Прием корреспонденции на склад

Материал из Меасофт
Перейти к: навигация, поиск

Назначение

Прием корреспонденции - это функция для приема поступлений на складе и распределения между курьерами/регионами для доставки.

Действия для приема корреспонденции

Действия в программе для приема будут зависеть от наличия/отсутствия штрих-кода на принимаемой корреспонденции.

Шаг 1: Заходим во вкладку “Заказы” и в таблице выбираем те заказы, которые хотим принять.
Шаг 2: Нажимаем клавишу F10 или в контекстном меню выбираем пункт “Приём...”. Откроется окно “Прием корреспонденции”. В поле “Заказ” будут отображаться номера всех выбранных заказов.
Шаг 3: Сканируем штрих-код на товаре. По штрих-коду программа находит нужную карточку с адресом и заполняет информацией поля в окне “Прием корреспонденции”.
Если корреспонденция без штрих-кода, то прием ведется в программе вручную. Для поиска корреспонденции будут использоваться поля “Префикс” и “Суффикс” (“Ручной ввод”).

Шаг 4: Сортировка корреспонденции по полкам на основании заполненных полей.
Рис. 1 Ручной прием заказа

Или, вместо первых 2 шагов, в пункте меню “Функция” нажимаем “Приём корреспонденции на склад”. Откроется так же окно “Приём корреспонденции”, но поле “Заказ” будет пустое.

Пример приема корреспонденции без штрих-кода: Поступила на прием корреспонденция с номерами: 12345, 54321, 98745 . Так как совпадений по порядку цифр между номерами корреспонденции нет, они полностью вбиваются в поле “Суффикс”. Если же в номерах корреспонденции есть одинаковое сочетание цифр - 77712345, 77754321, 77798745, то одинаковая часть номера корреспонденции ("777" в примере) указывается в поле “Префикс”, а в поле “Суффикс” указывается остальная часть номера (12345, 54321, 998745), как показано на рисунке 1.

Места

Места

Это единица пространства, которое занимает коробка с корреспонденцией при приеме или доставке. "Места" имеют приоритет при расчете габаритов и массы корреспонденции, т.о. если при приеме корреспонденции в курьерскую службу будет указан вес и/или габариты, то они будут указаны во вкладке "Места" (в карточке корреспонденции) и будут использоваться программой в первую очередь, если же "Места" есть, а данных по массе и габаритам нет, то программа будет учитывать данные из вкладки "Вложения", если же во вложениях не будет данных, то количество мест и масса будут браться из "Карточки корреспонденции" (поля "Кол-во" и "Масса").
Во вкладке "Места" можно указать "Получателей" и "Примечания", эти данные будут использованы для печати наклеек и ведомостей с взведенной галкой "На получателей".

Алгоритм приема корреспонденции:

  1. Отсканирована наклейка на место (штрих-код - определяющий, к примеру полку);
  2. Происходит взвешивание корреспонденции (коробки с товарами). Если в карточке товара не указано количество мест, то автоматически создаются новые места и записывается вес для одного места. Если же места указаны, то значение равно цифре, указанной в поле "Кол-во".
  3. Происходит измерение габаритов (длина , ширина, высота), данные автоматически дублируются в "Места".

Условия

Стала происходить блокировка полей "Кол-во" и "Масса", в следующих случаях:

  • Если "Места" указаны, блокируется изменение поля "Кол-во", теперь оно автоматически равно количеству введенных мест.
  • Если в "Местах" указана "Масса" или габариты, блокируется ввод в поле "Масса" для направления туда.

Обратите внимание, если масса по вложениям отличается от массы по местам более чем на 1%, то поле "Масса" будет подсвечиваться красным.

Многоместная корреспонденция

Многоместная корреспонденция - это корреспонденция доставляемая по одному адресу, но состоящая из нескольких коробок/упаковок, при этом каждая упаковка пронумерована отдельно или имеет свой штрих-код. При приеме такой корреспонденции в поле “Принято количество” будет указано, сколько упаковок принято, а в поле “Из” - общее количество упаковок в одной корреспонденции.

Вариант приема отправлений

  • Кладовщик сканирует штрих-код клиента на коробке. Если такой штрих-код раньше не принимали, то программа показывает сообщение «Корреспонденция просуммирована».
  • Программа голосом сообщает кладовщику: «Код курьера»/«Номер района»/«Номер в заказе»/«Дата дост. план». (Зависит от настроек корреспонденции.)

Пример: кладовщик выполняет сортировку по курьерам, а у каждого курьера есть своя полка с номером. Когда кладовщик сканирует штрих-код клиента, программа показывает, что корреспонденция запланирована на курьера «100». Кладовщик берет коробку и кладет ее на полку с номером 100. Когда курьер приедет на склад, у него будет заполненная полка с корреспонденцией, которую необходимо доставить.

Взвешивание и обмер корреспонденции

Чтобы для редактирования стали доступны поля «Размеры», необходимо поставить галку около «Проставлять вес». Если, к компьютеру кладовщика подключены весы, то поля с габаритами корреспонденции будут заполняться автоматически. Подробнее ознакомиться с подключением и настройкой весов, можно в разделе «Настройка весов». При суммировании корреспонденции, указанный вес и габариты будут записаны в карточку. При этом вес будет указан только в том случае, если он больше нуля. Установка габаритов и массы возможна, если эти значения также больше нуля.

Габариты можно указать двумя способами:

  1. При наличии штрих-кодированного уголка. После каждого сканирования штрих-кода оси, значения габаритов будут подставляться автоматически.
  2. Вручную, если штрих-кодированного уколка нет.
  • Если в адресе нет вложений, то будет создано вложение с именем «Место» и с указанными габаритами.
  • Если в адресе есть вложения, то будет найдено первое вложение с нулевыми габаритами и габариты будут записаны в это вложение.

Учет

Учет корреспонденции

Печать накладных/этикеток

Печать ведомостей/наклеек

Самовывоз

Если есть корреспонденция, которую не нужно доставлять – получатель сам придет на склад курьерской службы, то такую корреспонденцию назначают на курьера «Самовывоз» и помещают на специальную полку самовывоза. Как и при комплектации, полки самовывоза пронумерованы. Чтобы поместить корреспонденцию на полку, необходимо отсканировать штрих-код полки. Распечатать наклейки для полок самовывоза можно во вкладке «Функции» - «Печать служебных штрих-кодов» - «Печать этикеток для адресного хранения» (на каждой этикетке указан её номер).
Действия кладовщика следующие:

  1. Сканирует штрих-код клиента на коробке -> программа пишет сообщение «Корреспонденция просуммирована». В поле курьер указан «Самовывоз»
  2. Кладовщик, находит свободную полку самовывоза и сканирует её штрих-код. Программа пишет сообщение «Положили на полку …»
  3. Когда приходит получатель и называет номер заказа/шифр, кладовщик открывает карточку корреспонденции на вкладке «Прочее». В поле «Хранится в ячейке» видит номер полки, где лежит корреспонденция клиента.

Адресное хранение

  • Что такое адресное хранение.
  • Для чего используется.
  • Как организовать адресное хранение.

Для адресного хранения корреспонденции, запланированной для самовывоза, необходимо распечатать этикетки и промаркировать ими полки. Выберите пункт Функции → Печать служебных штрих-кодов → Печать этикеток для адресного хранения. Этикетки содержат штрих-код и номер полки. После приема корреспонденции (см. раздел Самовывоз) положите ее на любую полку и отсканируйте штрих-код этой полки. Номер полки будет отображаться в поле "Хранится в ячейке" на закладке "Прочее" в карточке корреспонденции. Таким образом, адресное хранение позволяет быстро находить нужную корреспонденцию по номеру полки.

Планирование на курьера

Предварительная сборка комплектов

После сканирования отправления на прием можно отсканировать этикетку от предварительной сборки комплектов, и система проверит, совпадает ли планируемый курьер и добавит отправление в сборку.

Настройка приема корреспонденции

В левом верхнем углу находится кнопка "Настройки", которая открывает меню. Его возможности:

  • Перенумеровывать - назначить адресу новый номер в корреспонденции, если она еще не была просуммирована.
  • Игнорировать ошибки повторного сканирования - не показывать ошибку при повторном сканировании корреспонденции.
  • Печатать наклейки - при сканировании корреспонденции будет печататься стикер со штрих-кодом адреса. Функцию рекомендуем использовать при поступлении корреспонденции без штрих-кода.
    • На коробки - будет печататься многоместный стикер.
  • Выдавать отправления - после того, как корреспонденция будет просуммирована, она будет выдана запланированному курьеру автоматически на указанную дату. Дата выдачи автоматически ставится на завтра.
  • Включить поддержку штрихкодированной линейки - поддержка ввода размеров с помощью сканера и штрихкодированной линейки.
  • Формировать кассовые чеки - печать кассовых чеков на выдачу при сканировании заказа.
  • Диктовать - определяет, что нужно сказать, когда корреспонденция отсканирована.