How to add a client - История изменений

Daria в 06:28, 14 ноября 2022

2022-11-14T06:28:52Z

Daria: Новая страница: «To add a client, click the Clients tab in the top menu of the program. In the window that opens, be sure to fill out the '''Main''', '''Company Info''' and '''Fin…»

2022-11-11T14:29:23Z

Новая страница: «To add a client, click the Clients tab in the top menu of the program. In the window that opens, be sure to fill out the '''Main''', '''Company Info''' and '''Fin…»

Новая страница

To add a client, click the Clients tab in the top menu of the program. In the window that opens, be sure to fill out the '''Main''', '''Company Info''' and '''Finance''' tabs. Setting up the other tabs is optional and depends on the work processes in your company. This article describes the basic parameters that need to be filled out. For a detailed description of all form fields, see [[Clients and Partners|"Clients and Partners"]].

__TOC__

==Fill in the main information==
# Go to the '''Main''' tab.
# Specify an arbitrary short name of the '''Company'''. It should be clear to your colleagues. We do not recommend that you indicate the full name with the form of a legal entity: for example, individual entrepreneur or LLC. This is for the Company Info tab.
# Specify '''Contact''' in client's company. This person is responsible for interacting with the courier service company.
# Specify actual company '''Address'''. The system will automatically detect the subway station at the specified address. For more information about working with subway stations, see the [[Metro|Metro]]Metro section.
# Enter the '''Phone number''' of the contact person or organization.
# Enter the '''Email''' of the contact person or organization.
# Specify the name of the '''Folder''' for sorting client documents. The name can be used to label payrolls and invoices. On the printed form, the folder is displayed in the '''Order No.''' field. It is also possible to search for client documents by this marking.
# Select client's internal '''Status'''.
# Specify '''Opening hours''' и '''Lunchtime'''.
# Select the method of obtaining a '''Pass''' for a courier to enter the client's territory.
# In the '''Works with Branch''' field select the service branch of this customer.
# If required, specify additional service information in the '''Note''' и '''Note 2'''. This information is available only to users of the MeaSoft system.

<table style="border-style: solid; border-color: grey; border-width: 1px; background-color: #f8f9fa;" cellpadding="3"; >
<tr>
<td>[[File: 2 client.png|left|700px]] <p>Main tab</p></td>
</tr>
</table>

==Fill in company information==
Invoices and funds transfer certificates are created using Company Info. Completion of the fields depends on how you work with customers:
* if payment is received in cash before delivery is completed, it is not necessary to indicate the company info;
* if you work with a client under an agreement and non-cash payment, be sure to specify all the details;
* if payment is received in cash for a certain period of time, be sure to indicate the '''Contract No.''' The rest of the fields are optional.

On the '''Company Info''' tab, fill in the main fields:
# Specify '''Contract No.'''. If the number is not specified, the system will enable the '''Cash payment''' option in the order card.
# Specify the '''Contract Date''' - the day the contract was signed.
# Specify '''Contract Expiry Date'''.
# Specify '''Full Name''' of the client's company in accordance with the certificate of incorporation. The system uses this name to generate accompanying documents.
# Specify '''Person Responsible''' in the company of the client with whom the contract is concluded.
# Specify '''Responsible person position'''.
# In the '''Acting on the basis of''' field specify the wording of the basis in accordance with the certificate of registration of the client's company.
# Specify the bank details of the client's legal entity.
# Specify '''Legal Address''' of the client in accordance with the certificate of registration of the company.
# Specify '''Consignee Address''' for returning shipments to the customer. It may not match the legal address.
# In the '''Company''' field select the legal entity to work with this client.

Complete the '''Invoicing''' block:
# Select the '''Print form''' type for client's invoice.
# Specify '''Email''' to send certificates, certificate breakdown, and invoices.
# Specify '''Contact Person''' who will be receiving financial documents.
# Specify '''Phone number''' of the employee or a department that will be receiving financial documents.
# In the '''Invoice address''' specify cleint's address to send original documents.
# Enable the '''Attach breakdown''' create the breakdown as an Excel invoice. The information will be on a separate sheet.

<table style="border-style: solid; border-color: grey; border-width: 1px; background-color: #f8f9fa;" cellpadding="3"; >
<tr>
<td>[[File: 22 client.png|left|700px]] <p>Company Info tab</p></td>
</tr>
</table>

==Заполните вкладку финансы==
Заполните основные параметры:
# Перейдите на вкладку '''Финансы'''.
# Выберите по какому '''Тарифу''' считается стоимость услуг для этого клиента.
# Включите опцию '''Минимальная сумма счета''' если надо установить минимально возможную сумму в счете для этого клиента. Если сумма счета клиента меньше, чем указанная, то система выставит счет на указанную сумму.
# Если требуется, то включите для клиента '''Скидку'''. Укажите месяц и год действия, а также размер скидки.
# Включите опцию '''Предоплата''' если клиент оплачивает услуги до их выполнения. При таком подходе клиент вносит средства на баланс и система списывает их за оказанные услуги.
# Укажите '''Количество дней для оплаты счета'''. Если за этот срок клиент не оплатил счет, то он считается должником. При создании заказа от таких клиентов система предупреждает о наличии неоплаченных счетов. Если администратор системы включил блокировку таких клиентов, то для них невозможно создать срочный заказ.
# Выберите '''Валюту расчетов''' с клиентом.
# Укажите какое '''Количество счетов в месяц''' курьерская служба должна высылать клиенту в счет оказания услуг.

При работе с Интернет-магазинами настройте дополнительные параметры:
# Включите опцию '''Немедленный возврат денежных средств''', чтобы максимально ускорить возврат денег клиентам. Как это работает:
#* опция включена — в акты передачи денег (АПД) попадают доставленные отправления из корреспонденции со статусом "Доставлено" в выдаче или "Доставлено" со слов курьера. Система автоматически корректирует суммы актов за предыдущий период;
#* опция отключена — в АПД попадают отправления только с указанной датой вручения.
# Включите опцию '''Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег''' если требуется удерживать стоимость курьерских услуг из суммы передаваемых денег. Если опция отключена, то в АПД попадает стоимость отправлений и услуг курьерской службы. Клиент получает отдельный счет на оплату услуг курьерской службы.
# Включите опцию '''Спрашивать тип оплаты у получателя''', чтобы разрешить курьерам изменять тип оплаты через мобильное приложение.
# Если требуется, то '''Включайте в АПД неоплаченные междугородние отправления'''. Как это работает:
#* опция включена — в АПД попадают отправления с указанной датой и временем вручения. И с ответственным филиалом, который отличается от текущего. Текущим система считает филиал, указанный в карточке клиента;
#* опция отключена — в АПД попадают только доставленные отправления с отметкой "Оплачено".
# Выберите '''Тип оплаты АПД''' по умолчанию. Тип оплаты можно изменить в АПД после создания.

<table style="border-style: solid; border-color: grey; border-width: 1px; background-color: #f8f9fa;" cellpadding="3"; >
<tr>
<td>[[File: 25 client.png|left|700px]] <p>Вкладка Финансы</p></td>
</tr>
</table>

<table style="width:100%">
<tr>
<td>
<p style="text-align:left">Предыдущий шаг</p>
[[File:left.png|link=Знакомство_с_программой|left|75px|Назад]]
</td>
<td>
<p style="text-align:right">Следующий шаг</p>
[[File:right.png|link=Как_добавить_заказ_и_адреса|right|75px|Вперед]]
</td>
</tr>
</table>

@@ Строка 56: / Строка 56: @@
 </table>
-==Заполните вкладку финансы==
+==Fill in Finance tab==
-Заполните основные параметры:
+Fill in the basic parameters:
-# Перейдите на вкладку '''Финансы'''.
+# Select the '''Finance''' tab.
-# Выберите по какому '''Тарифу''' считается стоимость услуг для этого клиента.
+# Choose the '''Plan''' that will be utilized to determine how much the services will cost for this client.
-# Включите опцию '''Минимальная сумма счета''' если надо установить минимально возможную сумму в счете для этого клиента. Если сумма счета клиента меньше, чем указанная, то система выставит счет на указанную сумму.
+# If you want to choose the lowest possible invoice amount for this customer, enable the '''Min. invoice amount''' option. The system will generate an invoice for the stated amount if the client's invoice amount is less than that amount.
-# Если требуется, то включите для клиента '''Скидку'''. Укажите месяц и год действия, а также размер скидки.
+# Activate the client's '''Discount''' if necessary. Indicate the discount's dollar amount as well as the month and year that it is applicable for.
-# Включите опцию '''Предоплата''' если клиент оплачивает услуги до их выполнения. При таком подходе клиент вносит средства на баланс и система списывает их за оказанные услуги.
+# If the client pays for the services before they are finished, turn on the '''Prepayment''' option. In this method, the client adds money to the account, and the system deducts it from the amount as payment for the services provided.
-# Укажите '''Количество дней для оплаты счета'''. Если за этот срок клиент не оплатил счет, то он считается должником. При создании заказа от таких клиентов система предупреждает о наличии неоплаченных счетов. Если администратор системы включил блокировку таких клиентов, то для них невозможно создать срочный заказ.
+# Indicate '''Invoice payment term''' your clients have to pay the bill. The client is regarded as a debtor if the invoice has not been paid during this time. The system alerts the user when placing an order from such customers that there are unpaid invoices. It is not feasible to issue an urgent order for such customers if the system administrator has allowed blocking of them.
-# Выберите '''Валюту расчетов''' с клиентом.
+# Choose the '''Currency''' for client settlements.
-# Укажите какое '''Количество счетов в месяц''' курьерская служба должна высылать клиенту в счет оказания услуг.
+# Specify the '''Number of invoices''' the client should get from the courier service company each month for the services rendered.
-При работе с Интернет-магазинами настройте дополнительные параметры:
+When working with online stores, configure additional settings:
-# Включите опцию '''Немедленный возврат денежных средств''', чтобы максимально ускорить возврат денег клиентам. Как это работает:
+# For the quickest possible return of funds, enable the '''Immediate Refund''' option. How it works:
-#* опция включена — в акты передачи денег (АПД) попадают доставленные отправления из корреспонденции со статусом "Доставлено" в выдаче или "Доставлено" со слов курьера. Система автоматически корректирует суммы актов за предыдущий период;
+#* the option is enabled - delivered items from shipments with the status "Delivered" in the Issue or "Delivered" according to the courier are included in the funds transfer certificates (FTC). The system automatically adjusts the amount in the certificate for the previous period;
-#* опция отключена — в АПД попадают отправления только с указанной датой вручения.
+#* the option is disabled - only shipments with the specified date of delivery are included in the FTC.
-# Включите опцию '''Исключить стоимость курьерских услуг из акта передачи денег''' если требуется удерживать стоимость курьерских услуг из суммы передаваемых денег. Если опция отключена, то в АПД попадает стоимость отправлений и услуг курьерской службы. Клиент получает отдельный счет на оплату услуг курьерской службы.
+# If you want to deduct the cost of courier services from the amount of money transmitted, enable the '''Exclude the cost of courier services from the funds transfer certificate''' option. The FTC covers the cost of shipments and courier services if the option is disabled. For payment of the courier services, the client receives a separate invoice.
-# Включите опцию '''Спрашивать тип оплаты у получателя''', чтобы разрешить курьерам изменять тип оплаты через мобильное приложение.
+# To allow couriers to modify the payment type through the mobile app, enable the option '''Ask recipient for payment type'''.
-# Если требуется, то '''Включайте в АПД неоплаченные междугородние отправления'''. Как это работает:
+# Include unpaid intercity shipments in the FTC if necessary. How it works:
-#* опция включена — в АПД попадают отправления с указанной датой и временем вручения. И с ответственным филиалом, который отличается от текущего. Текущим система считает филиал, указанный в карточке клиента;
+#* the option is enabled — the FTC receives items with the specified date and time of delivery and with a responsible branch that is different from the current one. The current system considers the branch specified in the client card;
-#* опция отключена — в АПД попадают только доставленные отправления с отметкой "Оплачено".
+#* the option is disabled - only delivered items with the mark "Paid" get into the FTC.
-# Выберите '''Тип оплаты АПД''' по умолчанию. Тип оплаты можно изменить в АПД после создания.
+# Choose default '''FTC Payment Type'''. The payment type can be modified after the FTC creation
 <table style="border-style: solid; border-color: grey;  border-width: 1px; background-color: #f8f9fa;" cellpadding="3"; >
 <tr>
-<td>[[File: 25 client.png|left|700px]]  <p>Вкладка Финансы</p></td>
+<td>[[File: 25 client.png|left|700px]]  <p>Finance tab</p></td>
 </tr>
 </table>
@@ Строка 87: / Строка 87: @@
 <tr>
 <td>
-<p style="text-align:left">Предыдущий шаг</p>
+<p style="text-align:left">Previous step</p>
-[[File:left.png|link=Знакомство_с_программой|left|75px|Назад]]
+[[File:left.png|link=Introduction_to_the_system|left|75px|Назад]]
 </td>
 <td>
-<p style="text-align:right">Следующий шаг</p>
+<p style="text-align:right">Next step</p>
-[[File:right.png|link=Как_добавить_заказ_и_адреса|right|75px|Вперед]]
+[[File:right.png|link=How_to_add_an_order_and_addresses|right|75px|Вперед]]
 </td>
 </tr>
 </table>