Основные принципы работы в программе

Материал из Меасофт
Перейти к: навигация, поиск

Назначение

Раздел создан для знакомства с базовым функционалом программы.

Вкладка "Заказы"

Интерфейс

Интерфейс - позволяет решать задачи пользователя через взаимосвязь задача - элемент интерфейса. Базовый интерфейс программы содержит "Основное меню программы", "Вкладки программы" и вспомогательные элементы: "Пиктограммы" (в виде кнопок), "Управление отображением пиктограмм", "Таблицы", "Фильтры отображения".

Работа с таблицами

Можно изменять столбцы таблиц в любой части программы: переставлять местами, включать сортировку столбца (нажимая по заголовку столбца), управлять данными таблицы через контекстное меню (меню, вызываемое на элементе интерфейса или в свободной области, позволяет управлять данными или изменять отображение).

Можно делать простую сортировку в таблице по любому одному столбцу по убыванию или возрастанию (нажать левой кнопкой мыши на столбец один раз по возрастанию, второй раз по убыванию). Также возможна многоуровневая сортировка. Например, нужно отсортировать следующим образом: сначала по одному столбцу, внутри этой сортировки по какому-то другому столбцу, а внутри этой сортировки - по третьему и т.д. Для этого сначала нажимаем левой кнопкой мыши на первый столбец, требующий сортировки, далее нажимаем и удерживаем кнопку "Ctrl" и нажимаем на названия столбцов в нужной последовательности.
Чтобы сбросить заданную сортировку нужно выбрать пункт контекстного меню "Сбросить сортировку". Данная опция активна, если предварительно в таблице была настроена сортировка по какому-либо столбцу.

Кроме того, можно изменить существующий порядок столбцов, "захватывая" заголовок столбца левой кнопкой мыши и "перетаскивая" его на нужную позицию.

В контекстном меню на заголовке таблицы доступны следующие действия:

  • Столбцы... - Открывает новое окно "Столбцы" со списком всех возможных столбцов. Чтобы столбец появился, необходимо поставить галку. Также в окне "Столбцы" через контекстное меню можно выделить все столбцы, снять выделение со всех столбцов, сортировать по порядку или по названию;
  • Скрыть столбец - Позволяет скрыть текущий столбец;
  • Шрифт... - Открывает окно для настройки шрифта, размера и цвета текста, начертания (полужирный,наклонный), подчеркивания, зачеркивания;
  • Экспорт в Excel - Выгружает таблицу в файл формата MS Excel в том виде, в котором она отображена в программе;
  • Шаблоны - Позволяет создавать шаблоны с необходимыми столбцами, подробнее описано в разделе Работа с шаблонами;
  • Обновить - Обновляет данные в таблице. Таблицы во вкладках "Сотрудники", "Клиенты" и "Заказы" обновляются автоматически с периодичностью в 6 секунд. В остальных таблицах данные могут изменяться (другой пользователь может внести информацию или же поступают данные через интеграцию), поэтому стоит периодически обновлять данные таблиц. Чтобы обновить данные, необходимо воспользоваться пунктом контекстного меню "Обновить";
  • Сбросить сортировку - Отменяет сортировку. Данная опция активна, если предварительно в таблице была сделана сортировка по одному или нескольким столбцам.

Работа с шаблонами

Шаблоны позволяют создать таблицы с определенной очередностью столбцов под конкретные задачи. Для этого надо вывести нужные столбцы, выбрать пункт контекстного меню "Шаблоны", выбрать "Сохранить", в появившемся окне задать название данного шаблона и нажать "Ок".

Чтобы использовать шаблон, нужно выбрать пункт контекстного меню "Шаблоны" -> "Загрузить", выбрать нужный шаблон.

Есть несколько вариантов работы с шаблонами таблиц на вкладке "Адреса":

  1. Планирование доставки корреспонденции. Логист может вывести столбцы: курьеры, масса, стоимость и другие, необходимые в работе.
  2. Планирование доставки для междугородних отправлений. Могут быть отображены столбцы: курьер, города, масса, стоимость, дата и т.д.
  3. Шаблон таблицы для формирования отчета. Необходимо выставить нужные столбцы (например дата, масса, стоимость и т.д) и сохранить, как шаблон. Затем применить фильтр для компании, по которой необходим отчет. Далее можно перенести данные в Excel из получившейся таблицы, для этого необходимо выбрать пункт контекстного меню "Экспорт в Excel".

Если какой-то шаблон устарел, то его можно удалить: выбрать пункт "Шаблоны" -> "Удалить" и выбрать устаревший шаблон.

Поиск информации

Поиск

Изначально для поиска информации используется фильтр. Фильтр позволяет структурировать информацию по заданным параметрам. Для поиска информации по ключевым словам в программе необходимо воспользоваться комбинацией клавиш "Ctrl + F". Поиск по ключевым словам позволяет найти точные совпадения в тексте и работает на всех вкладках кроме "Направления" и "Охрана".

Рассмотрим поиск детальнее:

  • Образец: - значение, которое необходимо найти. Может быть символ, слово, фраза или число.
  • Поиск в: - столбец таблицы, где будет производиться поиск.
  • Совпадение: - выпадающий список с вариантами поиска в строке:
    • "С любой части поля" - поиск значения происходит в любой части ячейки.
    • "Поля целиком" - поиск точного значения в поле.
    • "С начала поля" - поиск совпадения по начальным символам в поле.
  • Просмотр: - задающий условие программе, в каком направлении искать совпадения. "Вверх" - ищет вверх по таблице, "Вниз" - вниз по таблице, "Все" - по все таблице.
  • С учетом регистра - параметр, позволяющий учитывать написание
    поискового запроса.
  • С учетом формата - делает жесткую привязку поиска к образцу. Т.е. если вы будете искать дату, например 10.08.2008, то программа будет игнорировать значения 10.08.08, а если галка будет снята, то значение будет отображено.

Горячие клавиши

Кнопки или комбинация кнопок, которые позволяют выполнить то или иное действие. Горячие клавиши могут быть не активны, если действие, которое они выполняют, заблокировано правами пользователя.

Общие(действуют везде) Вкладка Адреса Вкладка Срочные
F3 - Создать

ESC - Закрыть

Enter - Открыть

F11 - Обновить список

ctrl+F8 - Удалить выбранную позицию

ctrl+alt+B - имитация считывания штрих кода

ctrl+P - печать

F1 - открыть карточку заказа выбранной корреспонденции

F2 - сортировка

F4 - скопировать все адреса в срочные

F5 – ввод информации о доставке

F6 - фильтр заказов

F7 – формирует отчет по выборке для денежных заданий

F8 - удалить из выборки

F9 – открывает окно экспорта выборки в MS Excel с возможностью отправки данной информации по e-mai

ctrl+F1 - открыть карточку клиента

ctrl+F3 - создать заборную накладную по выборке

ctrl+F12, ctrl+P - печать ведомостей/наклеек

ctrl+enter(dblClick) - выбор по компании-получатель(выбрать только адреса с компанией-получателем, как у выбранного)

ctrl+S - показать на карте

ctrl+M - добавить в новый манифест (открытие карточки создания манифеста)

ctrl+T - принять в работу на завтра

ctrl+O - выбрать только выделенное

ctrl+К - выбор по запланированным курьерам(выбрать только адреса запланированные на того же курьера, что и выбранный)

ctrl+shift+F10 - оплата доставки отправителем (в случае если заказ "наличный" откроется карта внесения платежа)

backspace - предыдущая выборка

shift+backspace - следующая выборка

ctrl+F9 - печать таблицы

7 - проставить "?" в курьере

8 - показать карточку клиента

+ - проставить + (в случае наличного заказа необходимо внести платеж)

- - проставить V

F1 - показать список работающих курьеров, заказы в разрезе курьеров

F2 - показать заказы в разрезе клиентов

F4 - уменьшить статус

F5 - увеличить статус


Вкладка Сотрудники Вкладка Собеседования Вкладка Задания Окно Платежи
F9 - отчет "работающие курьеры" F9 - составить отчет по собеседованиям ctrl+F3 - создать новое периодическое задание ctrl+F3 - посмотреть привязку к счетам


Вкладка Клиенты Вкладка Выдача Вкладка Манифесты Вкладка Заказы Окно Счета
F2 - выставить счет

F5 - внести оплату

F12 - бонус/штраф курьера

ctrl+M - показать на карте

ctrl+enter(dblClick) - выбор по компании-получатель(выбрать только адреса с компанией-получателем, как у выбранного)

ctrl+M - печатать манифест

shift+ctrl+M - печатать манифест 2

ctrl+R - рентабельность

Space(пробел) - открыть адреса выбранного заказа

F10 - Прием корреспонденции

F5 - внести оплату

F9 - детализация

ctrl+F9 - отчет по суммам и датам оплаты

ctrl+F12 - переместить в доставку

Общие сведения об элементах управления

В определенных полях и формах программы используются "фишки", которые можно использовать в процессе работы:

  • В поле "Дата" и "Время" при нажатии клавиши "Space" (пробел) будет проставлены сегодняшнее число и время на компьютере.
  • В поле "Дата" можно проставлять значение вида "121015", программа приводит это значение к общепринятому обозначению даты - 12.10.2015.
  • В полях выбора сотрудника, например "Курьер", можно "перелистывать"/менять работника клавишами "Page Up" и "Page Down".
  • В программе реализована функция динамического меню. К примеру в курьерской службе работает свыше 220 курьеров, тогда в контекстном меню "Запланировать на курьеров" на вкладке "Адреса" происходит объединение кадров по алфавиту. По такому же принципу происходит объединение по алфавиту и в других меню в программе. Можно регулировать количество пунктов меню в столбце. Чтобы выставить значение необходимо выбрать основной пункт меню "Настройка" -> "Параметры", вкладка "Отображение" и выбрать количество пунктов.

Сортировка списка адресов

Сортировка — последовательное расположение или разбиение на группы чего-либо в зависимости от выбранного критерия. Изменить сортировку представленной табличной информации на вкладке “Адреса” можно по 5 типам:

  • По заказу и номеру - сортировка используется по умолчанию при переходе из "Заказы" в "Адреса". В верху показываются последние заказы.
  • По району - внутри района сортировка происходит по последовательности станций метро, а так же по получателю, в алфавитном порядке. При этой сортировке видны все заказы районов.
  • По компании получателю - сортировка в алфавитном порядке компаний получателей.
  • По заказу и району - корреспонденция из заказов сортируется с учетом районов.
  • По сроку доставки и району - сортировка по двум полям, в верху будут отображаться заказы с наименьшим временем, которое осталось до окончания доставки, а так же используется разделение по районам.

Ручная сортировка

Сортировка по району

Этот тип сортировки предназначен для изменения порядка следования заказов (на вкладке “Адреса”) в ручном режиме. Ручная сортировка включается клавишей F2 и доступна в следующих режимах:

  • Сортировка по району;
  • Сортировка по заказу и району;
  • Сортировка по сроку доставки и району.

Для режимов сортировки, где присутствует район, слева отобразится пустой фиксированный столбец.

Процесс переноса заказа (или группы заказов) в списке осуществляется простым перетягиванием указателем мыши в два этапа: вначале в левом столбце выбирается одна запись или групповым выделением нескольких записей. Затем, удерживая левую кнопку мыши, выполняется перетягивание этой записи вверх или вниз списка. Порядок последовательности сохраняется для выбранного режима сортировки в системе и не сбрасывается.

Ввод адресной информации

При определении станции метро программа считает улицей текст до первой запятой, а между первой и второй запятыми – номером дома. В первую очередь производится поиск по улице и номеру дома, а при отсутствии таких данных – только по улице. При сохранении корреспонденции программа сохраняет и соответствие станции метро для конкретной улицы и номера дома. Указанный формат написания адресов используется и для поля “Адрес” на вкладках: “Клиенты” и “Cотрудники” в карточках клиентов и сотрудников.

Город получателя

Для написания адреса доставки междугороднего отправления предусмотрен другой механизм, который помимо задания адреса требует указания региона (страны) и города-получателя. Выбор города получателя доступен при помощи указания в поле “Индекс” его почтового индекса (программа определяет индексы России, но не определяет индексы других стран), либо ручной выбор из выпадающего списка области или региона получателя, а затем выбор города получателя из выпадающего списка городов. Обратите внимание, что под одним индексом может быть несколько городов/населенных пунктов и программа выбирает случайным образом один из них, поэтому необходимо проверить наличие необходимого города в списке городов, формируемом справа. В случае, когда необходим населенный пункт, которого нет в списке городов и известно, что город находится в конкретном регионе, то можно воспользоваться "поиском населенного пункта", для этого нажмите Find.png. Откроется новое окно, в котором можно искать по "Региону" и названию города. Также возникают ситуации, когда в одной области может быть несколько городов с одним названием, тогда они объединяются в программе как один.

Если необходимо отправить корреспонденцию в другую страну, то вместо города вводится название страны и города на английском языке. В базе программы присутствуют все города России и большинство городов мира, если необходимого города нет, то его можно добавить вручную и после прохождения модерации город появится в программе. Подробнее о Добавлении городов.

Правила написания адресов

В программе осуществляется интеграция с КЛАДР и ФИАС, что позволяет осуществлять поиск адресов из актуальных баз. В карточке корреспонденции, в поле "Адрес получателя" используется автоподстановка адресов из баз. По введенному адресу автоматически определяется станцию метро.

Существуют правила написания адресов:

Правило Пример
Вначале пишется название улицы. Слово “дом” или сокращение “д.” при написании адреса должно отсутствовать. Формат записи содержит запятые, пробелы и точки Щепкина ул., 42/2а, стр. 1, кв. 50, синяя дверь со стороны Профсоюзной ул.
Модификаторы названий, такие как «Большая», «Малая», «Нижняя» и т.д. (улица), сокращаются до одной буквы с точкой, и дальше слитно, без пробела, пишется само название. М.Каретный пер., 7, стр. 1
Порядковые числительные в названиях улиц пишутся перед названием улицы с сокращением рода до 1-й буквы через дефис 4-й Лесной пер., 4», «3-я Ямского Поля ул., 2
Типы улиц пишутся полностью, кроме: улица - сокращается до "ул.", переулок - сокращается до "пер." и набережная - до "наб." Звездный бульвар, 23 с.10
Когда улица имеет исторически сложившееся название, не требующее указания типа Маросейка, 15
Когда улица имеет тип, официально не считающийся типом Коровий вал, 20

Кнопки в программе

  • History1.png - просмотр истории изменения;
  • Print.png - печать автозаполняемых по шаблонам документов;
  • Icon docs.png - просмотр и добавление прикрепленных документов;
  • Message.png - просмотр истории переписки (СМС, e-mail, отправленные через программу);
  • Icon call.png - вызов через программу. Если у контакта несколько номеров, то можно выбрать любой из них. Используются Skype или программы для ip-телефонии;
  • Icon e-mail.png - отправка e-mail через программу. Можно использовать Outlook и подобные программы. Возможна работа с шаблонами;
  • Icon sms.png - отправка СМС, можно использовать готовые шаблоны;
  • Find.png - поиск информации;
  • Settings.png - открывает настройки;
  • Globe.png - обзор всей карты. Позволяет увидеть все маркеры корреспонденции.

Пиктограммы в виде иконок:

  • Arrow2 - Left.png - возвращает сортировку назад во вкладке "Адреса";
  • Arrow2 - Right.png - возвращает сортировку вперед во вкладке "Адреса";
  • Health.png - позволяет создать корреспонденцию;
  • Refresh.png - обновляет список заказов;
  • Filtr.png - фильтр, позволяет сортировать заказы;
  • Pen.png - изменить данные по всей выборке. Позволяет изменить данные конкретного заказа или всех;
  • Globe1.png - отобразить всю корреспонденцию на карте;
  • Printer.png - печать ведомостей и наклеек.

Планы по дополнению статьи