Сумма денежных средств за оказанные курьерские услуги по заказам, которые вошли в АПД.
  
'''Дата''' – дата начального периода для формирования АПД.
+
'''Тип оплаты'''. Тип оплаты АПД.
  
'''Дата ДО''' – дата конечного периода для формирования АПД.
+
'''Сумма комиссии'''. Сумма комиссии за передачу денег по выбранному типу оплаты.
  
'''Компания''' – название клиента, для которого сформирован АПД.
+
'''Счет выставлен'''. Если флажок установлен, по АПД выставлен счет. Вы можете просмотреть счет из карточки АПД.
  
'''Сумма''' – сумма инкассированных денежных средств по заказам, которые вошли в АПД и должны быть переданы клиенту.
+
'''Отправлено на доставку'''. Если флажок установлен, создан отдельный заказ на доставку АПД клиенту. Вы можете отправить АПД на доставку курьеру с помощью контекстного меню.
  
'''Дата платежа''' – поле с датой произведенного платежа. Функция оплаты доступна через контекстное меню.
+
'''Дата доставки'''. Дата фактической доставки АПД клиенту отдельным заказом, который был отправлен курьером. Факт доставки такого заказа фиксируется в системе признаком '''Дата платежа'''.
  
'''Комментарий к акту''' – служебная информация, которая хранится в карточке АПД в поле '''“Комментарий”'''.
+
'''Отправлено e-mail'''. Если флажок установлен, отчет для АПД отправлен клиенту на на адрес электронной почты, указанный в карточке клиента. Вы можете отправить отчет по e-mail с помощью контекстного меню.
  
'''Стоимость доставки''' – сумма денежных средств за оказанные курьерские услуги по заказам, которые вошли в АПД.
+
'''Нал'''. Если флажок установлен, заказ оплачен наличными.
  
'''Тип оплаты''' – значение типа оплаты, которое выбрано в выпадающем списке (в карточке АПД).
+
'''№ платежного поручения'''. Поле содержит информацию о платеже. Поле '''Платеж №''' заполняется в карточке АПД.
  
'''Сумма комиссии''' – сумма комиссии за передачу денег по выбранному типу оплаты.
+
В нижней части окна находится статусная строка с финансовой информацией по актам табличной части.
  
'''Счет выставлен''' – признак выставленного счета по АПД. Просмотр выставленного счета доступен из окна карточки АПД.
+
=== Контекстное меню списка АПД ===
 +
* '''Открыть''' — открыть карточку выбранного АПД.
  
'''Отправлено на доставку''' – признак формирования отдельного заказа в системе на доставку АПД клиенту. Возможность отправки АПД на доставку курьеру доступна из контекстного меню.
+
* '''Проставить оплату''' — при первом нажатии проставляется значение в столбце '''Дата платежа''' и заполняется поле '''Дата оплаты''' в карточке АПД. При повторном нажатии данные поля очищаются, отменяя оплату акта.
  
'''Дата доставки''' – дата фактической доставки АПД клиенту по отдельному заказу, который был отправлен курьером. Факт доставки такого заказа фиксируется в системе признаком '''“Дата платежа”'''.
+
* '''Удалить''' — удалить выбранный АПД.
  
'''Отправлено e-mail''' – признак отправки клиенту отчета для АПД на e-mail адрес, который указан в карточке клиента. Возможность отправки отчета по e-mail доступна из контекстного меню.
+
* '''Отправить на доставку''' — создать заказ на доставку АПД клиенту. Отправитель заказа — КС, получатель — клиент, для которого сформирован АПД.
  
'''Нал''' – признак оплаты заказа наличными.
+
Если по АПД создается корреспонденция на доставку, то пункт контекстного меню '''Проставить оплату''' и поле '''Дата оплаты''' в карточке АПД блокируются.
  
'''№ платежного поручения''' поле содержит информацию о платеже. Поле '''“Платеж №”''' заполняется в карточке АПД.
+
После того, как на вкладке '''Выдача''' для такого заказа установлен статус '''Доставлен''', факт доставки фиксируется в поле '''Дата платежа'''.
  
=== Контекстное меню в АПД ===
+
Определить, создавалась ли корреспонденция на доставку для АПД, можно по столбцам '''Отправлено на доставку''' и '''Номер корреспонденции'''. Чтобы открыть корреспонденцию на доставку для АПД, в контекстном меню АПД выберите пункт '''Открыть корреспонденцию на доставку'''.
  
Контекстное меню списка АПД содержит набор пунктов:
+
* '''Пересчитать стоимость''' — пересчитать стоимость доставки корреспонденций, входящих в АПД, если изменилась сумма заказа. Запрещен пересчет стоимости доставки корреспонденций, входящих в АПД, если по этому акту сформирована корреспонденция на доставку, указана дата оплаты или выставлен счет.
  
[[Файл:apd_4.png|thumb|200px|right|'''рис.4 Контекстное меню АПД''']]
+
* '''Вернули подписанный акт''' — проставить дату возврата отчета с подписью клиента, она отображается в столбце '''Акт возвращен'''. Также столбец можно заполнить сканированием штрихкода из отчета о доставках, прямо в форме АПД.
 
'''Открыть''' – открыть карточку для выбранного АПД.
 
  
'''Проставить оплату''' – при первом нажатии проставляется значение в столбце '''“дата платежа”''' и заполняется поле дата оплаты в карточке АПД. При повторном нажатии данные поля очищаются, отменяя оплату акта.
+
* '''Разослать по e-mail''' — отправить клиенту один из отчетов, которые доступны для формирования в АПД. Адрес получателя выбирается из карточки клиента, могут быть указаны несколько адресов через запятую. Чтобы определить, использовать адрес с вкладки '''Основное''' или '''Реквизиты''', настройте переменную '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Акты передачи денег''' > '''При отправке акта по e-mail использовать адрес получателя счета'''.
  
'''Удалить''' – удаление выбранного АПД.
+
Электронное письмо для АПД может содержать сопроводительное письмо и тему, которые настраиваются при помощи отдельного шаблона в '''Справочники''' > '''Печатные формы''' > '''Шаблоны e-mail для актов передачи денег'''. Вы можете указать тему сообщения при отправке АПД по email в шаблоне в начале печатной формы следующим образом:
 +
subject: <текст темы>
  
'''Отправить на доставку''' – механизм, при котором система сформирует новый заказ на доставку АПД клиенту (отправителем заказа выступает – КС, получателем – клиент, для которого сформирован АПД).  
+
* '''Разослать по ЭДО''' — отправить клиенту через ЭДО один из отчетов, которые доступны для формирования в АПД. Подробнее см. раздел «[[Интеграция с другими системами#Отправка документов|Отправка документов]]».
После доставки и проставления заказу статуса по Выдаче '''“Доставлен”''' – система зафиксирует событие в поле '''“дата платежа”'''. Если по АПД создается корреспонденция на доставку, то пункт контекстного меню '''"Проставить оплату"''' и  поле '''"Дата оплаты"''' в карточке АПД – блокируются.  
 
  
Узнать, создавалась ли корреспонденция  на доставку для АПД, можно по двум столбцам '''"Отправлено на доставку"''' и '''"Номер корреспонденции"'''. В истории изменений поле '''AddressCode''' будет содержать внутренний код этой корреспонденции в системе. Найти в системе заказ на доставку АПД возможно путем фильтра на вкладке '''“Заказы”''' по названию клиента и дате отправки или по внутреннему коду на вкладке '''“Адреса”''' (значение в столбце '''“Внутренний код”''').
+
* '''Указать планируемую дату оплаты''' — указать дату, когда АПД должен быть оплачен. При наступлении указанной даты строка АПД в списке подсвечивается розовым цветом. Вы можете изменить или удалить дату в карточке АПД в поле '''Дата оплаты план''' или в списке АПД в контекстном меню выбрать пункт '''Убрать планируемую дату оплаты'''.
  
'''Пересчитать стоимость''' – механизм пересчета АПД. Применяется при наличии изменений финансовой составляющей в корреспонденциях входящих в АПД и выполняет пересчет стоимости доставки для нее.
+
* '''Выгрузить платежи в банк''' — сформировать файл с информацией по исходящим платежам по АПД для загрузки в банк-клиент. Подробнее см. раздел «[[Счета#Выгрузка исходящих платежей по АПД для банк-клиента|Выгрузка исходящих платежей по АПД для банк-клиента]]».
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
 
'''!ВНИМАНИЕ!'''  
 
В системе запрещена возможность пересчета стоимости доставки корреспонденций, входящих в АПД, если по этому акту была сформирована корреспонденция на доставку, указана дата оплаты или был выставлен счет.
 
</div>
 
<br />
 
'''Разослать по e-mail''' – механизм ручной рассылки отчетов клиентам, которые доступны для формирования в АПД. Адрес получателя выбирается из карточки клиента. Адресов может быть указано несколько. В этом случае, они перечисляются через разделитель '''“запятую”'''. Электронное письмо для АПД может содержать сопроводительное письмо и тему, которые настраиваются при помощи отдельного шаблона в '''“Справочники”-“Печатные формы”-“Шаблоны e-mail для актов передачи денег”'''.
 
  
'''!Примечание!''' Тему сообщения при отправке АПД по email можно указать в шаблоне в начале печатной формы – прописать без кавычек '''"subject: текст темы"'''.
+
* '''Выставить счет''' — выставить счет на основании АПД. Подробнее см. раздел «[[Счета#Карточка счета|Карточка счета]]».
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
 
'''!ВНИМАНИЕ!'''
 
Система может использовать e-mail адреса из карточки клиента, как из вкладки '''“Основное”''', так и из вкладки '''“Реквизиты”'''. Отвечает за это настройка значения переменной '''“Справочники – Переменные – Финансы – Акты передачи денег – При отправке акта по e-mail использовать адрес получателя счета”'''.
 
</div>
 
<br />
 
'''Выгрузить платежи''' – механизм, формирующий текстовый файл предназанченный для загрузки в банк-клиент и содержащий информацию по исходящим платежам для оплаты АПД, что значительно снижает количество ручного труда, свзяанного с процедурой оплаты актов. Структура этого файла аналогична структуре файла, формируемого в 1С. Для выгрузки файла необходимо выделить те АПД из списка, по которым необходимо сформировать платежи, а затем выбрать этот пункт контекстного меню. В файл попадает информация по платежам только для тех АПД, в карточке которых указан безналичный тип оплаты, АПД с иным типом оплаты игнорируются. Также будут игнорироваться акты, в которых уже указана дата платежа или сумма к передаче равна 0.  Перед формированием файла система предложит указать путь для его сохранения, который будет запомнен в реестре и в дальнейшем будет использоваться автоматически. Имя файла система также формирует автоматически, оно состоит из собственно названия (kl_to_1c), а также суффикса вида ддммгггг_ччмм, добавляемого к названию через подчеркивание. Таким образом, название файла, сформированного 15 января 2018 года в 17:58, будет иметь вид kl_to_1c_15012018_1758.txt Из особенностей выгрузки нужно отметить, что параметр "Номер", содержащий номер платежа, формируется как номер АПД, который будет оплачен этим платежом, к которому добавляются два нуля, что поможет сохранить относительную уникальность этого номера и не дать ему пересечься с нумерацией платежей, создаваемых бухгалтерией в другом ПО.  Таким образом, номер платежа для АПД №1245 будет иметь вид 124500. Для того, чтобы обозначить - по каким актам уже были выгружены платежи, в поле "Комментарий" каждого АПД после выгрузки платежа будет добавлена фраза: "Платеж выгружен дд.мм.гггг".<br />
 
  
Несколько платежей по одному клиенту можно объединять в один. Для этого при формировании выгрузки необходимо поставить галку '''"Объединить платежи по клиентам"'''
+
* '''Выдать на руки курьеру''' — выдать курьеру корреспонденцию на доставку АПД.
  
Благодаря описанному механизму выгрузки, последовательность действий по оплате безналичного АПД выглядит следующим образом:<br />
+
* '''Комментарий''' — добавить или изменить комментарий к акту.
1) в КС2008 формируется файл с платежами на оплату АПД<br />
 
2) этот файл загружается в банк-клиент<br />
 
3) в банк-клиенте ответственный сотрудник подписывает платежи и проводит их<br />
 
4) из банк-клиента выгружается файл с проведенными платежами<br />
 
5) файл, выгруженный из банк-клиента, штатными средствами (Связь-Импорт из банк-клиента с взведенным флагом "Загружать исходящие платежи") загружается в КС2008<br />
 
6) система при загрузке исходящих платежей пытается найти неоплаченный АПД, сумма и клиент которого соответствуют загружаемому платежу. Если такой акт находится, система автоматически привязывает к нему загружаемый платеж, а в акте ставит отметку об оплате.<br />
 
NB! Загруженные исходящие платежи, связанные с оплатой АПД, не учитываются при расчете агентских процентов, суммы баланса и при формировании акта сверки.
 
  
<br />
+
* '''Отчеты''' — просмотреть список отчетов для АПД.
'''Отчеты''' – выпадающий список отчетов для АПД, который доступен для формирования в системе.
 
  
Контекстное меню карточки АПД содержит пункт:
+
* '''Печать''' — отправить на печать отчет или сопроводительные документы по АПД.
[[Файл:apd_5.png|thumb|350px|right|'''рис.5 Контекстное меню карточки АПД''']]
 
 
'''“Удалить корреспонденцию из акта передачи денег”''' – возможность удаления корреспонденции из текущего АПД. Этот пункт меню доступен, если АПД не оплачен. Заказы, которые будут исключены из АПД, войдут в следующий АПД.
 
  
=== Коррекция денежных средств в АПД ===
+
=== Выгрузка исходящих платежей по АПД для банк-клиента ===
 +
Вы можете сформировать файл с информацией по исходящим платежам по АПД для загрузки в банк-клиент. Эта операция значительно снижает количество ручного труда, связанного с процедурой оплаты актов.
  
Коррекция денежных средств возникает в АПД в том случае, когда данные в карточке корреспонденции меняются после ее включения в АПД. Механизм коррекции в системе работает полностью в автоматическом режиме.
+
Платежи выгружаются для АПД, для которых одновременно выполняются следующие условия:
  
 +
# Безналичный тип оплаты АПД.
 +
# В АПД не указана дата платежа.
 +
# Сумма к передаче больше 0.
  
=== Междугородние корреспонденции в АПД ===
+
Структура файла аналогична формируемой в 1С.
 +
Чтобы выгрузить файл, в списке выделите АПД, по которым нужно сформировать платежи, затем выберите пункт контекстного меню '''Выгрузить платежи в банк'''.
  
В системе предусмотрено специальное правило формирования АПД для междугородней корреспонденции (которая доставляется филиалами КС или их подрядчиками) специально для того, чтобы курьерские службы не передавали денежные средства отправителю до того, как они фактически к ним поступят. Для этих целей предназначена галка '''“Оплачено”''' в карточке корреспонденции на вкладке '''“Финансы”'''.
+
Имя файла формируется автоматически. Оно состоит из собственно названия (kl_to_1c), а также суффикса вида ддммгггг_ччмм, добавляемого к названию через подчеркивание. Например, название файла, сформированного 15 января 2018 года в 17:58, будет иметь вид kl_to_1c_15012018_1758.txt.
[[Файл:apd_6.png|thumb|500px|right|'''рис.6 Галка “Оплачено” в карточке корреспонденции''']]
 
  
При определении междугородней корреспонденции используется понятие "текущий филиал". Начиная с 740 версии системы при формировании АПД текущим является филиал, указанный в карточке клиента. Кроме того, к текущему приравниваются филиалы, в карточке которых взведен флаг "Наш филиал". 
+
Параметр «Номер», содержащий номер платежа, формируется как <code>[номер оплачиваемого АПД]00</code>. Например, номер платежа для АПД № 1245 будет иметь вид 124500. Это поможет сохранить относительную уникальность этого номера и не дать ему пересечься с нумерацией платежей, создаваемых бухгалтерией в другом ПО.
В понимании системы для АПД – междугородними считаются корреспонденции, у которых '''“Ответственный филиал”''' отличается от текущего филиала.
 
  
Это правило регулируется настройкой переменной '''“Справочники – Переменные – Финансы – Акты передачи денег – Включать в акт передачи денег неоплаченные междугородние отправления”''' (начиная с 730 версии системы эта настройка перенесена в карточку клиента), которое гласит:
+
Чтобы обозначить акты, по которым выгружены платежи, в поле '''Комментарий''' каждого АПД после выгрузки платежа добавляется фраза: «Платеж выгружен дд.мм.гггг».
  
Если эта переменная включена, то в формируемый акт передачи денег будут добавлены междугородные (т.е. те, у которых ответственный филиал отличается от текущего) отправления, у которых проставлена дата доставки вне зависимости от того, взведен ли флаг '''"Оплачено"''' в карточке корреспонденции. Если переменная выключена, то в акты передачи денег будут попадать только те междугородные корреспонденции, у которых взведен флаг '''"Оплачено"''' и проставлены дата/время доставки.
+
Несколько платежей по одному клиенту можно объединять в один. Для этого при формировании выгрузки необходимо установить флажок '''Объединить платежи по клиентам'''.
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
 
'''!ВНИМАНИЕ!''' Указанное выше правило относится ко всем типам актов передачи денег.
 
</div>
 
<br />
 
  
Необходимо отметить, что корреспонденции, в карточке которых указана ТОЛЬКО дата доставки, попадут в формируемый АПД вне зависимости от указанного в них отвественного филиала и состояния флага "Оплачено".
+
Чтобы оплатить безналичный АПД:
 +
# В MeaSoft cформируйте файл с платежами на оплату АПД.
 +
# Загрузите файл в банк-клиент.
 +
# В банк-клиенте подпишите и проведите платежи.
 +
# Выгрузите из банк-клиента файл с проведенными платежами.
 +
# Загрузите файл из банк-клиента в MeaSoft с помощью функциональности «[[Счета#Импорт из банк-клиента|Импорт из банк-клиента]]» с установленным флажком '''Загружать исходящие платежи'''.
 +
# При загрузке исходящих платежей система пытается найти неоплаченный АПД, сумма и клиент которого соответствуют загружаемому платежу. Если такой акт находится, система автоматически привязывает к нему загружаемый платеж, а в акте ставит отметку об оплате.
  
В системе предусмотрена специальная возможность загрузки входящего АПД контрагента, (например, СДЭК или Boxberry) которая позволяет на основании полученных данных автоматически проставить флаг '''“Оплачено”''' для корреспонденций, вошедших во входящий АПД. Эта возможность настраивается в системе КС 2008 по запросу клиента.
+
Загруженные исходящие платежи, связанные с оплатой АПД, не учитываются при расчете агентских процентов, суммы баланса и при формировании акта сверки.
  
Фильтрация корреспонденции по галке '''“Оплачено”''' (как и поле на вкладке '''“Адреса”''') в системе отсутствует. Информацию по корреспонденции, которая не входит в АПД (в частности и по междугородней, оплата которой не подтверждена) можно сформировать в виде отчета через основное меню '''“Отчеты – Клиенты – Долги перед Интернет-магазинами”'''. В этом отчете будет представлена информация по задолженности перед клиентами в разрезе корреспонденций не вошедших в АПД и неоплаченных АПД.
+
=== Коррекция денежных средств в АПД ===
 +
Коррекция денежных средств возникает в АПД в том случае, когда данные в карточке корреспонденции меняются после ее включения в АПД. Механизм коррекции в системе работает полностью в автоматическом режиме.
  
=== Формирование двойного АПД ===
+
=== Междугородние корреспонденции в АПД ===
 +
Для АПД междугородними считаются корреспонденции, у которых ответственный филиал отличается от текущего филиала. Текущим является филиал, указанный в карточке клиента или филиал, в карточке которого установлен флажок '''Наш филиал'''.
  
Данная возможность востребована клиентами, для которых необходимо разделение корреспонденций при формировании АПД на два отдельных акта. Один АПД формируется для корреспонденций, оплата по которым производилась наличным способом (если в карточке клиента указано, что необходимо оформлять возврат денежных средств наличными, тип оплаты в отправлении указан как '''"наличными при получении"'''), второй АПД формируется для корреспонденций, оплаченных безналичным способом (например – с помощью банковской карты). Для настройки этой возможности необходима настройка переменной '''“Справочники – Переменные – Финансы – Акты передачи денег – Создавать отдельный АПД для б/н”''' и настройка системной дополнительной возможности '''AdditionalStringForSMA'''.
+
В карточке клиента на вкладке '''Финансы''' предусмотрен флажок '''Включать в АПД неоплаченные междугородние отправления''':
 +
* если флажок установлен, то в акт передачи денег будут добавлены междугородные отправления, у которых проставлена дата доставки вне зависимости от того, установлен ли флажок '''Оплачено''' в карточке корреспонденции на вкладке '''Финансы''';
 +
* если флажок снят, то в акты передачи денег будут попадать только те междугородные корреспонденции, у которых установлен флажок '''Оплачено''' и проставлены дата и время доставки. Таким образом курьерская служба не будет передавать денежные средства отправителю до их фактического поступления.
  
Настройка дополнительной возможности '''AdditionalStringForSMA''' производится силами программиста после согласования вопросов в процессе постановки задачи.
+
Корреспонденции, в карточке которых указана ТОЛЬКО дата доставки, попадут в формируемый АПД вне зависимости от указанного в них ответственного филиала и состояния флажка '''Оплачено'''.
  
=== Правило начисления процента менеджеру по АПД ===
+
Предусмотрена возможность загрузки входящего АПД контрагента (например, СДЭК или Boxberry), которая позволяет на основании полученных данных автоматически проставить флажок '''Оплачено''' для корреспонденций, вошедших во входящий АПД. Эта функциональность настраивается по запросу клиента.
  
Для сотрудников КС с типом '''"Агент"''' при расчете [[Зарплата|ЗП]] предусмотрена специальная возможность начисления процента менеджеру от оборота (оплаченных АПД или счетов) закрепленных за этим менеджером  клиентов.
+
Отчет по корреспонденции, которая не входит в АПД (в частности и по междугородней, оплата которой не подтверждена), можно сформировать через основное меню '''Отчеты''' > '''Клиенты''' > '''Долги перед Интернет-магазинами'''. В этом отчете представлена информация по задолженности перед клиентами в разрезе корреспонденций, не вошедших в АПД, и неоплаченных АПД.
Если в карточке [[Клиенты#Вкладка "Финансы"|клиента]] на вкладке '''"Финансы"''' включена галка '''"Исключить стоимость курьерских услуг из АПД"''', то начисление процентов менеджеру будет выполнено, если клиенту выставлены АПД и по ним проставлена оплата. Если галка '''"Исключить стоимость курьерских услуг из АПД"''' отключена, то начисление процентов менеджеру будет выполнено только, если клиенту выставлены счета и по ним проставлена оплата.
 
  
 
=== Настройка переменных для АПД в системе ===
 
=== Настройка переменных для АПД в системе ===
 +
Дополнительные настройки для АПД доступны через основное меню '''Справочники''' > '''Переменные''' > '''Финансы''' > '''Акты передачи денег'''. Каждая переменная содержит подробное описание своего предназначения.
  
Дополнительные настройки для АПД доступны в системе через основное меню '''“Справочники – Переменные – Финансы – Акты передачи денег”'''. Каждая переменная содержит подробное описание своего предназначения. Изменения значений переменных вступают в силу после перезапуска программы.
+
Изменения значений переменных вступают в силу после перезапуска программы.
  
 
=== Настройка прав доступа для АПД в системе ===
 
=== Настройка прав доступа для АПД в системе ===
 
+
Вы можете настроить права доступа на работу с АПД через основное меню '''Настройка''' > '''Пользователи'''. В дереве прав '''Документы''' > '''Акты передачи денег''' расположен раскрывающийся список настройки полномочий для выбранной группы пользователей.
Настройка прав доступа на работу с АПД доступна пользователям через основное меню '''“Настройка – Пользователи”'''. В дереве прав '''“Документы – Акты передачи денег”''' расположен раскрывающийся список настройки полномочий для выбранной группы пользователей.
 
  
 
=== Отображение АПД в ЛК клиента ===
 
=== Отображение АПД в ЛК клиента ===
 
+
В ЛК клиента для тарифных планов «Премиум» и «Максимум» в пункте основного меню '''Финансы''' доступна информация по АПД, сформированным для клиента в MeaSoft. Подробнее см. раздел «[[Личный кабинет#Финансы|Финансы]]».
В ЛК клиента для тарифного плана '''“Премиум”''' на вкладке '''“Финансы”''' доступен функционал, который позволяет отображать информацию по всем АПД, сформированным для клиента в системе КС2008. Подробнее можно ознакомиться [[Личный кабинет#Финансы|по ссылке]].
 
 
 
  
 
== Акты передачи корреспонденции (АПК) ==
 
== Акты передачи корреспонденции (АПК) ==
Строка 288: Строка 311:
 
<br />
 
<br />
  
Также, в АПК попадают корреспонденции, для которых указан тип поездки '''"Возврат"''' (т.е. в карточке корреспонденции установлена галка '''"Возврат"''').
+
Также, в АПК попадают корреспонденции, для которых указан тип поездки '''"Возврат"''' (т.е. в карточке корреспонденции установлена галка '''"Возврат"'''). Здесь нужно отметить, что если по корреспонденции есть выдача с типом поездки "возврат", закрытая статусом "Доставлено", то такая корреспонденция не попадет в АПК.
  
 
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
 
<div style="color: #a94442; background-color: #f2dede; border: 1px solid #ebccd1; padding: 3px 10px 10px;">
Строка 344: Строка 367:
  
 
'''“Исключить из отсканированных все”''' – ручное исключение всех позиций из АПК.
 
'''“Исключить из отсканированных все”''' – ручное исключение всех позиций из АПК.
 +
 +
Система поддерживает автоматическое исключение позиций из АПК. Для этого отсканируйте нужную корреспонденцию и нажмите '''ОК'''. Укажите для АПК дату отправки. Система предложит автоматически удалить все неотсканированные позиции из акта.
 +
 +
Если в одной корреспонденции, вошедшей в АПК, есть несколько товаров для возврата, то после сканирования одного из них, корреспонденция окажется "частично" отсканированной, т.е. в "мешке" акта (в списке отсканированных) будет всего один товар из нескольких, относщихся к данному отправлению. Такая ситуация подлежит максимально быстрому исправлению, поэтому строки частично отсканированных корреспонденций будут подсвечиваться розовым цветом как в верхней, так и в нижней таблице. Кроме того, строки таких корреспонденций будут находится в верхней части обеих таблиц. Попытка указания даты отправки у такого акта или создания для него корреспонденции на доставку (пункт контекстного меню "Отправить на доставку") в форме с общим списком актов приведет к ошибке.
  
 
Кнопки в нижней части формы АПК:
 
Кнопки в нижней части формы АПК:
Строка 351: Строка 378:
 
'''“Печать”''' – содержит набор отчетов, которые можно сформировать из АПК в Excel. Набор представлен следующим списком отчетов:
 
'''“Печать”''' – содержит набор отчетов, которые можно сформировать из АПК в Excel. Набор представлен следующим списком отчетов:
  
'''Обычная форма''' – формирует стандартный отчет о возвратах в Excel в виде табличной информации с предустановленным набором полей. В нижней части находится информация о сумме возврата, поля для подписей сторон “Сдал” и “Принял”.
+
'''Обычная форма''' – формирует стандартный отчет о возвратах в Excel в виде табличной информации с предустановленным набором полей. В том числе причину возврата, которую курьер указал в мобильном приложении. В нижней части находится информация о сумме возврата, поля для подписей сторон “Сдал” и “Принял”.
  
 
'''Сопроводительные документы''' – содержит набор списка пользовательских отчетов, форм, документов, которые доступны для импорта через '''“Справочники – Печатные формы”''' в разделе '''“Документы для актов передачи корреспонденции”''' и являются необходимым условием для формирования дополнительной отчетности для контрагента или являются возможной заменой стандартных отчетов. Примером отчета в стандартной поставке программы в этом списке может послужить пользовательский '''“Реестр возврата заказов”''' или официально утвержденная форма документа '''“ТОРГ-12”''', который выделен из стандартного отчета о доставке в отдельный документ. Некоторые печатные формы доступны в разделе [[Файлы для загрузки#Печатные формы для актов передачи корреспонденции|Скачать]] действующего руководства пользователя. Любые другие дополнительные пользовательские формы отчетов в системе разрабатываются по ТЗ клиента.
 
'''Сопроводительные документы''' – содержит набор списка пользовательских отчетов, форм, документов, которые доступны для импорта через '''“Справочники – Печатные формы”''' в разделе '''“Документы для актов передачи корреспонденции”''' и являются необходимым условием для формирования дополнительной отчетности для контрагента или являются возможной заменой стандартных отчетов. Примером отчета в стандартной поставке программы в этом списке может послужить пользовательский '''“Реестр возврата заказов”''' или официально утвержденная форма документа '''“ТОРГ-12”''', который выделен из стандартного отчета о доставке в отдельный документ. Некоторые печатные формы доступны в разделе [[Файлы для загрузки#Печатные формы для актов передачи корреспонденции|Скачать]] действующего руководства пользователя. Любые другие дополнительные пользовательские формы отчетов в системе разрабатываются по ТЗ клиента.

Версия 13:27, 20 мая 2021

Акты передачи денег (АПД)
Часть финансового контура программы, предназначенная для взаиморасчетов с интернет-магазинами (далее сокращенно ИМ).
Акты передачи (возврата) корреспонденции (АПК)
Часть товарного контура программы, предназначенная для оформления возврата недоставленной корреспонденции.

Акты передачи денег (АПД)

Курьерская служба (далее сокращенно КС) доставляет товары ИМ и принимает денежные средства у покупателей товара ИМ. Денежные средства, принадлежащие ИМ, аккумулируются в КС — наличными или на расчетном счете КС.

Для оформления передачи денежных средств по доставленной корреспонденции от КС в ИМ служит акт передачи денег.

Настройка режимов работы с ИМ

Вы можете настроить взаиморасчеты с ИМ в карточке клиента на вкладке Финансы, блок Интернет-магазины. Подробнее см. раздел «Финансы».

Исходящие АПД

Формируются для клиентов курьерской службы в системе.

Чтобы создать АПД:

  1. На вкладке Клиенты выделите запись и в контекстном меню нажмите Создать акт передачи денег.
  2. Укажите дату конца периода, за который формируется акт.
    Дата начального периода формируется на основании предыдущего акта или значения переменной Справочники > Переменные > Финансы > Акты передачи денег > Период для формирования акта передачи денег, которая ограничивает количество дней от даты формирования акта передачи денег. По умолчанию этот период составляет 150 дней. Таким образом определяется максимальный период, за который единицы корреспонденции попадут в создаваемый акт.

    Примечание. Если заказ был сформирован раньше, чем указано в значении переменной Период для формирования АПД, он не попадет в АПД (даже при наличии информации в Инфо о доставке).

  3. Откроется карточка акта передачи денег.

Карточка АПД

После расчета и формирования нового АПД откроется окно «Акт передачи денег клиенту»:

Apd 2.png

Верхний блок полей АПД содержит общую финансовую информацию. Некоторые поля в этой форме недоступны для редактирования.

Табличная часть слева от разделителя содержит информацию по заказам с положительной или отрицательной коррекцией суммы. Набор полей в этой таблице предустановлен. Таблица скрыта, если коррекции нет или в карточке клиента снят флажок Немедленный возврат денежных средств.

Основная табличная часть содержит информацию о заказах, по которым необходимо выполнить возврат денежных средств клиенту.

Табличная часть внизу содержит информацию по возвратам — заказам, которые войдут в АПК. Если возвратов в АПД нет, табличная часть скрыта. Эта таблица не является основанием для передачи возвратов.

Финансовая информация:

Номер. Автоматический номер исходящего АПД.

Дата акта. Дата формирования АПД.

Передаваемая сумма. Передаваемая клиенту сумма денежных средств.

Коррекция. Сумма коррекции заказов, которые содержит АПД.

Входит в счет. Отображается номер счета, если он был сформирован по АПД. Кнопка More.png позволяет открыть счет для просмотра из карточки АПД.

Клиент. Название клиента, для которого сформирован АПД.

Дата оплаты. Дата оплаты АПД клиенту.

Платеж №. Номер платежа по АПД в системе.

Сумма курьерских услуг. Итоговая сумма курьерских услуг по заказам в АПД с учетом коррекции.

Комментарий. Поле для пользовательского комментария.

пользователя. Имя автора комментария.

Тип оплаты акта. Способ оплаты акта. Возможные значения: Безнал, Наличными курьером, Наличными в офисе, Перевод на карту. Значение по умолчанию можно задать в карточке клиента на вкладке Финансы.

Сумма комиссии за передачу денег. Комиссия курьерской службы за передачу денежных средств клиенту. Вы можете указать фиксированную процентную ставку для каждого типа оплаты или индивидуальный размер комиссии для каждого клиента.

Кнопка Функции позволяет:

  • сформировать акт выполненных работ;
  • выставить счет на сумму оказанных курьерских услуг сразу из документа АПД. Используется, если в карточке клиента снят флажок Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег. Счет можно формировать только по одному АПД.
Правило формирования счета по АПД
Cумма счета, выставленная из АПД, равна сумме всех корреспонденций, входящих во все акты, созданные для клиента, которые еще не закрыты счетами и у которых отсутствует коррекция. Счет формируется по данным полей Клиент и Дата до, которая должна быть меньше, чем значение в поле Дата до в АПД, из которого выставляется счет. Например, если в системе сформировано 3 АПД для одного клиента с одинаковым значением поля Дата до, то сумма счета будет всегда равна сумме стоимостей доставки всех корреспонденций, попавших в эти 3 АПД.
Если нужно сформировать счет только на один АПД (например, нужно предусмотреть разные способы передачи денег по АПД), с учетом того, что на текущую дату для клиента будет сформировано несколько АПД, то нужно формировать этот акт первым и сразу выставлять из него счет, а затем формировать остальные акты. Или наоборот: акт формируется последним, после того, как на остальные АПД за эту дату был выставлен счет.

Печать. По нажатии на кнопку открывается набор отчетов Microsoft Excel, которые можно сформировать из АПД:

  • Отчет о доставке — содержит информацию о сумме переданных денежных средств, оказанных услуг и агентского вознаграждения в виде отдельных таблиц с названием «Доставки», «Возвраты», «Коррекции». Сканирование штрихкода в этом отчете позволяет принимать или выдавать корреспонденцию курьеру на вкладке Выдача. Агентское вознаграждение отображается, если установлен модуль печати кассовых чеков и в карточке клиента на вкладке Касса установлены флажки печати чеков;
  • Отчет комиссионера — используется, если курьерская служба реализует товар ИМ (который является комитентом) в режиме комиссионера на основании заключенного договора комиссии и получает комиссионное вознаграждение;
  • Отчет F9 — стандартный отчет о доставке с расширенным набором полей, который доступен и на вкладке Адреса по горячей клавише F9;
  • Простая форма — простой отчет, в котором представлена табличная информация без разделения информации о доставках в отдельные названия таблиц. Простая форма недоступна, если в карточке клиента на вкладке Финансы установлен флажок Немедленный возврат денежных средств;
  • Сопроводительные документы — содержит набор пользовательских отчетов, форм, документов, которые доступны для импорта через Справочники > Печатные формы в разделе Документы для актов передачи денег и являются необходимым условием для формирования дополнительной отчетности для контрагента или возможной заменой стандартных отчетов. Пример отчета в стандартной поставке программы — пользовательский Отчет агента о приеме денежных средств, который выделен из стандартного отчета о доставке в отдельный документ.

Контекстное меню списка содержит пункт Удалить корреспонденцию из акта передачи денег — возможность удаления корреспонденции из текущего АПД. Этот пункт меню доступен, если АПД не оплачен. Заказы, которые будут исключены из АПД, войдут в следующий АПД.

Правила добавления корреспонденции в АПД

  • Полностью доставленная корреспонденция попадает в раздел Доставки.
  • Если частичный возврат оформлялся до того, как в карточке корреспонденции были указаны дата и время доставки, в карточке корреспонденции при оформлении такого возврата меняется значение поля Сумма, р.. Такая корреспонденция попадает и в раздел Доставка с новой суммой полученных средств, в которой учитывается стоимость возврата, и в раздел Возвраты с нулевой стоимостью в поле Расчет оплаты.
  • Если частичный возврат оформлялся после того, как в карточке корреспонденции были указаны дата и время доставки, в карточке корреспонденции значение поля Сумма, руб. не меняется. Такая корреспонденция попадает в раздел Доставки с полной стоимостью. Но поскольку был оформлен возврат, курьерская служба должна передать своему контрагенту денежные средства за вычетом стоимости возврата. Поэтому такая корреспонденция попадет в раздел Возвраты с отрицательной стоимостью возврата в поле Расчет оплаты.
  • Если заказ был отмечен доставленным, вошел в АПД, а потом в заказе был оформлен частичный возврат, сумма заказа меняется. В следующий акт заказ попадает с коррекцией суммы, так как считается, что деньги по прошлому акту КС отдала клиенту, а потом выплатила покупателю из своих, следовательно, с клиента эту сумму нужно удержать.
  • Если в карточке корреспонденции установлен флажок Оплата получателем, то есть доставку оплачивает получатель, стоимость доставки не учитывается в АПД, счетах и отчетах.

Не учитываются положительные значения наложенного платежа в поле Сумма р. для заборных корреспонденций. Для учета наложенного платежа в заборных корреспонденциях укажите отрицательное значение в поле Сумма р. в том случае, когда забор сопровождается выкупом отправлений у поставщика.

Формирование двойного АПД

Предназначено для разделения корреспонденций при формировании АПД на два акта:

  1. Для корреспонденций, оплаченных наличным способом. Если в карточке клиента указано, что необходимо оформлять возврат денежных средств наличными, тип оплаты в отправлении указан как «Наличными при получении»;
  2. Для корреспонденций, оплаченных безналичным способом, например с помощью банковской карты.

Чтобы формировать отдельные АПД по способу оплаты, настройте переменную Справочники > Переменные > Финансы > Акты передачи денег > Создавать отдельный АПД для б/н и системную дополнительную возможность «AdditionalStringForSMA».

Настройка дополнительной возможности «AdditionalStringForSMA» производится силами программиста после согласования вопросов в процессе постановки задачи.

Правило начисления процента менеджеру по АПД

Сотрудникам курьерской службы с типом «Агент» при расчете заработной платы можно начислить процент от оборота (оплаченных АПД или счетов) закрепленных за этим сотрудником клиентов.

Если в карточке клиента на вкладке Финансы установлен флажок Исключить стоимость курьерских услуг из АПД, то проценты начисляются сотруднику, если клиенту выставлены АПД и по ним проставлена оплата.

Если флажок Исключить стоимость курьерских услуг из АПД не установлен, то начисление процентов сотруднику будет выполнено, если клиенту выставлены счета и по ним проставлена оплата.

Входящие АПД

Формируются на основании входящего отчета о доставках (актах), полученных от контрагента.

Чтобы настроить загрузку входящих АПД:

  1. Cкачайте файл загрузки отчета подрядчика
  2. Перейдите в Отчеты > Дополнительные возможности и создайте новую возможность, затем скопируйте в нее текст загруженного документа.

Требуется настройка под конкретный формат входящего документа, при необходимости обратитесь в техническую поддержку MeaSoft.

Чтобы загрузить входящий АПД от контрагента, перейдите в пункт меню Отчеты > Дополнительные возможности и выполните созданную дополнительную возможность.

Входящие АПД отображаются в списке АПД. При двойном щелчке по строке входящего АПД или выборе пункта контекстного меню Подробности открывается вкладка Адреса с корреспонденциями, входящими в АПК.

Типы оплат АПД

Список типов оплат хранится в разделе Справочники > Статусы > 58 Типы оплат АПД.

Вы можете создать новые типы оплат. Не рекомендуется переименовывать текущие типы.

Вы можете изменять параметры типа оплаты:

  • устанавливать признак наличной или безналичной оплаты для типа;
  • устанавливать размер комиссии с полученных средств.

По умолчанию безналичным считается только первый тип оплаты, все остальные типы считаются наличными вне зависимости от их названия.

Чтобы сделать тип оплаты безналичным:

  1. В контекстном меню типа оплаты выберите пункт Дополнительная информация. Откроется окно с названием типа оплаты:
    Типы оплаты АПД.png
  2. Установите второй параметр строки равным 1. АПД с таким типом будут считаться безналичными для бухгалтерии.
  3. Установите третий параметр строки равным 1. АПД с таким типом будут выгружаться в клиент-банк.
  4. Нажмите на кнопку ОК.

Для любого типа оплаты может быть установлен фиксированный процент комиссии. Например, на рисунке выше для типа оплаты «Перевод на карту» настроена комиссия 5 % от суммы денежных средств по заказам, вошедших в АПД.

Чтобы настроить процентную ставку для типа оплаты, в контекстном меню типа оплаты выберите пункт Дополнительная информация и установите процент комиссии в первом параметре.

Вы можете настроить процент комиссии по АПД индивидуально для клиента. Подробнее см. раздел «Финансы».

Размер комиссии учитывается в сформированных АПД, а также в стандартных отчетах для этих актов, при формировании выгрузок в банк-клиент и учете наличных по бухгалтерии.

Список АПД и АПК

Список АПД доступен через основное меню Документы > Акты передачи денег/корреспонденции. Окно списка выглядит следующим образом:

Apd 3.png

Строка АПД будет подсвечена красным, если плановая дата оплаты меньше текущей даты.

В верхней части окна находится фильтр документов со следующими условиями:

  • клиент, для которого есть сформированные документы в указанном диапазоне дат;
  • переключатель Тип документа позволяет выбрать тип отображаемых в списке документов — АПД или АПК;
  • даты начала и конца периода;
  • филиал;
  • переключатель Типы актов позволяет фильтровать АПД по типу: входящие и исходящие акты;
  • переключатель Оплата позволяет фильтровать вывод информации по АПД в окне по признаку оплаты;
  • переключатель Тип оплаты позволяет фильтровать вывод информации по АПД в окне по признаку типа оплаты.

В табличной части содержится список актов, удовлетворяющих условиям настроенного фильтра. При изменении условий фильтра список автоматически обновляется.

Вы можете управлять отображением столбцов табличной части стандартными средствами. Ниже приведено описание наиболее востребованных столбцов.

Номер. Номер сформированного АПД в системе.

Дата. Дата начального периода для формирования АПД.

Дата ДО. Дата конечного периода для формирования АПД.

Компания. Название клиента, для которого сформирован АПД.

Сумма. Сумма инкассированных денежных средств по заказам, которые вошли в АПД и должны быть переданы клиенту.

Дата платежа. Дата произведенного платежа. Функция оплаты доступна через контекстное меню.

Комментарий к акту. Служебная информация, которая хранится в карточке АПД в поле Комментарий.

Стоимость доставки. Сумма денежных средств за оказанные курьерские услуги по заказам, которые вошли в АПД.

Тип оплаты. Тип оплаты АПД.

Сумма комиссии. Сумма комиссии за передачу денег по выбранному типу оплаты.

Счет выставлен. Если флажок установлен, по АПД выставлен счет. Вы можете просмотреть счет из карточки АПД.

Отправлено на доставку. Если флажок установлен, создан отдельный заказ на доставку АПД клиенту. Вы можете отправить АПД на доставку курьеру с помощью контекстного меню.

Дата доставки. Дата фактической доставки АПД клиенту отдельным заказом, который был отправлен курьером. Факт доставки такого заказа фиксируется в системе признаком Дата платежа.

Отправлено e-mail. Если флажок установлен, отчет для АПД отправлен клиенту на на адрес электронной почты, указанный в карточке клиента. Вы можете отправить отчет по e-mail с помощью контекстного меню.

Нал. Если флажок установлен, заказ оплачен наличными.

№ платежного поручения. Поле содержит информацию о платеже. Поле Платеж № заполняется в карточке АПД.

В нижней части окна находится статусная строка с финансовой информацией по актам табличной части.

Контекстное меню списка АПД

  • Открыть — открыть карточку выбранного АПД.
  • Проставить оплату — при первом нажатии проставляется значение в столбце Дата платежа и заполняется поле Дата оплаты в карточке АПД. При повторном нажатии данные поля очищаются, отменяя оплату акта.
  • Удалить — удалить выбранный АПД.
  • Отправить на доставку — создать заказ на доставку АПД клиенту. Отправитель заказа — КС, получатель — клиент, для которого сформирован АПД.

Если по АПД создается корреспонденция на доставку, то пункт контекстного меню Проставить оплату и поле Дата оплаты в карточке АПД блокируются.

После того, как на вкладке Выдача для такого заказа установлен статус Доставлен, факт доставки фиксируется в поле Дата платежа.

Определить, создавалась ли корреспонденция на доставку для АПД, можно по столбцам Отправлено на доставку и Номер корреспонденции. Чтобы открыть корреспонденцию на доставку для АПД, в контекстном меню АПД выберите пункт Открыть корреспонденцию на доставку.

  • Пересчитать стоимость — пересчитать стоимость доставки корреспонденций, входящих в АПД, если изменилась сумма заказа. Запрещен пересчет стоимости доставки корреспонденций, входящих в АПД, если по этому акту сформирована корреспонденция на доставку, указана дата оплаты или выставлен счет.
  • Вернули подписанный акт — проставить дату возврата отчета с подписью клиента, она отображается в столбце Акт возвращен. Также столбец можно заполнить сканированием штрихкода из отчета о доставках, прямо в форме АПД.
  • Разослать по e-mail — отправить клиенту один из отчетов, которые доступны для формирования в АПД. Адрес получателя выбирается из карточки клиента, могут быть указаны несколько адресов через запятую. Чтобы определить, использовать адрес с вкладки Основное или Реквизиты, настройте переменную Справочники > Переменные > Финансы > Акты передачи денег > При отправке акта по e-mail использовать адрес получателя счета.

Электронное письмо для АПД может содержать сопроводительное письмо и тему, которые настраиваются при помощи отдельного шаблона в Справочники > Печатные формы > Шаблоны e-mail для актов передачи денег. Вы можете указать тему сообщения при отправке АПД по email в шаблоне в начале печатной формы следующим образом:

subject: <текст темы>
  • Разослать по ЭДО — отправить клиенту через ЭДО один из отчетов, которые доступны для формирования в АПД. Подробнее см. раздел «Отправка документов».
  • Указать планируемую дату оплаты — указать дату, когда АПД должен быть оплачен. При наступлении указанной даты строка АПД в списке подсвечивается розовым цветом. Вы можете изменить или удалить дату в карточке АПД в поле Дата оплаты план или в списке АПД в контекстном меню выбрать пункт Убрать планируемую дату оплаты.
  • Выставить счет — выставить счет на основании АПД. Подробнее см. раздел «Карточка счета».
  • Выдать на руки курьеру — выдать курьеру корреспонденцию на доставку АПД.
  • Комментарий — добавить или изменить комментарий к акту.
  • Отчеты — просмотреть список отчетов для АПД.
  • Печать — отправить на печать отчет или сопроводительные документы по АПД.

Выгрузка исходящих платежей по АПД для банк-клиента

Вы можете сформировать файл с информацией по исходящим платежам по АПД для загрузки в банк-клиент. Эта операция значительно снижает количество ручного труда, связанного с процедурой оплаты актов.

Платежи выгружаются для АПД, для которых одновременно выполняются следующие условия:

  1. Безналичный тип оплаты АПД.
  2. В АПД не указана дата платежа.
  3. Сумма к передаче больше 0.

Структура файла аналогична формируемой в 1С. Чтобы выгрузить файл, в списке выделите АПД, по которым нужно сформировать платежи, затем выберите пункт контекстного меню Выгрузить платежи в банк.

Имя файла формируется автоматически. Оно состоит из собственно названия (kl_to_1c), а также суффикса вида ддммгггг_ччмм, добавляемого к названию через подчеркивание. Например, название файла, сформированного 15 января 2018 года в 17:58, будет иметь вид kl_to_1c_15012018_1758.txt.

Параметр «Номер», содержащий номер платежа, формируется как [номер оплачиваемого АПД]00. Например, номер платежа для АПД № 1245 будет иметь вид 124500. Это поможет сохранить относительную уникальность этого номера и не дать ему пересечься с нумерацией платежей, создаваемых бухгалтерией в другом ПО.

Чтобы обозначить акты, по которым выгружены платежи, в поле Комментарий каждого АПД после выгрузки платежа добавляется фраза: «Платеж выгружен дд.мм.гггг».

Несколько платежей по одному клиенту можно объединять в один. Для этого при формировании выгрузки необходимо установить флажок Объединить платежи по клиентам.

Чтобы оплатить безналичный АПД:

  1. В MeaSoft cформируйте файл с платежами на оплату АПД.
  2. Загрузите файл в банк-клиент.
  3. В банк-клиенте подпишите и проведите платежи.
  4. Выгрузите из банк-клиента файл с проведенными платежами.
  5. Загрузите файл из банк-клиента в MeaSoft с помощью функциональности «Импорт из банк-клиента» с установленным флажком Загружать исходящие платежи.
  6. При загрузке исходящих платежей система пытается найти неоплаченный АПД, сумма и клиент которого соответствуют загружаемому платежу. Если такой акт находится, система автоматически привязывает к нему загружаемый платеж, а в акте ставит отметку об оплате.

Загруженные исходящие платежи, связанные с оплатой АПД, не учитываются при расчете агентских процентов, суммы баланса и при формировании акта сверки.

Коррекция денежных средств в АПД

Коррекция денежных средств возникает в АПД в том случае, когда данные в карточке корреспонденции меняются после ее включения в АПД. Механизм коррекции в системе работает полностью в автоматическом режиме.

Междугородние корреспонденции в АПД

Для АПД междугородними считаются корреспонденции, у которых ответственный филиал отличается от текущего филиала. Текущим является филиал, указанный в карточке клиента или филиал, в карточке которого установлен флажок Наш филиал.

В карточке клиента на вкладке Финансы предусмотрен флажок Включать в АПД неоплаченные междугородние отправления:

  • если флажок установлен, то в акт передачи денег будут добавлены междугородные отправления, у которых проставлена дата доставки вне зависимости от того, установлен ли флажок Оплачено в карточке корреспонденции на вкладке Финансы;
  • если флажок снят, то в акты передачи денег будут попадать только те междугородные корреспонденции, у которых установлен флажок Оплачено и проставлены дата и время доставки. Таким образом курьерская служба не будет передавать денежные средства отправителю до их фактического поступления.

Корреспонденции, в карточке которых указана ТОЛЬКО дата доставки, попадут в формируемый АПД вне зависимости от указанного в них ответственного филиала и состояния флажка Оплачено.

Предусмотрена возможность загрузки входящего АПД контрагента (например, СДЭК или Boxberry), которая позволяет на основании полученных данных автоматически проставить флажок Оплачено для корреспонденций, вошедших во входящий АПД. Эта функциональность настраивается по запросу клиента.

Отчет по корреспонденции, которая не входит в АПД (в частности и по междугородней, оплата которой не подтверждена), можно сформировать через основное меню Отчеты > Клиенты > Долги перед Интернет-магазинами. В этом отчете представлена информация по задолженности перед клиентами в разрезе корреспонденций, не вошедших в АПД, и неоплаченных АПД.

Настройка переменных для АПД в системе

Дополнительные настройки для АПД доступны через основное меню Справочники > Переменные > Финансы > Акты передачи денег. Каждая переменная содержит подробное описание своего предназначения.

Изменения значений переменных вступают в силу после перезапуска программы.

Настройка прав доступа для АПД в системе

Вы можете настроить права доступа на работу с АПД через основное меню Настройка > Пользователи. В дереве прав Документы > Акты передачи денег расположен раскрывающийся список настройки полномочий для выбранной группы пользователей.

Отображение АПД в ЛК клиента

В ЛК клиента для тарифных планов «Премиум» и «Максимум» в пункте основного меню Финансы доступна информация по АПД, сформированным для клиента в MeaSoft. Подробнее см. раздел «Финансы».

Акты передачи корреспонденции (АПК)

Предназначение АПК

Курьерская служба в процессе своего функционирования регулярно осуществляет процедуру возврата недоставленной или невостребованной корреспонденции (товаров) своим клиентам. Для возврата корреспонденции в системе предусмотрен специальный механизм – формирования Актов Передачи Корреспонденции (сокр. АПК).

Формирование АПК

Формирование нового АПК производится на вкладке “Клиенты” через контекстное меню “Создать акт передачи корреспонденции”. Документу при формировании присваивается уникальный номер в системе. Просмотр и редактирование всех сформированных АПК в системе доступно из основного меню “Документы-Акты передачи денег/корреспонденции” с переключением галки “Акт возврата корр-ции”.

Основным критерием для включения корреспонденции в АПК является ввод информации о доставке в карточке корреспонденции. Система включает в АПК корреспонденцию, у которой в инфо о доставке указана только дата доставки (заполнены поля “Дата вручения” и “Вручил курьер”). В АПК включаются все позиции товарных вложений корреспонденции, если корреспонденция возвращается целиком, или выборочные позиции товарных вложений, для которых был оформлен частичный возврат (через пункт контекстного меню “Возврат” на вкладке “Вложения” карточки корреспонденции).

!ВНИМАНИЕ! Если корреспонденция с вложениями возвращается целиком - в ней необходимо проставить только "Дату вручения" в инфо о доставке. Если в корреспонденции с вложениями были оформлены частичные возвраты - в инфо о доставке необходимо проставить "Дату вручения" и "Время вручения".


Также, в АПК попадают корреспонденции, для которых указан тип поездки "Возврат" (т.е. в карточке корреспонденции установлена галка "Возврат"). Здесь нужно отметить, что если по корреспонденции есть выдача с типом поездки "возврат", закрытая статусом "Доставлено", то такая корреспонденция не попадет в АПК.

!ВНИМАНИЕ! Ошибочные возвраты товарных вложений для корреспонденции можно проводить только создав новый заказ, добавив эти товары в него и "доставив" его. Либо оформив документ списания.


Элементы интерфейса АПК

Форма интерфейса АПК условно разделена на несколько частей: заголовок с общей информацией по Акту, табличная информация сверху, которая содержит не отсканированную корреспонденцию, табличная информация с отсканированной корреспонденцией, которая войдет в передаваемый клиенту АПК.

рис.7 Интерфейс АПК

Заголовок формы акта содержит следующий набор полей:

“Номер” – порядковый номер АПК, который система присваивает документу автоматически. Этот номер будет присутствовать в карточке корреспонденции на вкладке “Финансы” в поле “Акт возврата корр-ции” с двумя вариантами формулировок (например): “№ 4067 от 29.07.2016 (не отсканировано)” или для отсканированной – “№ 4067 от 29.07.2016”.

“Всего единиц корреспонденции” – общее количество корреспонденции, которая находится в АПК. Значение в этом поле будет суммировать общее количество возвращаемых товаров, которые входят в один заказ и перечислены на вкладке “Вложения” в карточке корреспонденции.

“Отсканировано” – количество отсканированных единиц товарных вложений или корреспонденций.

“Клиент” – название клиента, для которого сформирован Акт.

“Создан” – дата создания Акта.

“Дата отправки” – дата отправки АПК, проставляется через контекстное меню “Ввести дату отправки F5” из общей формы после окончания формирования Акта.

“Комментарий” – поле для служебного комментария.

“Пользователь” – имя пользователя системы, который оставил сообщение в поле “Комментарий”.

“Код для сканирования” – код для сканирования. Принимает значения:

“не выбран” – сканирование корреспонденций не производилось.

“заказ” – сканирование или ручной перенос в “отсканированные” производился для ШК корреспонденции целиком (все позиции вложений одновременно перемещаются в отсканированные при сканировании ШК).

“товар” – сканирование или ручной перенос в “отсканированные” производился для каждого вложения по его ШК отдельно. Специально для этого в нижней части таблицы АПК предусмотрен столбец “Кол-во к возврату”, в котором отображается оставшееся количество не отсканированных позиций вложений. Этот принцип предусмотрен специально для заказов с вложениями, которые импортировались в систему через реестр (загрузка ШК в поле “ClientBarCode”“Штрих-код клиента для товара”).

Если в АПК указан “Код для сканирования” - “заказ”, но сотрудник сканирует в нем штрихкод товара, система выдаст предупреждающее сообщение: “Текущим штрих-кодом для сканирования является штрих-код корреспонденции. Вы пытаетесь заменить его на штрих-код товара. Если Вы продолжите, то в дальнейшем в этом акте Вы сможете сканировать только штрих-коды товаров. Продолжать?”. Если нажать “Нет”, то в данный АПК можно также сканировать ШК корреспонденции, если нажать “Ок”, то значение в поле “Код для сканирования” изменится на “товар” и можно будет сканировать только ШК товара.


Контекстное меню документа АПК содержит следующие пункты меню:

“Включить в отсканированные” – ручной перенос отмеченной позиции в АПК.

“Включить в отсканированные все” – ручной перенос всех позиций в АПК.

“Исключить из акта” – возможность исключения позиции из текущего АПК (применяется для группировки передаваемых возвратов). Исключенная корреспонденция войдет в последующий сформированный в системе АПК.

!ВНИМАНИЕ! Возможность ручного перевода в “отсканированные” регулируется значением переменной “Ручной перевод в “отсканированные” в актах возврата корреспонденции” через основное меню “Справочники-Переменные-Корреспонденция”.


“Исключить из отсканированных” – ручное исключение указанной позиции из АПК.

“Исключить из отсканированных все” – ручное исключение всех позиций из АПК.

Система поддерживает автоматическое исключение позиций из АПК. Для этого отсканируйте нужную корреспонденцию и нажмите ОК. Укажите для АПК дату отправки. Система предложит автоматически удалить все неотсканированные позиции из акта.

Если в одной корреспонденции, вошедшей в АПК, есть несколько товаров для возврата, то после сканирования одного из них, корреспонденция окажется "частично" отсканированной, т.е. в "мешке" акта (в списке отсканированных) будет всего один товар из нескольких, относщихся к данному отправлению. Такая ситуация подлежит максимально быстрому исправлению, поэтому строки частично отсканированных корреспонденций будут подсвечиваться розовым цветом как в верхней, так и в нижней таблице. Кроме того, строки таких корреспонденций будут находится в верхней части обеих таблиц. Попытка указания даты отправки у такого акта или создания для него корреспонденции на доставку (пункт контекстного меню "Отправить на доставку") в форме с общим списком актов приведет к ошибке.

Кнопки в нижней части формы АПК:

“OK” – применяет внесенные изменения в АПК.

“Печать” – содержит набор отчетов, которые можно сформировать из АПК в Excel. Набор представлен следующим списком отчетов:

Обычная форма – формирует стандартный отчет о возвратах в Excel в виде табличной информации с предустановленным набором полей. В том числе причину возврата, которую курьер указал в мобильном приложении. В нижней части находится информация о сумме возврата, поля для подписей сторон “Сдал” и “Принял”.

Сопроводительные документы – содержит набор списка пользовательских отчетов, форм, документов, которые доступны для импорта через “Справочники – Печатные формы” в разделе “Документы для актов передачи корреспонденции” и являются необходимым условием для формирования дополнительной отчетности для контрагента или являются возможной заменой стандартных отчетов. Примером отчета в стандартной поставке программы в этом списке может послужить пользовательский “Реестр возврата заказов” или официально утвержденная форма документа “ТОРГ-12”, который выделен из стандартного отчета о доставке в отдельный документ. Некоторые печатные формы доступны в разделе Скачать действующего руководства пользователя. Любые другие дополнительные пользовательские формы отчетов в системе разрабатываются по ТЗ клиента.

!ВНИМАНИЕ! В системе предусмотрена возможность модификации “Обычной формы” документа, формируемого из АПК посредством переменных в “Справочники – Переменные – Печать – Акт передачи корреспонденции”:

“Печатать только для отсканированных корреспонденций” – Если флаг взведен, то печать простой формы и сопроводительных документов из акта передачи корреспонденции будет производиться только для отсканированных единиц корреспонденции. В обратном случае - для всех единиц корреспонденции, входящих в этот акт.

“Показывать вложения при полном отказе” – если этот флаг взведен, то при печати обычной печатной формы в акте возврата корреспонденции все позиции из вложений тех корреспонденций, по которым был указан отказ (заполнена дата доставки, но не указано время доставки), будут показываться отдельными строками.


“Наклейки” – возможность печати наклеек на возвратную корреспонденцию.

“Закрыть” – закрывает окно без применения внесенных изменений в АПК.

Кнопки в нижнем правом углу формы АПК:

“Прикрепленные документы” – служит для возможности добавления файлов (например, скан-копий подписанных оригиналов документов) к АПК.

“История” – просмотр истории изменений АПК с привязкой к пользователям.

Интерфейс общего списка АПК

Форма интерфейса общего списка сформированных АПК в системе доступно через основное меню “Документы-Акты передачи денег/корреспонденции”. Интерфейс формы содержит такие элементы фильтра, как:

Выпадающий список клиентов – группировка списка сформированных АПК в системе по названию клиента.

Период дат – группировка списка сформированных АПК в системе по периоду дат.

Фильтр по типам актов – фильтр содержит сортировку для входящих, исходящих АПК в системе (по аналогии с АПД). В настоящий момент механизм находится в разработке.

Окно общего списка сформированных АПК в системе (“Документы-Акты передачи денег/корреспонденции”) содержит контекстное меню с пунктами:

“Открыть” – открывает выбранный в списке АПК.

“Ввести дату отправки F5” – ручная простановка в системе факта отправки сформированного АПК клиенту.

“Удалить Ctrl+F8” – удаление сформированного АПК в системе.

“Отправить на доставку” – механизм, при котором система сформирует новый заказ на доставку АПК клиенту (отправителем заказа выступает – КС, получателем – клиент, для которого сформирован АПК). В поле “Поручение” для этого заказа будет указана формулировка “Доставить корреспонденцию по акту передачи № ___”. После доставки и проставления заказу статуса по Выдаче “Доставлен” – система зафиксирует событие в поле “дата платежа”. Если по АПК создается корреспонденция на доставку, то пункт контекстного меню "Проставить оплату" блокируется.

!ВНИМАНИЕ! Система позволяет регулировать возможность отправки на доставку АПК не от лица курьерской службы, а от заказчика. Это позволяет тарифицировать данную доставку клиенту. Настройка производится через переменную “Отправлять акт возврата корреспонденции на доставку от клиента” в разделе “Справочники – Переменные – Корреспонденция”.


“Пересчитать стоимость” – для АПК всегда неактивный пункт меню, который унаследован из контекстного меню АПД.

“Разослать по e-mail…” – механизм ручной рассылки отчетов клиентам, которые доступны для формирования в АПК. Адрес получателя выбирается из карточки клиента. Адресов может быть указано несколько. В этом случае, они перечисляются через разделитель “запятую”. Электронное письмо для АПК может содержать сопроводительное письмо и тему, которые настраиваются при помощи отдельного шаблона в “Справочники”-“Печатные формы”-“Шаблоны e-mail для актов возврата корреспонденции”.

Настройка прав доступа для работы с АПК

Основная настройка прав доступа пользователя для работы с АПК в системе производится для групп прав пользователей в разделе “Документы – Акты возврата корреспонденции” через основное меню “Настройка – Пользователи”.